Record to Report

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Record to Report (R2R) bezeichnet den Prozess, welcher Buchungen (Records) aus den Nebenbüchern und Schnittstellen, sowie direkte und manuelle Buchungen in der Hauptbuchhaltung zusammenfasst und daraus Berichte (Reports) erzeugt. Dabei sind abhängig vom Empfänger oder Auftraggeber eines Reports in der Regel Liefertermine sowie regulatorische, steuerliche oder gesetzliche Vorgaben bei der Erstellung und Darstellung zu beachten. Zum Teil müssen Reports auch in vorgegebenen Formaten (z.B. XBRL) geliefert werden. Beispiele für Reports sind:

Handelsrechtliche Veröffentlichungen (z.B. Jahresabschluss, Geschäftsberichte)
Steuerrechtliche Berichterstattung (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung, Steuererklärung)
Internes Reporting (z.B. Berichte für den Aufsichtsrat, Dashboards, Controlling)
Sonstiges Reporting (z.B. ESG-Reporting, Meldungen an Aufsichtsorgane / Verbände, Statistiken)

Die Effektivität und Zuverlässigkeit im Reporting hängt zu großen Teilen von der Präzision der Records und der Effizienz in deren Bereitstellung ab. Zudem sind die Unternehmen häufig von Einzelpersonen mit umfangreichen branchen- und länderspezifischen Erfahrungen abhängig - und entsprechenden Risiken ausgesetzt, falls diese kurzfristig oder längerfristig ausfielen.

Die vier wichtigsten Prozessschritte bei Record to Report sind:

Validierung/Reconciliation

In Vorbereitung auf die Verarbeitung der Records muss sichergestellt werden, dass diese vollständig und korrekt sind, da Records das Fundament für einen schnellen und reibungslosen R2R-Prozess bilden. Hier besteht maximales Automatisierungspotential, denn der Abgleich zwischen Quellsystemen/ Nebenbüchern und dem Hauptbuch sollte komplett automatisiert erfolgen. Eventuelle Abweichungen oberhalb eines einstellbaren Schwellwerts werden an Experten zur Analyse und Korrektur ausgesteuert.

Hauptbuchhaltung

Ansatz und Bewertung

Die Verarbeitung im Hauptbuch ist im Wesentlichen abhängig von dem Empfänger, welcher die anzuwendenden Ansatz- und Bewertungsregeln vorgibt, beispielsweise HGB, IFRS, US-GAAP.
Durch die regelgesteuerte Automatisierung von Nebenrechnungen, Bewertungen und Buchungen werden Mitarbeiter von manuellen und fehleranfälligen Aufgaben befreit. Stattdessen kann eine Fokussierung auf Analyse und Bearbeitung von Spezialfällen erfolgen.

Verarbeitung und Buchungsabschluss

Nach einer erfolgreichen Verarbeitung liegt der nächste Schritt im Abschluss der Bücher. Dieser erfolgt anhand eines, im System integrierten, Abschlusskalenders und einer Workflowsteuerung. Alle relevanten Beteiligten und Systeme werden abhängig von Ihrer Zulieferung und dem Fertigstellungstermin eingebunden. Einzelne Prozessschritte - von der Verarbeitung/Berechnung/Bewertung bis zum Berichtsentwurf - können bei Bedarf rasch wiederholt werden bis der Abschluss vollständig und korrekt ist.

Konsolidierung

Wird eine (Teilkonzern-)Konsolidierung durchgeführt sollte diese ebenfalls in den R2R-Prozess integriert und soweit möglich automatisiert werden. Sei es bei zeitaufwändigen Prozessschritten wie Reconciliation, Intercompany oder Transfer Pricing - oder für post-close Aktivitäten, wie Late Adjustments. Auch hier ermöglicht Automatisierung, die Durchlaufzeiten für eine Iteration zu reduzieren und Ergebnisdarstellungen zu optimieren.

Reporting

Der Reporting Zyklus ist der formelle Prozess der Datenerfassung, Assimilierung, Aufbereitung und Präsentation/Formatierung der finalen Ergebnisse. Schlüsselelement in diesem Prozessschritt ist die Informationsbeschaffung und Validierung aus allen relevanten Quellen, welche neben dem Hauptbuch als Datenquelle benötigt werden. Immer häufiger (z.B. mit ESG) sind in Berichten neben Finanzdaten auch non-financial data enthalten, die in gleicher Qualität und Sorgfalt einzubinden sind. Auf dieser Basis erfolgt die Aufbereitung und Anreicherung der Business Reports, die finale Freigabe und die maßgeschneiderte Bereitstellung für die Stakeholder. Abschließend beinhaltet das Reporting die Übermittlung der Berichte und Kommentare an die jeweiligen Empfänger (z.B. Geschäftsführung, BaFin, Bundesanzeiger) sowie die Archivierung. Auch diese Prozessschritte lassen sich in weiten Teilen durch Automatisierung unterstützen und beschleunigen.

Die intelligente Automatisierung und Digitalisierung von R2R-Prozessschritten entlastet Unternehmen durch effiziente Vorbereitung und effektive Lieferung der zahlreichen internen und externen Berichte. Dabei werden umfassende und spezifische Erfahrungswerte in ausführbaren Regelwerken abgebildet, die bei Bedarf mit wenig Aufwand verbessert oder durch selbst lernende Technologien ständig weiterentwickelt werden.

Durch die End-to-End-Digitalisierung des Prozesses werden individuelle Datenverarbeitungen und Nebenrechnungen reduziert oder vollständig vermieden. In der Regel werden die bestehenden ERP-Systeme und Datenbanken nahtlos eingebunden. Automatisierte Kontrollen im Hintergrund und vollständige Nachvollziehbarkeit sorgen für geringere Fehlerquoten und höhere Qualität der Ergebnisse. Zudem können die Ergebnisse durch kürzere Durchlaufzeiten in mehrfachen Iterationen optimiert werden.

Somit ermöglicht ein automatisierter Record to Report Prozess Unternehmen ihren zahlreichen Berichtspflichten sowohl national als auch international nicht nur termingerecht nachzukommen. Es wird zudem Freiraum geschaffen, durch Analysen und Simulationen mehrwertig zu unternehmensrelevanten Entscheidungen beizutragen. Mit Automatisierung von R2R-Prozessschritten können die Unternehmen dem drohenden Fachkräftemangel entgegensteuern. Die qualifizierten Mitarbeiter können sich auf Spezialfälle fokussieren, anstatt repetitive Aufgaben abzuarbeiten, die auch eine Maschine übernehmen kann.

Ein stabiler und performanter R2R-Prozess stellt das Rückgrat für jedes wirtschaftlich agierende Unternehmen dar. Um inhaltliche wie auch zeitlich kritische Unternehmensentscheidungen informiert treffen zu können, ist eine schnelle und fehlerfreie Berichterstellung, tiefgründe Analyse oder Simulation unerlässlich. Mit intelligenter Ende-zu-Ende Automatisierung des Record to Report Prozesses erzielen Sie bessere Ergebnisse mit geringerem Aufwand.