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Umsatzsteuerliche Analyse mit SAP Tax Compliance (in S/4HANA)

Immer mehr Unternehmen setzen bereits die SAP S/4HANA-Plattform für ihre betrieblichen Abläufe ein oder planen dies. Häufig präsentieren sich diese Projekte jedoch als ausschließliche IT-Initiativen, bei denen der steuerrechtliche Fachbereich nicht ausreichend in die Planung eingebunden wird.

Es ist jedoch unabdingbar, dass die Tax-Funktion bei der Gestaltung von Maßnahmen aus dem Tax Compliance Management System (TAX-CMS) mitwirkt. Der Hauptgrund liegt v.a. darin, dass die steuerlichen Analysen zur Identifikation von Fehlern in der Massenbuchhaltung entweder technologisch veraltet sind oder erstmals eine Digitalisierung steuerlicher Einzelpostenanalysen in Betracht gezogen wird. Zudem stellen die sich stetig erhöhende Komplexität der Geschäftsvorgänge, die Auslagerung von Buchhaltungsfunktionen in ausländische Shared Service Center-Einheiten mit sprachlichen Barrieren oder die fortschreitende Internationalisierung des Tagesgeschäfts Steuerabteilungen vor erhebliche Herausforderungen.

Das Hauptaugenmerk liegt bei einem solchen Projekt nicht auf der Identifikation und Korrektur einzelner Human Errors, sondern vielmehr auf der Erkennung und Vermeidung systemischer Fehler, die in Betriebsprüfungen kostspielige Konsequenzen haben können. In diesem Kontext bietet SAP in der S/4HANA Plattform wertvolle Instrumente, die einen großen Mehrwert bieten können.

Ein bevorstehender Umstieg auf S/4HANA bildet somit einen geeigneten Zeitpunkt, veraltete manuelle Stichproben oder Excel-Analysen abzulösen und einen technologischen Fortschritt hin zur Analyse 2.0 mithilfe von SAP Tax Compliance zu wagen.

Die Vorteile des Tools lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Keine externe Schnittstelle: Alle Daten sind nativ im SAP vorhanden, wodurch externe Schnittstellen entfallen.
Zeitersparnis durch Machine-Learning: Effiziente Bearbeitung von Ergebnissen durch Einsatz von Machine Learning-Komponenten.
Anwenderakzeptanz mit SAP Fiori-Oberfläche: Nutzung der gewohnten SAP Fiori-Oberfläche fördert die Akzeptanz in der Anwender-Community.
Steuerartenübergreifende Checks: Die Plattform ermöglicht steuerartenübergreifende Prüfungen mit integrierten Bordmitteln.
Eingebauter Workflow: Verwendung des vorhandenen Workflows zur Fehlerkorrektur.
Audit Trail: Mit dem integrierten Audit Trail können die Anforderungen aus dem TAX-IKS gerecht werden.

Beispiel von einem typischen Projektablauf

Erweiterung der Datenquellen für umfassendere Prüfungen

Traditionell stützten sich die bisherigen Validierungschecks größtenteils auf die Datenquelle FI. Durch die neu geschaffene Möglichkeit der Anbindung weiterer SAP-Daten aus den Modulen MM, SD sowie externer Systeme können Prüfregeln nun auch fachlich anspruchsvollere Risiken erfassen. Dies eröffnet einen erweiterten Handlungsspielraum für umfassende steuerliche Analysen.

Branchenübergreifendes Prüfroutinen-Set

Das branchenübergreifende Prüfroutinen-Set (Check Repository) der WTS bildet eine solide Grundlage zur Abdeckung essenzieller steuerlicher Risiken. Unsere Experten aus den verschiedenen Service-Lines der WTS arbeiten eng mit den steuerlichen Ansprechpartnern im Unternehmen zusammen, um ein optimales Set an Prüfregeln zu entwickeln oder bestehende Sets weiterzuentwickeln.

Machine Learning

Die WTS verfügt über einschlägiges Know-how im Bereich der Machine Learning-Komponente. Der erfolgreiche Einsatz dieses Features ist entscheidend von der sorgfältigen Umsetzung von SAP Tax Compliance durch den Anwender abhängig.

Abarbeitung von Findings und Fehlerbehebung

Nach der Einrichtung der Checks empfiehlt sich die IKS-konforme Umsetzung der Abarbeitung von Findings und Fehlerbehebung in SAP Tax Compliance. Das WTS Projektteam definiert den sogenannten Activity Split und entwerft einen Workflow entlang der bestehenden Prozesskette der Unternehmensanalyse. Ziel ist es die Balance zwischen Workload für die Durchführung der Checks und der umfassenden Abdeckung steuerlicher Risiken zu finden.

Vorbereitung der zukünftigen Nutzer durch Schulungen

Parallel dazu werden alle zukünftigen Nutzer durch Schulungen der WTS auf den effektiven Einsatz des Tools vorbereitet. Die Vermittlung von praxisrelevantem Wissen gewährleistet eine reibungslose Integration des Tools in die täglichen Arbeitsabläufe.

Unterstützung bei der Implementierung

Bei der Implementierung unterstützen wir die IT-Abteilung oder den externen Projektpartner aktiv bei der Entwicklung und Umsetzung der Checks, sowohl im Frontend als auch im Backend. Die WTS-Spezialisten übernehmen typische Aufgaben wie die Integration verschiedener Datenquellen, die Gestaltung von Prüfroutinen im Hana-Studio sowie das Anlegen von Tasks und Usergruppen im Frontend.

Unser Service

Unser Expertenteam fungiert als Partner während der Implementierung von SAP Tax Compliance und der Anpassung von Prozessen, sowohl im Bereich Accounting als auch in der Steuerfunktion. Der strategische Vorteil liegt darin, dass unsere Spezialisten sowohl die Anforderungen der IT und des Accountings als auch die fachlichen Anforderungen der steuerlichen Abteilungen verstehen. Sie fungieren dabei als Projektmanager und Schnittstelle zwischen den Fachbereichen.

Kontakt

Martin Keuschnik ist Partner bei WTS. Er berät Unternehmen unter anderem beim Design und der Einführung von VAT Compliance Lösungen wie beispielweise die SAP Tax Compliance in S/4HANA.

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