SAP S/4HANA als Chance für die Steuerfunktion

Eine Neue Ära -  SAP S/4HANA

SAP S/4 HANA überzeugt neben einer modernisierten Benutzeroberfläche (Fiori-Apps) insbesondere durch die neue In-Memory-Datenbanktechnologie („HANA“), welche erhebliche Performance-Verbesserungen in der Datenverarbeitung ermöglicht. Der Kerngedanke besteht darin, Programm- und Systemstrukturen zu vereinfachen („S“ wie „simple“) und eine innovative Nutzung der Unternehmensdaten zu ermöglichen (z.B. Analyse von Echtzeitdaten). Vor dem Hintergrund des auslaufenden Supports der Vorversion „SAP R/3“ in 2027, sieht sich eine stetig steigende Zahl von Unternehmen mit der Systemumstellung (Transformation) konfrontiert.

Auswirkungen auf die Steuerfunktion

Ein SAP S/4HANA Transformationsprojekt wirkt sich in seiner Tragweite auf sämtliche Unternehmensbereiche aus. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die Steuerfunktion leider oft erst viel zu spät in die zentralen Projekte einbezogen wird. So bleiben mögliche steuerliche Anforderungen sowie Potentiale zunächst unentdeckt und ungenutzt. Es empfiehlt sich daher als Steuerfunktion auf eine unmittelbare Berücksichtigung in der Projektorganisation zu bestehen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle steuerlichen Anforderungen, die oft in Vorprozessen (Beschaffung, O2C, P2P, etc.) umgesetzt werden müssen, auch tatsächlich ihre angemessene Berücksichtigung finden.

Betroffene Themenfelder innerhalb der steuerlichen Kernprozesse sind breit gestreut und erstrecken sich über verschiedene Steuerarten hinweg. Neben notwendiger Anpassungen zur Überführung des aktuellen Status Quo („lift and shift“) bei sich ändernden Rahmenbedingungen (z.B. Kontenlogik, Steuerfindungslogik, Stammdatenverwaltung), bietet SAP S/4HANA relevante Potentiale zur Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung (z.B. SAP Analytics Cloud, Tax-Ledger, automatisierte Berichte wie steuerlicher Rückstellungsspiegel etc.). Schließlich ist auch insbesondere die Akzeptanz der operativen Mitarbeiter für die Systemumstellung von entscheidender Bedeutung, welche durch begleitendes Change Management und flankierende Anwender-Schulungen unterstützt werden sollte. Die nachfolgende Abbildung gibt einen kurzen Überblick klassischer steuerlicher Themenstellungen im Rahmen einer SAP S/4HANA Transformation.

Unser Projektansatz

Zu Projektbeginn erfolgt zunächst die Identifikation betroffener steuerrelevanter Prozesse und Schnittstellen. Basierend auf dieser Grundgesamtheit, leitet sich dann aus einer Detailanalyse der aktuellen Prozesse, verbunden mit den technologischen Änderungen durch S/4HANA sowie potentieller Optimierungsschritte, der jeweilige steuerliche Zielprozess ab. Die daraus resultierenden steuerlichen Anforderungen bilden anschließend den Ausgangspunkt für die nachfolgende technische Lösungsfindung und Umsetzung. Zur Qualitätssicherung und Gewährleistung der Funktionalität bildet das Testmanagement den letzten Schritt zur finalen Implementierung der steuerlichen Anforderung. Parallel zu den steuerspezifischen Fragestellungen erfolgt die Bearbeitung übergreifender Themen wie dem zugehörigen Rollen- und Berechtigungskonzept sowie aktivem Change Management. Die Durchführung des Gesamtprojektes erfolgt üblicherweise agil. Wir unterstützen Kunden ganz individuell mit unserer Projekterfahrung, von einem schlanken „Workshop-basierten Ansatz“ zur Diskussion der fachlichen Anforderungen bis hin zur vollständigen Repräsentation der Steuerabteilung in der Projektorganisation inkl. Erstellung aller Projekt- und Ergebnisunterlagen.

SAP Transformation als Chance am Beispiel des Tax-Ledger

Die notwendigen Anpassungen im Rahmen eines SAP S/4HANA Projektes repräsentieren gleichzeitig eine Chance Prozesse neu zu denken oder unternehmensweit zu harmonisieren und aktuelle Technologien nutzbar zu machen. Eine wesentliche Neuerung in SAP S/4HANA ist die verpflichtende Einführung der Ledger-Technologie, welche es erlaubt mehrere parallele Hauptbücher je Rechnungslegungsstandard zu führen. Das steuerliche Hauptbuch, das sogenannte Tax-Ledger, schafft daher die Möglichkeit die steuerliche GuV und Bilanz je nach Kundenwunsch in SAP abzubilden. Die Vorteile dieser Technologie liegen zum einen in erhöhter Transparenz durch Führung eines eigenen Verzeichnisses (Journals) aller steuerlichen Buchungen inklusive Digitalisierung der dazugehörigen Belege zur unkomplizierten Prüfung der Wertermittlung für die Steuerbilanz. Zum anderen ermöglicht die Abbildung innerhalb SAP eine (Teil-) Automatisierung steuerlicher Prozesse in Bezug auf beispielsweise latente Steuern (sog. Ledgervergleich), steuerliche Berichterstattung (z.B. Rückstellungsspiegel, Beteiligungsspiegel) oder steuerliche Bewertung (z.B. Definition spezifischer Nutzungsdauern und Abschreibungsschlüssel im Anlagevermögen, automatisierter Bewertungsprogramme für Vorräte oder Fremdwährungen, etc.). Voraussetzung hierfür ist jedoch die buchhalterische Erfassung der steuerlichen Abweichungen im Vergleich zum Handelsrecht in SAP. Neben der reduzierten Fehleranfälligkeit durch die beschriebenen Automatisierungskomponenten, trägt das Tax-Ledger schließlich durch ein klar geregeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept in SAP S/4HANA zu einer verbesserten steuerlichen Governance und Compliance-Situation ohne Segregation of Duties (SoD) Konflikte bei.