Nehmen wir zum Beispiel den OTP-Prozess (OTP - Operational Transfer Pricing): Für die Festlegung, Überwachung und Anpassung von Verrechnungspreisen werden viele Daten benötigt, die in der Steuerabteilung originär nicht vorhanden sind. Um die erforderlichen Daten zu erheben, muss die Steuerabteilung mit Kollegen aus anderen Abteilungen im Unternehmen eng zusammenarbeiten, für die der Verrechnungspreis-Fachjargon allerdings oftmals einer Fremdsprache ähnelt und die häufig selbst ebenfalls eine ganz eigene Sprache zu sprechen scheinen.
Plan- und Ist-Daten folgen in der Regel den Anforderungen des Controllings und des Berichtswesens und sind nach Kriterien wie beispielsweise Geschäftsbereichen, Märkten, Segmenten oder Management KPIs strukturiert, während für Verrechnungspreise je nach Verrechnungspreissystem und Anwendungsgebiet andere Kriterien relevant sein können. Daten sind teilweise unstrukturiert oder stammen aus heterogenen Datenquellen, da unterschiedliche Systeme bei verschiedenen Gesellschaften zum Einsatz kommen. Infolgedessen basieren OTP-Modelle häufig auf vielen verschiedenen Datenquellen, verwenden große Datenmengen und bedürfen komplexer Bereinigungs- und Berechnungsschritte. In vielen Fällen mündet dieser Prozess in riesigen Excel-Dateien. So kann der OTP-Prozess leicht überwältigend und für einen Dritten kaum noch nachvollziehbar werden.
Die Dokumentation ist ein weiteres Beispiel für einen Verrechnungspreisprozess, der eine Menge von Daten und zeitintensive Arbeiten erfordert: Die Zuordnung der Buchungsvorgänge zu Transaktionsgruppen zur Vorbereitung der Transaktionsmatrix für die lokale Verrechnungspreisdokumentation kann für sich genommen schon sehr mühsam sein, und doch ist dies nur ein Element von vielen, das jedes Jahr aktualisiert werden muss. Darüber hinaus werden in Abhängigkeit des jeweiligen Verrechnungspreissystems häufig Informationen wie segmentierte Margen, Spartenumsätze, die Höhe der einzelnen, angewandten Verrechnungspreise und andere Finanzdaten benötigt. Nicht zu vergessen sind auch die notwendige Kommunikation und Abstimmung zwischen der zentralen Konzernsteuerabteilung, anderen Zentralfunktionen im Unternehmen und den Kollegen in den lokalen Steuerabteilungen, wobei gleichzeitig die vorhandene Zeit für die Erstellung aufgrund gesetzlicher Anforderungen häufig eng bemessen ist und viele verschiedene Aufgaben zeitgleich um die Aufmerksamkeit der Prozessbeteiligten konkurrieren.
Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen - von der Ermittlung von Leistungs- und Nutzennachweisen für konzerninterne Dienstleistungen und deren Abrechnung bis hin zur Beschaffung und Aufbereitung der erforderlichen Daten, wenn ein Steuerprüfer detaillierte Einblicke in Zahlen und Vorgänge verlangt, die vor Jahren stattgefunden haben.
