Modellierung der Zoll-Geschäftsprozesse
Die Generaldirektion TAXUD der Europäischen Kommission startete mit dem Zollkodex der Europäischen Union in eine neue Ära, jegliche Zollprozesse zu modellieren. Ziel war die Transparenzschaffung, Vereinheitlichung und Standardisierung sowie der Einsatz passender IT Lösungen. Hieran sollten sich Unternehmen orientieren.
Integriertes digitales Prozessmanagement für Zoll und Außenhandel
Die zunehmende Digitalisierung und Globalisierung, sowie neue rechtliche Vorgaben machen nahezu alle Prozesse in Unternehmen erheblich komplexer als noch vor einigen Jahren. Um die steigenden Anforderungen im Zoll- und Außenhandel adäquat zu erfüllen, ist es deshalb erforderlich, interne Abläufe entsprechend zu prüfen und bei Bedarf kontinuierlich anzupassen. Der effizienteste und zuverlässigste Weg dahin ist es, ein integriertes digitales Prozessmanagement für Zoll und Außenhandel einzuführen.
Zoll und Exportkontrolle sind Compliance Prozesse
Transparente Prozesse sind gerade bei der einzuhaltenden Compliance zwingend. Kommt es zu bei Prozessabfolgen zu Verfehlungen durch z.B. Arbeitsfehler, können im Prozessablauf schnell Schwachstellen ermittelt und diese eliminiert werden. Fehlende Transparenz und Dokumentation von Zoll und Exportkontrollprozessen führt zu Haftungsrisiken für Geschäftsführungen und eingebundene Mitarbeitende.
Hohe Anforderungen an den Zollprozess
Rechtliche Änderungen haben fast immer Auswirkungen auf bestehende Arbeitsabläufe. Je nach Art und Umfang sind hiervon nicht nur die primären Zollabteilungen betroffen, sondern auch die unterschiedlichsten Bereiche und Prozesse im Unternehmen. Zollprozesse sind unterstützende Abläufe mit Schnittpunkten zu diversen Prozesspartnern im Unternehmen und auch zu externen Kontakten z.B. Zollbehörden oder Zoll-Broker. Die Änderung eines bewilligungsbedürftigen Verfahrens, wie beispielsweise „des Ermächtigten Ausführers“, kann umfassende Anpassungen erfordern. Ein möglichst frühzeitiger Austausch mit allen beteiligten Prozesspartnern zur gesetzeskonformen Optimierung des bestehenden Ablaufs ist daher notwendig, um die Bewilligungsauflagen zu erfüllen und auch weiterhin die gewährten Vereinfachungen nutzen zu können.
Die Kernpunkte der immer globaler werdenden Wirtschaft liegen in der Modernisierung des Zollrechts, der Digitalisierung der Zollprozesse sowie der IT-Verknüpfung aller beteiligten Partner.
Mit dem steigenden Grad der Digitalisierung in den Zollbehörden werden Abweichungen in den Unternehmensprozessen schnell sichtbar. Um für mögliche Zoll-, Au-ßenwirtschafts- oder auch Präferenzprüfungen gut vorbereitet zu sein, ist die Dokumentation der Prozesse sowie der dazugehörigen Beschreibungen notwendig. Die Prüfung der Wirksamkeit der Prozessabläufe kann durch regelmäßige interne Audits oder Monitoring-Maßnahmen, z.B. durch das Qualitätsmanagement, überwacht werden. Die kontinuierliche Schulung der an den Zollprozessen teilnehmenden Abteilungen sowie stets aktuelle Arbeitsanweisungen unterstützen die rechtssichere Einhaltung der Abläufe. Darüber hinaus stellt die Awareness aller Beteiligten hierbei eine wichtige Säule dar.
Beispiel
Eine Änderung im Ablauf der Materialanlage kann Auswirkungen auf den Prozess der Einreihung von Waren haben und diesen so beeinflussen, dass zollrelevante Stammdaten nicht mehr im ERP System ersichtlich sind. Um die Einreihung von Waren weiterhin vornehmen zu können, müssen die erforderlichen Informationen manuell in den jeweiligen Fachbereichen angefragt werden. Bei diesem Beispiel wäre eine Einbindung und Abstimmung der Prozesspartner erforderlich, um auch künftig einen effizienten Prozess zu etablieren.
Neben rechtlichen Änderungen können auch unternehmensinterne Anpassungen Einfluss auf diese Prozesse haben.
Digitalisierung im Zoll- und Außenhandel
Um eine reibungslose und rechtskonforme Abwicklung der Außenhandelsgeschäfte sicherzustellen, müssen die entsprechenden Abläufe im Unternehmen bestmöglich funktionieren. Eine Anpassung in der IT-Systemlandschaft oder auch eine Umstellung in den vorgelagerten Prozessen kann Auswirkungen auf die Zoll- und Außenhandelsprozesse haben.
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems beispielsweise bringt vielfach eine umfassende Anpassung der bestehenden Unternehmensprozesse mit sich. Eine „End-to-End“-Prozess-Betrachtung bezieht alle Prozesspartner mit ein und zeigt mögliche Änderungen auf. Aufeinander abgestimmte Teilprozesse ermöglichen eine Optimierung der Unternehmensabläufe und führen damit ebenfalls zu einer Steigerung der Effizienz. Eine kontinuierliche Abstimmung mit den Prozesspartnern ist eine wichtige Säule, um die Rechtssicherheit der Zoll- und Außenhandelsprozesse einzuhalten.
Fazit
Jegliche Änderungen – ob rechtlich oder unternehmensintern – können Auswirkungen auf die Außenhandelsprozesse haben. Eine frühzeitige und regelmäßige Abstimmung mit den Prozesspartnern ist unabdingbar: Damit die immer komplexer werdenden Abläufe reibungslos funktionieren und der Warenfluss im Unternehmen weiterhin sichergestellt werden.
Um die erhöhten Standards der Behörden im Zoll- und Außenhandel als auch die Anforderungen aufgrund vielschichtiger Wirtschaftsprozesse zu erfüllen, wird die Digitalisierung einen noch wichtigeren Stellenwert einnehmen.
Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg zu einem integrierten digitalen Prozessmanagement mit unserer rechtlichen und fachlichen Expertise im Bereich Digitaler Zoll und Außenhandel.
