In den letzten zwei Jahrzehnten haben sich die Rollen der Funktionen im Corporate Governance stark verändert. Während im Controlling seit den 1990er Jahren der Wandel von der Verwaltungs- und Kontrollfunktion hin zum Business Partner spürbar umgesetzt wird, befinden sich Steuerabteilungen noch am Anfang der Transformation: Insbesondere im Bereich des Operational Transfer Pricing wird der Druck durch ständig zunehmende Komplexität der Regulatorik und Prüfungsschwerpunkte der Finanzverwaltung immer höher. Um diese Transformation erfolgreich zu meistern, kombinieren wir in unseren Beratungsansätzen die Kreativität und disruptiven Denkweisen unserer jungen Beratungstalente mit industrieerfahrenen Spezialisten, welche die Transformationen der Corporate Governance Funktionen und deren Auswirkungen auf Organisationen aus erster Hand erfahren durften. Miriam May hat den erwähnten Rollenwechsel der Corporate Governance Funktion Tax selbst miterleben können. Als neue Kollegen im Digital Transfer Pricing & AI Team haben Ali Aksakal und Miriam May ein Interview zu ihrem Wechsel als ehemalige Head of Transfer Pricing bei adidas zurück in die Beratung bei WTS Digital geführt.
Miriam, danke für deine Zeit. Wir wollen heute ein wenig über deine Erfahrungen aus deiner früheren Rolle als Head of TP und deinem Wechsel zu WTS in diesem Jahr reden. Was war deine Rolle bei adidas?
[Miriam May] Ich war insgesamt etwas mehr als 10 Jahre in der Steuerabteilung bei adidas tätig. Über die Jahre hat sich mein Aufgabenbereich immer mehr ausgeweitet bis ich zuletzt für die Verrechnungspreisangelegenheiten der Gruppe weltweit verantwortlich war. Das umfasste dann so ziemlich das gesamte Spektrum - angefangen bei den typischen Themen im Rahmen der TP Compliance - also Local Files, Master File, CbCR und lokale TP Disclosures - über die Planung und Umgestaltung von Verrechnungspreissystemen, natürlich viele operative Verrechnungspreisthemen bis hin zu der Begleitung von Betriebsprüfungen im In- und Ausland.
Was genau macht man denn so als Head of Transfer Pricing? Nimm uns doch mal mit auf die Reise durch deinen Alltag.
[Miriam May] Das ist eine spannende Frage, weil sich das jedenfalls bei mir zum Glück von Tag zu Tag sehr unterscheiden konnte. Man beschäftigt sich natürlich mit den Themen, die ich eben genannt habe, aber vor allem auch mit vielen ad hoc und Spezialfragen aus anderen Finanzbereichen und was man gerne verkürzt aus Perspektive der Steuerabteilung als „das Business“ bezeichnet. Diese Themen, die neben den Kernaufgaben als TP’ler zu bewältigen sind, bringen die ursprüngliche Tagesplanung schnell mal durcheinander. Auf der anderen Seite machen einige dieser Themen meiner Meinung nach den Job als Inhouse TP’ler auch erst wirklich so einzigartig und interessant.
Kannst du ein Beispiel für so eine Anfrage aus dem Business nennen?
[Miriam May] Klar, hier denke ich zum Beispiel an Fragen aus dem Vertrieb, wie beispielsweise neue Vertriebsstrategien oder Vertriebsgebiete in das bestehende Verrechnungspreissystem passen bzw. integriert werden können. Ein weiteres Beispiel sind Abstimmungen mit den Beschaffungs- und Logistikteams, wie man die Flexibilität in der Supply Chain erhöhen kann und zum Beispiel zu geringe oder zu hohe Bestände bei einzelnen Gesellschaften über außerplanmäßige Intercompany Lieferungen ausgleichen könnte. Hier steckt man auf einmal ganz schnell im Detail und in Sonderfragen, die über die ursprüngliche Standard-TP Policy hinausgehen und dann leider zu Einzelfällen und manuell zu steuernden Abläufen führen können.
So viel zum Thema Transfer Pricing sei nur Compliance!
[Miriam May] Ja, tatsächlich folgt das auch einer gewissen Grundeinstellung, ob man sich in erster Linie als guter Partner für das Business positionieren will und möglichst Situationen vermeidet, in denen „nein“ gesagt werden muss, ohne eine gangbare Alternative vorschlagen zu können. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass gute Erklärungen zu dem „wieso, weshalb, warum“ entscheidend sind und man als Steuermensch die richtige Sprache sprechen muss. Bleibt man da zu steuertechnisch verliert man schnell sein Gegenüber.
Was waren deine größten Herausforderungen?
[Miriam May] Prozesse und Daten! Rückblickend zieht sich das wie ein roter Faden durch meine Tätigkeit in den 10 Jahren. Es begann damit, dass ich den Dokumentationsprozess als zu umständlich und unkoordiniert empfunden habe und deswegen darauf hingearbeitet habe, den TP Compliance Prozess über die Jahre immer weiter zu standardisieren. Wir starteten mit harmonisierten Vorlagen und Fragebögen, dann kamen verbindliche Milestones, Deadlines und ein klares Kommunikationskonzept gegenüber den Kollegen in den Landesgesellschaften und lokalen Beratern hinzu. Die Frage, wo kommen „gute“ Daten her, die vertrauenswürdig, konsistent und ohne viel Aufwand zu erheben sind, war dabei aber allgegenwärtig.
Das nächste große Thema, dem wir uns gestellt haben, war OTP - also Operational Transfer Pricing. Wiederum viele Fragen rund um Prozesse und Daten! Aber wo fängt man da an - wo hört man auf? Das war ehrlich gesagt mein größtes Learning dabei.
Eine gute Frage, die sich wahrscheinlich viele stellen - welche Learnings hast du denn aus diesen Herausforderungen ziehen können?
[Miriam May] Rückblickend würde ich sagen, dass ich mir zu schnell zu viel vorgenommen habe. Das Thema OTP ist so ein breites Feld und hat so viele Facetten, die selbst im gleichen Konzern von Transaktion zu Transaktion ganz unterschiedlich sein können. Deswegen ist es wichtig, von Anfang an einen guten Plan zu entwickeln, damit man sich nicht verzettelt. Ein Partner, der das schon mal gemacht hat und dem man in diesem Bereich Vertrauen entgegenbringt, ist das A und O, um die eigene Vision so zu konkretisieren, dass man auch den besten Weg dahin definieren kann.
Gerade bei den „großen Brocken“ schafft man das als Inhouse Steuerabteilung nicht mehr alleine und ist auf die Zusammenarbeit mit Kollegen aus IT, Controlling, Accounting etc. angewiesen. Die warten nur leider nicht darauf, dass Tax anklopft und haben in der Regel schon genug zu tun. Eine gute Strategie und Priorisierung - zum Beispiel mit Quick Wins zu starten und Brückentechnologien geschickt zu nutzen -, kann hier helfen, damit man schon mal Fortschritte machen kann bis die nötigen IT-Ressourcen und auch das Budget für diese großen Brocken zur Verfügung stehen. Positiver Nebeneffekt ist auch, dass man sich so auch besser selbst motivieren kann, am Ball zu bleiben und auf dem Weg hoffentlich schon den ein oder anderen Zeitfresser beseitigt. Auf der anderen Seite können solche ersten Erfolge natürlich auch dabei helfen, Entscheidungsträger aus anderen Abteilungen von den angestrebten Projekten zu überzeugen und sie als Fürsprecher zu gewinnen.
Alleine hat man es als TP’ler einfach schwer, solche großen Veränderungen anzustoßen und nachhaltig umzusetzen. Man braucht Verbündete und ein gutes Gespür für den richtigen Zeitpunkt.
Was waren deine wichtigsten Schnittstellen, um diese Projekte voranzutreiben? Wie wichtig war dein internes Netzwerk im Unternehmen?
[Miriam May] Ohne ein gutes Netzwerk und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Schnittstellen geht meiner Meinung nach im Verrechnungspreisbereich nichts. Gerade S/4 HANA Transformationsprojekte machen das deutlich. TP ist in so vielen verschiedenen Themenstellungen relevant - nicht nur im originären Tax Workstream, der natürlich auch immens wichtig ist, um die Gelegenheit zu nutzen, grundlegende Verbesserungen am Datenmodell in SAP für Verrechnungspreiszwecke zu erreichen und bessere Analyse- und Automatisierungsmöglichkeiten zu etablieren.
Darüber hinaus werden nach meiner Erfahrung durch S/4 HANA Projekte aber auch viele Diskussionen z.B. in Bezug auf die Supply Chain - und damit indirekt auch auf die Verrechnungspreismodelle - und bei Controlling und Accounting ausgelöst, die Auswirkungen auf Prozesse, Daten und technische Möglichkeiten haben, die den Verrechnungspreisbereich beeinflussen und man möglicherweise sinnvoll für eigene Themen nutzen kann. Zum Beispiel können Änderungen bei den Planungsprozessen die Grundlage für verbesserte Verrechnungspreisprognosen und ein regelmäßigeres Margen-Monitoring darstellen oder sich Controlling und Steuern bei dem Business Case für Performance Management- und BI-Lösungen wie SAP PaPM oder SAP Analytics Cloud zusammentun, die für einen Bereich alleine vielleicht nicht rentabel wären.
Welche Rolle haben Berater für dich im Rahmen dieser Herausforderungen gespielt
[Miriam May] Wenn wir bei der Erfahrung bei S/4 HANA Projekten bleiben wollen: eine wahnsinnig große Rolle. Hier sind so viele Abteilungen, Themenbereiche und Prozesse involviert, dass schnell die Sorge aufkommt, dass man selbst nur an ein paar kleinen Rädchen steuert und den Gesamtüberblick, was in anderen Bereichen passiert, verliert. Man will nichts übersehen, kann aber auch nicht überall selbst aktiv werden. Da braucht man Vertrauen in jemanden, der bereits Erfahrung aus solchen Projekten mitbringt und einem hilft, zu identifizieren, was wichtige Themen sind, die man nah begleiten bzw. selbst gestalten will, wo man „nur“ die Ohren offenhält und wo man sich ohne schlechtes Gewissen raushalten kann.
Es ist eine große Chance für den Verrechnungspreisbereich bzw. die Steuerabteilung insgesamt, vielleicht etwas in die Jahre gekommene Prozesse noch mal kritisch zu hinterfragen und nachhaltig zu verbessern. Ein Partner, der einem aufzeigt, was technologisch alles möglich ist und auch die eigene Kreativität anregt, sein Zielbild für einen zukunftsfähigen TP Bereich ambitioniert zu definieren, ist enorm wichtig. Zur gleichen Zeit erwartet man aber auch konkrete und umsetzbare Konzepte, die wirklich zu den spezifischen Anforderungen und für die relevanten Themenstellungen im Konzern passen.
Ist das also die ultimative Quadratur des Kreises? Entspricht dies vielleicht auch deiner Motivation in deine neue Rolle als Beraterin bei WTS bei Digital Transfer Pricing & KI zu wechseln?
[Miriam May] Es ist eine große Herausforderung, aber mit dem richtigen Ansatz bin ich überzeugt, dass sich das nicht widersprechen muss. Ich finde es spannend, gemeinsam solche Konzepte zu entwickeln: die aktuelle Ausgangslage rund um Prozesse, Daten und - nicht zu vergessen: die in die Durchführung der Prozesse involvierten Menschen - zu verstehen, ambitionierte Möglichkeiten für eine langfristig gedachte Optimierung vorzustellen und dann aber realistische, konkrete Lösungen zu erarbeiten, die unseren Mandanten wirklich weiterhelfen. Nichts ist frustrierender als ein perfekt ausgearbeiteter Business Case, der nie genehmigt und umgesetzt wird, weil er zu groß gedacht ist. Genauso frustrierend ist ein eingeführtes Tool, das die eigentlichen Probleme nicht wirklich löst und als „Ladenhüter“ von niemandem gerne genutzt wird.
Meine Erfahrung aus dem „Blick hinter die Kulissen“ der letzten 10 Jahren hilft mir hoffentlich dabei, dass unser Ansatz noch besser auf die spezifischen Anforderungen unserer Mandanten zugeschnitten werden kann und wir holistisch an die Digitalisierungsthemen für den Verrechnungspreisbereich herangehen. Das bedeutet auch, alle relevanten Schnittstellen und Stakeholder zu erkennen und eine gemeinsame Sprache zu finden, um diese von den Projektzielen zu überzeugen. Sehen wir es ein, die meisten Kollegen aus anderen Bereiche zucken erstmal zusammen, wenn sie das Wort Steuern nur hören!
Zudem möchte ich auch ein wenig die Angst vor solchen Digitalisierungsprojekten nehmen. Oftmals gibt es die Vorstellung „nur bei uns läuft das so holprig“ oder „andere sind da ja schon viel weiter“. Die Herausforderung mag sich in unterschiedlichen Ausprägungen und in Bezug auf andere Aspekte stellen, aber sie stellt sich in sehr vielen Unternehmen zurzeit und auf sehr ähnliche Weise. Die TP Welt ist an einigen Stellen einfach noch nicht so weit, was Prozessoptimierung und Automatisierung angeht.
Um es positiv auszudrücken: es ist eine unheimlich spannende Zeit der Veränderung mit vielen tollen Möglichkeiten, den TP Bereich neu zu erfinden!
Danke für die offenen Worte! - ok, letzte Frage: Was war deine größte Sorge beim Wechsel zu WTS Digital?
[Miriam May] Oh, dass es in der Branche ganz steif und formell zugehen könnte und ich meine geliebten bunten Turnschuhe aufgeben muss. Ist zum Glück aber nicht so!
Nein, aber im Ernst, ich glaube jeder, der sich beruflich umorientiert, stellt sich sehr ähnliche Fragen. Bringe ich die entsprechenden Kenntnisse mit, die es im neuen Job braucht? Kann ich meine Erfahrungen so einbringen, dass sie einen Mehrwert darstellen? Traue ich mir zu, die Dinge zu lernen, die ich heute vielleicht noch nicht weiß? Und ganz wichtig: Hab ich am neuen Job auch Spaß?
Man hofft natürlich bei all diesen Fragen auf ein klares Ja. Nach den ersten 4 Monaten bei WTS scheint sich diese Hoffnung zu bestätigen. Ich habe das Glück, in einem tollen Team mit ganz vielen klugen Köpfen zu arbeiten, die darüber hinaus auch noch unheimlich nette und interessante Menschen sind. Aufgrund meines Hintergrunds gehe ich die Dinge manchmal mit einem anderen Ansatz an und nehme intuitiv vielleicht eine etwas andere Perspektive ein, aber gerade diese Diversität nutzt uns als Team ungemein. Denn gleichzeitig profitiere ich sehr von den verschiedenen Blickwinkeln - und nicht zu vergessen der enormen fachlichen Kompetenz, die unser TP Digital Transfer Pricing & AI Team und natürlich WTS Digital insgesamt hat.
Dabei haben wir alle gemein, dass wir für das Thema brennen und neue innovative Ideen für den Verrechnungspreisbereich erkunden wollen. Es macht also definitiv sehr viel Spaß!
