Die Umsatzsteuer gehört zu den komplexesten Steuerarten im internationalen Geschäft. So ist ein Head of Tax in einem grenzüberschreitend tätigen Unternehmen mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. In jedem Land gelten unterschiedliche umsatzsteuerliche Vorschriften und die Harmonisierung innerhalb des Binnenmarkts ist in der Praxis nicht vollständig durchgesetzt. Weiterhin befindet sich die Umsatzsteuergesetzgebung in einem permanenten Wandel und Unternehmen müssen die aktuellen Entwicklungen in allen relevanten Ländern im Auge behalten. Eine weitere Herausforderung ist die Überwachung der laufenden Compliance. Die Einhaltung der umsatzsteuerlichen Pflichten ist für Unternehmen mit hohen Risiken verbunden und Fehler können zu empfindlichen Strafen führen.
In der Praxis nimmt die Überwachungsfunktion einen sehr großen Teil der Zeit in Anspruch, obwohl der Fokus eines Head of Tax nicht darauf liegen sollte, das „operative Geschäft“ der Steuerabteilung am Laufen zu halten. Die Komplexität kommt aber gerade nicht nur durch die fachlichen Anforderungen zustande, sondern insbesondere durch die Vielzahl der Meldeanlässe.
Im Erstellungsprozess der Umsatzsteuervoranmeldungen sind oft viele Abteilungen mit unterschiedlichem Know-how involviert. Dies kann zu Missverständnissen und Fehlern führen. Erschwerend kommen die länderspezifischen Deadlines hinzu. Beispielsweise sind in Deutschland die Umsatzsteuervoranmeldungen grundsätzlich am 10. des Folgemonats abzugeben, in Polen hingegen am 25. des Folgemonats. Während zwei Länder noch relativ einfach zu handhaben sind, wird es bei mehreren Ländern fast unmöglich sein, die Einhaltung der Fristen manuell zu überwachen.
Die Compliance-Anforderungen steigen
Neben Umsatzsteuervoranmeldungen müssen in der EU auch Zusammenfassende Meldungen (ZM) und Intrastat Meldungen abgegeben werden. Die ZM dient der Kontrolle des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs, während die Intrastat Meldung den statistischen Behörden die Erhebung von Daten über den innergemeinschaftlichen Handel ermöglicht. Diese Meldungen potenzieren das Dilemma der Überwachung des Prozesses, denn selbstverständlich gibt es hier eigene Fristen und Vorschriften zu beachten.
Heterogene IT-Landschaften erschweren die Konsolidierung der Daten
Oftmals müssen Daten aus verschiedenen Systemen manuell zusammengeführt werden, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Selbst wenn die oben erwähnten Fristen gut überwacht werden, stellen die unterschiedlichen Datengrundlagen die Abteilungen vor die kaum zu bewältigende Aufgabe, jeden Monat neu zu konsolidieren. Um eine Meldung für den Organkreis in Deutschland zu erstellen, bleibt so oft nur der manuelle Umweg über Excel, weil kaum eine Softwarelösung die automatische Konsolidierung von Daten aus SAP 4/HANA, SAP R3 und bspw. Excel bietet.
Digitale Softwarelösungen als Schlüssel zum Erfolg
Die cloudbasierte Plattform „Comply by Taxback International“ ermöglicht die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärungen, Zusammenfassenden Meldungen und Intrastat in derzeit 26 Ländern über einen einheitlichen Prozess. Alle Meldungen können über dieselbe Softwarelösung erstellt werden. Der administrative Aufwand wird dadurch stark minimiert.
Der Erstellungsprozess ist dabei in fünf Schritte unterteilt:
- Datenbereitstellung: Die Daten werden per Schnittstelle oder Upload-Funktion in die Plattform geladen.
- Erstellung der Meldung: Die Software erstellt die Meldung automatisch auf Basis der länderspezifischen Anforderungen.
- Review: Die Meldung wird von einem Fachanwender vor der Freigabe geprüft.
- Freigabe: Die Meldung wird durch den Verantwortlichen freigegeben.
- Übermittlung: Die Meldung wird an die zuständigen Behörden übermittelt.
Das Rollenkonzept in Comply sorgt für klare Verantwortlichkeiten und Anwender werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald der jeweilige Prozessschritt fällig wird. So können überfällige Aufgaben eskaliert werden. Ein globales Dashboard zeigt den Status der Meldungen in Echtzeit an und gibt jederzeit den Überblick über den Compliance-Status.
Die Vorteile von Comply auf einen Blick:
- Effizienter Prozess: Standardisierung und Automatisierung reduzieren den manuellen Aufwand.
- Hohe Datensicherheit: Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert.
- Einfache Bedienung: Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und leicht zu bedienen.
- Globale Compliance: Die Software berücksichtigt die länderspezifischen Anforderungen.
- Reduzierung von manuellen Tätigkeiten: Die Software führt automatische Plausibilitätsprüfungen durch und konsolidiert Daten aus verschiedenen Systemen.
- Verbesserte Mitarbeiterakzeptanz: Die intuitive Bedienung und die automatisierten Prozesse steigern die Akzeptanz der Software bei den Anwendern.
Mit Comply meistern Unternehmen die Herausforderungen der internationalen Umsatzsteuer-Compliance effizient und sicher. Die Softwarelösung hilft Unternehmen, Zeit und Kosten zu sparen, Fehler zu vermeiden und die Compliance-Risiken zu minimieren.
Über die Möglichkeit, die einzelnen Transaktionen anhand technischer und umsatzsteuerlicher Prüfroutinen auf Inkonsistenzen und fachliche Auffälligkeiten zu analysieren, berichten wir im nächsten Newsletter. Hier können Sie sich zum Newsletter #GoDigital anmelden.
