Steuer IKS | WTS in Deutschland

Kommt es in Unternehmen bei der Organisation steuerlicher Prozesse zu Versäumnissen, kann dies zu Strafen führen. Bei der Verletzung steuerlicher Pflichten haften Geschäftsführung, Vorstand und auch die Leitung der Steuerabteilung mitunter persönlich. Die handelnden Personen sind sich dieses Risikos allerdings oftmals nicht bewusst.

Das Bundesfinanzministerium gibt Unternehmen und deren Vertretern mit der Veröffentlichung des Anwendungserlass zu §153 AO (23.05.2016) Hilfestellung beim Schutz vor strafrechtlichen Konsequenzen. Demnach kann die Einführung eines steuerlichen innerbetrieblichen Kontrollsystems (Steuer IKS), das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, Haftungsrisiken für Unternehmen und deren Leitungspersonen minimieren sowie Schutz vor möglichen Reputationsrisiken gewährleisten.

Durch die Digitalisierung der Prozesse sorgt das Steuer IKS neben der beschriebenen präventiven Funktion zudem für eine Effizienzsteigerung betrieblicher Abläufe und eröffnet die Chance, die Steuerabteilung noch stärker in Unternehmensprozesse einzubinden.

Voraussetzung für den Erfolg eines Steuer IKS ist ein Cooperative Compliance Ansatz, also eine kooperative und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und der Finanzverwaltung zur Ermöglichung von Prozess- und Systemprüfungen und zur Durchführung von „simulierten Betriebsprüfungen“ im Vorfeld.

Die WTS unterstützt Sie in allen Schritten der Bedarfsanalyse, Konzeption, Implementierung, und kontinuierliche Weiterentwicklung Ihres Steuerlichen Internen Kontrollsystems sowie beim Austausch mit der involvierten Finanzverwaltung.

Cooperative Compliance

Offene Kommunikation mit Finanzverwaltung zu Prozessen,

Kontrollen und Tax Audit Simulationen

Analyse

Konzeption

Zertifizierungsreife Implementierung

Angemessenheits-/ Wirksamkeitsprüfung

Kontinuerliche Weiterentwicklung

Identifizierung von Schwachstellen und Regelungslücken, Dokumentation und Ableitung von Handlungsempfehlungen
Erfolgt durch Dokumentenanalyse und Workshops in den einzelnen, vom Mandanten gewünschten steuerlichen Bereichen, erstreckt sich insbesondere auf Tax Governance
Abschluss der Analysephase: Berichterstattung zum aktuelen Status Quo beim Mandanten-Identifikation der Stärke und Schwächen sowie Handlungsempfehlungen

Abstimmung mit dem Mandanten

Zum Umfang der Implementierung sowie zur Einbettung des Steuer IKS in das unternehmensweite Risikomanagementsystem
Zu Detailtiefe der Risiken und Kontrollen
Hinsichtlich der geographischen Relevanz des Steuer IKS
(z.B. auch für in- und ausländische Tochtergesellschaften)
Hinsichtlich der Handlungsempfehlungen bei abteilungsübergreifenden Maßnahmen und ggf. erforderlichen teilweisen Neustrukturierung von Prozessen (inkl. Risiken und Kontrollen)
Zur Einführung der Maßnahmen (gegebenenfalls auch nur schrittweise Einführung gewünscht)

Aufbau eines Steuer IKS orientiert sich an sieben Grundelementen, die im gesamten Unternehmen verankert sein müssen

Kultur

Bewusstsein im gesamten Unternehmen für Bedeutung von Steuergesetzen

Ziele

Minimalziel: „Einhaltung der Steuergesetze“ innerhalb einzelner Teilbereiche

Organisation

Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten

Risiken

Identifikation & Gewichtung von wesentlichen Tax Compliance-Risiken

Programm

Dokumentation z.B. Risk & Control Matrix

Kommunikation

Kommunikation an und mit allen Mitarbeitern, die steuerrelevante Funktionen wahrnehmen - ggf. Meldung von Compliance-Verstößen

Überwachung und Verbesserung

Kontinuierliche Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit
Berichterstattung von Schwachstellen und Verstößen

Implementierung wird angelehnt an den aktuell einzig verfügbaren Prüfungsstandard des IDW PS 980 als Leitfaden für umfassende Prüfungsmöglichkeit hinsichtlich der Konzeption des Steuer IKS
Stetige Anpassung an weitere Leitfäden
Zertifizierung ist kein Muss,kann von WTS aber auch durchgeführt werden

Ein wirksames Steuer IKS ist auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und soll angemessen, vor allem aber auch wirksam sein
Dies erfordert Prozesstransparenz und Darstellung der Schnittstellen
Angemessenheitsprüfung sollte sichauchaufdieBedürfnissebzw.Erwartungen
derFinanzverwaltung erstrecken
Wirksam ist das Steuer IKS nur,wenn es auch entsprechend gelebt und kontrolliert wird und dies auch dokumentiert wird

Ein dauerhaft wirksames Steuer IKS erfordert kontinuierliche Weiterentwicklung:

Sowohl bei Änderungen der steuerlichen Gegebenheiten
Als auch insbesondere bei Veränderungen innerhalb des Unternehmens (Änderungen des Unternehmenssetups, aber auch der Wertschöpfungsbeiträge und Reporting Lines)

Cooperative Compliance

Effizienzsteigerung und präventive minimierung von Haftungsrisiken

Die Minimierung der Haftungsrisiken für Unternehmen bzw. deren Leitungspositionen wird nur dann erreicht, wenn vor Beginn einer Betriebsprüfung ein gemeinsames Verständnis zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen über das Steuer IKS mit seinen Prozessen und insbesondere der Wirksamkeit der definierten Kontrollen gewonnen wird.

Cooperative Compliance zeigt sich in folgenden Maßnahmen:

Ermöglicht von System- und Prozessprüfung zu Beginn der Betriebsprüfung
Wirksamkeitsprüfung der eingeführten Kontrollen zusammen mit der Betriebsprüfung
Durchführung von "simulierten" Betriebsprüfungen im Vorfeld und Diskussion der Ergebnisse mit der Betriebsprüfung
Konzentration auf Schwerpunkt/Massethemen(insbesondere Lohnsteuer und Umsatzsteuer)

Schaffung von Prozesstransparenz, insbesondere hinsichtlich informatorischer Einbindung der Steuerabteilung in die operativen Unternehmensentscheidungen und steuerlich relevanten Datenflüsse bis zur Erstellung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen
Schaffung der Verantwortungstransparenz: Klare Trennung für Verantwortlichkeiten der Datenqualität bzw. der entsprechenden Verarbeitung durch die Steuerabteilung
Durch Cooperative Compliance Ansatz: Beschleunigung des gesamten Besteuerungsverfahrens durch Integration von effizienten Betriebsprüfungs-und Joint Audit Regelungen zur Verkürzung von Betriebsprüfungszeiten und schnellstmöglicher Erreichung von finaler Rechtssicherheit