Roadmap für die Digitalisierung der Zollprozesse

Die Reform des Europäischen Zollrechts mit dem Zollkodex der Union (UZK) hat in der Europäischen Union die Digitalisierung in den Zollverwaltungen angestoßen. Einer der Erwägungsgründe dieser VERORDNUNG (EU) Nr. 952/2013 war, dass es grundsätzlich nur noch elektronische Zollanmeldungen geben soll. Diese sollen nach einheitlichen Bedingungen und Datenanforderungen zwischen den Wirtschaftsbeteiligten und den Zollbehörden ausgetauscht werden. Auch der Daten- und Informationsaustausch zwischen den Zollverwaltungen der damals noch 27 EU Mitgliedstaaten soll standardisiert werden. Damit waren die Grundpfeiler der Digitalisierung gesetzt.

Was die Unternehmen seit dieser Rechtsnovelle umsetzen müssen, wird über die EU mit einem mehrjährigen strategischen Aktionsplan Zoll forciert. Der UZK als Basisrechtakt wird dabei ergänzt durch eine delegierte Verordnung (EU) 2015/2446, eine Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 sowie einen Übergangsrechtsakt delegierte Verordnung (EU) 2016/341.

Mit diesem Aktionsplan werden verschiedene Projektvorhaben (u.a. das Import Control System ICS) in den EU Mitgliedstaaten realisiert. Diese wirken sich auf die Wirtschaftsbeteiligten aus: Datenanforderungen werden stetig erweitert, die Zollbehörden führen z.B. das EU-weite Risikomanagement ein, um unter anderem über den grenzüberschreitenden Warenverkehr mittels Risiko-Kennzahlen Entscheidungen über bestimmte Vorgehensweisen (z.B. Audits, Monitoring-Maßnahmen) treffen zu können. Damit werden Unternehmen konkret gefordert, denn die Datenqualität ist hier entscheidend. Die Stammdatenqualität für die Zollprozesse muss zwingend verlässlich und wegen etwaiger Audits und Betriebsprüfungen belastbar sein.

Damit rückt die Transformation und das Zollprozessmanagement für die Zollfunktionen in den Mittelpunkt. Man könnte auch sagen, die Gestaltung und Entwicklung hin zur „Digitalen Zollfunktion als Businesspartnern“ wird essenziell sein, um einerseits die Anforderungen der Zollbehörden erfüllen zu können und um andererseits zukunftsweisend und digital als Zollfunktion agieren zu können.

Hierbei kommt der IST- Analyse der Zollprozesse eine wesentliche Rolle zu. Daraus müssen je Zollprozess (z.B. Zollanmeldeprozesse für Import- und Export, Zolltarifierung, Warenursprung und Präferenzen, Exportkontrolle) ein Zukunftsmodell konzipiert werden und der Scope (Unternehmen, Land, Region) muss festgelegt werden. Daran anschließend ist ein Datenkonzept notwendig, um die Transparenz in den Datenstrukturen (woher kommen die Daten?) zu erhalten. Liegen diese Parameter vor, ist es entscheidend, die richtige Auswahl einer zukunftsfähigen integrierten Zoll-IT Lösung zu treffen. Dies ist das „Customs-Compliance Managementsystem“.

Für die Transformation hin zur digitalen Zollfunktion müssen die Zollprozesse nun mit einem digitalen Reifegrad bewertet werden. Damit erhält das Unternehmen Transparenz und weiß genau, an welchen Stellen Digitalisierung notwendig ist und auch umgesetzt werden kann. Ergänzend dazu müssen digitale Tools (z.B. OCR Scan, Robotic-Process Automation - kurz RPAs) validiert werden. Ein Beispiel dafür ist die digitale Verarbeitung von „Importzollakten“, der zugehörigen Steuerbescheide, deren Archivierung sowie der Prüfung der Datenelemente in Bezug auf die Verbuchung auf Konten des Lieferanten im Rahmen des von der Zollverwaltung geforderten Internen Kontroll Systems (IKS). Ein weiteres Beispiel ist die Digitalisierung von Lieferantenerklärungen (u.a. Formvordruck, Kommunikation, Prüfung, Archivierung). Man sieht sehr schnell, dass diese Themen sehr breitgefächerte Expertise und auch Zeit erfordern. Ohne eine Projektplanung für eine „Roadmap für die Digitalisierung der Zollprozesse“ verliert man schnell den Überblick underreicht die gesteckten Ziele nicht.

Es ist immens wichtig, dass Unternehmen auch eine Analyse zur aktuellen und zukünftigen Zollorganisation und deren Entwicklung einplanen. Die Funktion des Zollexperten verändert sich. Neue Techniken, IT Lösungen und digitale Datenstrukturen müssen entsprechend beherrscht und verstanden werden. Das Verständnis für das Zusammenspiel digitaler Zollprozesse, Monitoring Maßnahmen und IT Systeme erfährt eine neue Dimension durch die Möglichkeiten der Digitalisierung.

WTS Digital unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung der Zollprozesse sowie bei allen angrenzenden Themen mit Zoll IT Systemen und der Organisationsberatung mit unserem Expertenteam. Wir unterstützen auch beim professionellen Zoll Business Partnering und beraten im Zuge der Digitalisierungsvorhaben bei der rechtlichen Gestaltung neuer digitaler Geschäftsmodelle.