Wie man die beste digitale Lösung für eine Problemstellung findet, hängt viel von den spezifischen Anforderungen und den Unternehmensprozessen ab. Die Auswahl der richtigen Software für die Abwicklung der neuen Grundsteuerreform war eine Herausforderung. Erschwerend für den Prozess waren ein enges Zeitfenster und eine komplett neue Besteuerungssystematik. Wir zeigen einige Best Practices, die bei der Auswahl der Steuersoftware helfen.
Anforderungskatalog erstellen
Mit Hilfe eines Fragenkataloges werden die wichtigsten Anforderungen eingegrenzt. Die folgende Liste ist nicht abschließend, hilft jedoch für eine erste Orientierung:
- Welche Prozesse und Abläufe sind in unserem Unternehmen und beim Mandanten von den Änderungen infolge der Grundsteuerreform betroffen?
- Welche konkreten Anforderungen und Vorschriften ergeben sich aus der neuen Gesetzgebung?
- Welche Softwarelösungen sind auf dem Markt verfügbar und können bei der Erfüllung der Anforderungen der Grundsteuerreform unterstützen?
- Wie gut integrieren sich diese Softwarelösungen sowohl in eigene bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse als auch in die unserer Mandanten?
- Welche Art von Datenmanagement und -erfassung ist erforderlich, um die neuen Anforderungen zu erfüllen?
- Welche Tools und Funktionen bieten die ausgewählten Softwarelösungen zur automatischen Berechnung und Deklaration insbesondere bei Massendaten?
- Welche Möglichkeiten zur Datenvalidierung und -prüfung werden von der Software angeboten, um Fehlerkonstellationen zu lokalisieren und zu minimieren?
- Welche Schulungs- und Supportressourcen stehen für die Anwender zur Verfügung, um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann?
- Wie erfolgt die Aktualisierung und Anpassung der Software, um zukünftigen Änderungen in der Gesetzgebung gerecht zu werden?
- Welche Kosten sind mit der Auswahl und Implementierung der Softwarelösung verbunden?
Antworten auf diese Fragen und die anschließende Priorisierung bilden eine gute Grundlage und ermöglichen eine erste Selektion.
Testversionen ausprobieren
Im nächsten Schritt liefern Erfahrungen beim Ausprobieren von Testversionen wertvolle, praxisnahe Erkenntnisse. Mit Demoversionen lassen sich die Funktionen wesentlich besser beurteilen als durch umfangreiche Produkt- und Servicebeschreibungen. Eine detaillierte Softwarebeschreibung ist zwar hilfreich, aber ein Test im praktischen Einsatz ist sehr viel aussagekräftiger. Zudem können Aspekte getestet werden, die nicht Gegenstand der Beschreibung sind. In der Testphase sollten sämtliche Funktionen einer Anwendung freigeschaltet und nutzbar sein. Hilfreich beim Ausprobieren ist ein Testplan in dem verschiedene Szenarien und Prozesse durchgespielt werden. Somit kann am Ende eine belastbare Einschätzung erfolgen, wieviel Prozent der Anforderungen abbildbar sind und wo Anpassungsbedarf besteht. Beim Letztgenannten ist eine Aufwand-Nutzen-Betrachtung zielführend.
Schnittstellen prüfen
Aufgrund der immensen Datenmenge, die im Zuge der Grundsteuerreform zu bewältigen war, konnte auf eine effektive und benutzerfreundliche Schnittstellenanbindung nicht verzichtet werden. Folgende Schlüsselfaktoren sind beim Auswahlprozess eingeflossen:
- Klarheit und Konsistenz: Die Schnittstellen müssen klare und gut dokumentierte Endpunkte haben, die den Zugriff auf spezifische Ressourcen oder Funktionen ermöglichen. Dies hilft eingebundenen Entwicklern beim Verständnis und für die künftige Nutzung der Schnittstelle. Die konsistente Benennung von Endpunkten, Parametern und Rückgabewerten erleichtert die Nutzung. Eine einheitliche Struktur trägt dazu bei, Irritationen zu vermeiden und den Entwicklungsprozess zu beschleunigen.
- Skalierbarkeit: Die Schnittstelle sollte skalierbar sein, um sowohl kleinen als auch großen Datenmengen standzuhalten. Dies ist besonders wichtig, wenn sie von vielen Benutzern oder Anwendungen gleichzeitig genutzt wird.
- Anpassungsfähigkeit: Neue Anforderungen kommen regelmäßig hinzu, daher ist es wichtig, dass Schnittstellen ausbaufähig sind. Eine Anpassung sollte daher schnell und unkompliziert möglich sein.
- Dokumentation und Hilfe: Eine umfassende und verständliche Dokumentation ist entscheidend. Sie sollte alle verfügbaren Endpunkte, Parameter, Rückgabewerte und eventuelle Authentifizierungsmethoden klar beschreiben. Entwickler sollten in der Lage sein, die Schnittstelle ohne umständliche Versuche zu nutzen. Idealerweise gibt es diese Informationen online und über Updates wird zeitnah und regelmäßig informiert.
Alle Beteiligte frühzeitig einbinden
Eine weitere gute Erfahrung, die wir gemacht haben, ist die frühzeitige Einbindung von allen Beteiligten, die an der Auswahl der Digitalisierungslösungen mitwirken. Damit können Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden und die Lösungen besser auf die Bedürfnisse aller Beteiligten abgestimmt werden. Bedenken lassen sich leichter ausräumen und Entscheidungen oft früher treffen. Die Empfehlung „aus Betroffenen Beteiligte zu machen“ spielt zudem unter dem Blickwinkel der späteren Akzeptanz einer Lösung eine große Rolle. Beteiligte, die erst (sehr) spät einbezogen werden oder gar vergessen werden, sind zum Beispiel der Datenschutz, IT Sicherheit, Betriebsrat, Endkunden bzw. Mandanten. Das Auffinden aller internen und externen Personen, die ein berechtigtes Interesse am Gelingen (oder auch Scheitern) eines Digitalisierungsprojektes haben, ist nicht immer einfach. Man sollte daher nicht scheuen externe Beratung in Betracht zu ziehen. Externe Perspektiven können zudem zusätzliche wertvolle Einblicke schaffen.
Schulungsbedarf erkennen und nach Trainingsstrategien suchen
Das Erkennen des Schulungsbedarfs und die Entwicklung von effektiven Trainingsstrategien sind entscheidend, um sicherzustellen, dass Anwender die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse erwerben, um eine neue Software anzuwenden. Bereits bei der Auswahl der Lösung sollte Schulungsbedarf und passende Trainingsstrategien diskutiert und geprüft werden.
Die Konzeption und Produktion von Trainingsvideos, E-Learnings oder Live-Schulungen kann aufwendig sein und darf nicht unterschätzt werden. Bereits bei der Auswahl eines Anbieters kann abgeglichen werden, ob bereits E-Learning-Plattformen, Lernvideos, interaktive Module etc. existieren.
