Aktuell ist durch die Umstellungen im Bereich der ATLAS IT Software der Deutschen Zollverwaltung auf das neue Release 3.0 einiges in der Veränderung. Damit erfährt das Thema Digitales Monitoring der Zoll- und Exportkontrolldaten einen neuen Stellenwert, denn es zeichnet sich ab, dass aus Sicht der sicherheitspolitischen Lage (Exportkontrolle Russland Sanktionen, Umgehungsgeschäfte, etc.) wie auch der fiskalischen Anforderungen weiter mehr Datenelemente für Zollanmeldungen von den Unternehmen bereitgestellt werden müssen.
Damit stellen sich für Unternehmen folgende Fragen:
1. Welche zoll- und steuerrelevanten (Unternehmens-) Daten werden für Zollanmeldungen verwendet?
2. Sind die Daten, die an Zollbehörden gemeldet werden, inhaltlich korrekt?
3. Welche Prüfungen hinsichtlich der Plausibilität finden statt, bevor Daten an Zollbehörden gemeldet werden?
4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?
5. Sind externe Partner wie z.B. Zoll-Broker in Zollanmeldeverfahren eingebunden?
6. Welche Herausforderungen liegen in Zollbetriebsprüfungen?
Daraus lässt sich gut erkennen, dass Unternehmen angehalten sind, mit den zoll- und steuerrelevanten Daten sorgfältig umzugehen, entsprechend Analysen und Prüfzyklen einzurichten. Im Grunde muss ein Zoll-Daten Quality Gate eingerichtet werden, um etwaige Falschanmeldungen zu vermeiden. Auch der Zollbetriebsprüfer macht nachgelagert Plausibilitätsprüfungen und vergleicht Datenelemente.
Wie gelingt die Datenanalyse?
Es gibt spezielle Prüfungstools, die mit Standard Schnittstellen an SAP- / ERP-Systeme und Zoll-IT Systeme angebunden werden können. Auch ist es möglich, die Software „Standalone“ mit Einspielung von Datenfiles (z.B. für die Überprüfung der Daten der eingebunden Zoll-Broker) zu nutzen. Ausbaufähig sind derartige Prüfungstools bis hin zur Einrichtung spezieller Used-Cases, also Routinefälle, die im laufenden Geschäftsprozess ganz gewisse Prüfungen durchführen und bei Auffälligkeiten und Verdachtsfällen Workflows an Mitarbeitende in Zoll- Exportkontrollabteilungen oder auch externe Dienstleistungsunternehmen senden. Danach erfolgt die Sachverhaltsprüfung und erst bei Freigabe die Abgabe von z.B. Zollanmeldungen oder Reportings wie Bestandsmeldungen oder Abrechnungen an Zollbehörden.
Datenanalysen als Basis für das IKS und das TaxCMS
Die Datenanalyse wird dadurch Teil des Internen Kontroll-Systems (IKS) und des Tax Compliance Systems (TaxCMS) des Unternehmens. Insbesondere wird dies von den Zollbehörden gefordert, wenn zollrechtliche Vereinfachungen und Begünstigungen von Unternehmen in Anspruch genommen werden oder wenn Unternehmen eine Bewilligung als AEO (Authorized Economic Operator, Art. 39 UZK) in Anspruch nehmen.
Vorteil ist, dass bei etwaigen Verfehlungen im Rahmen von Bußgeld- oder Steuerstrafverfahren der Einsatz derartiger Software und die Durchführung von Datenanalysen positiv für das Unternehmen und die Verantwortlichen gewertet wird. Schließlich wurden entsprechende Prüfparameter eingerichtet und Prüfungen durchgeführt.
Datenanalysen als Basis für das Management der Zoll- und Exportkontrollfunktion
Ein weiterer und sehr wichtiger Betrachtungspunkt ist, dass Datenanalysen auch für Reportings, Evaluierungen und das tagtägliche Management herangezogen werden können. Dies bildet das Fundament für die Managementfunktion, denn daraus lassen sich entsprechende Kennzahlen für die Aufbau- und Ablauforganisation ableiten. Auch kann mit Datenanalysen herausgefunden werden, ob Prozesse korrekt durchlaufen, der Belegfluss sichergestellt ist und erforderliche Prüfungen stattfinden.
Wir unterstützen Sie mit unserer rechtlichen und fachlichen Expertise im Bereich Digitaler Zoll und Außenhandel.
