Jedes Transformationsvorhaben im Digital Transfer Pricing ist einzigartig und hängt von den individuellen Charakteristika eines Geschäftsmodells, den operativen Arbeitsprozessen in den Steuer-, Finance-, Accounting- und Controllingabteilungen sowie von der IT Infrastruktur ab.
In der Retrospektive zeigt unsere Erfahrung dennoch, dass erfolgreiche Transformationsvorhaben im Wesentlichen auf die folgenden Phasen der Problemerkennung und -lösung zusammengefasst werden können:
- Potenzialanalyse
- Prozessoptimierung
- Automatisierung
- Maintenance
Unser übergeordnetes Ziel in diesen Phasen ist dabei die Schaffung einer Balance zwischen Menschen, Prozessen und Systemen, indem wir den Menschen und dessen Herausforderungen in den Mittelpunkt stellen. Wir entwerfen effiziente und effektive Prozesse zur Herausforderungsbewältigung und führen diese Prozesse zu einem wertschaffenden Gesamtsystem zusammen.
Potenzialanalyse
In der ersten Phase lernen wir im Rahmen von initialen Workshops die wichtigsten Mitarbeiter:innen und Prozesse im Bereich der operativen Verrechnungspreise kennen, listen gemeinsam die wichtigsten „Pain-Points“ auf und leiten daraus die konkreten Transformationsziele und -wünsche ab. Dabei werden die Ist-Prozesse, die darin angewendeten Ist-Daten und die genutzte IT-Infrastruktur identifiziert und im Hinblick auf die Anforderungen des Verrechnungspreissystems analysiert. Anschließend wird gemeinsam ein Zielbild (TP Target Operating Model) erarbeitet, auf dessen Grundlage erste Optimierungsvorschläge gemacht werden können. Ziel dieser Phase ist somit eine Vorbewertung auf Basis der initialen Analysen und des TP Target Operating Model inklusive Verbesserungsvorschlägen für die Steuerabteilung. Darüber hinaus unterstützen wir aktiv bei der Entwicklung eines Business Case als Grundlage für relevante unternehmensinterne Entscheidungsgremien.
Die Resultate dieser Arbeitsphase sind:
- Workshop-Ergebnisse mit relevanten Anspruchsgruppen
- Präsentation der Vorbewertungsergebnisse, der initialen Prozessanalyse und eines ersten Zielbildes.
Prozessoptimierung
Sind die Potenziale, Schlüsselressourcen und die dazugehörigen Umsetzungsziele identifiziert und definiert, werden im nächsten Schritt die Soll-Prozesse „menschenzentriert“ und realistisch für die Praxis entworfen. Die Prozessoptimierungsphase umfasst daher eine klare Definition von Prozessen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten zwischen der Steuerabteilung und allen relevanten Stakeholdern. Diese sind an der Datenerhebung, Planung und Umsetzung von verrechnungspreisrelevanten Prozessen beteiligt und müssen über Ergebnisse informiert sein. Zudem validieren wir gemeinsam das Verrechnungspreis-Datenmodell und ermöglichen mit passenden Ansätzen die Vermeidung von Zielkonflikten zwischen Controlling-Sicht und steuerlichen Verrechnungspreisen.
In der Prozessoptimierungsphase fassen wir unsere Optimierungsvorschläge in Form von Prozessanalysen, Prozessdokumentationen, Kommunikationsvorlagen und Anforderungskatalogen für spätere Automatisierungsvorhaben zusammen.
Automatisierung
In der Automatisierungsphase fokussieren wir uns darauf, die identifizierten Potenziale und definierten Prozesse systematisch zu etablieren. Dabei setzen wir auf (teil-)automatisierte Prozesse mit Hilfe unterschiedlichster Technologien. Das bedeutet, dass wir unabhängig von Tool-Herstellern die am besten geeignete Lösung selektieren und umsetzen. Dabei setzen wir je nach Bedarf auf Data-Analytics-Methoden unterschiedlicher Reifegrade. Eine zielgerichtete Auswertung von steuerlichen Daten ermöglicht wertvolle Einblicke, vermeidet unnötige Risiken und öffnet Potenziale zur Optimierung. So begleiten wir von der Datenbeschaffung und -bereinigung, über die Datentransformation, bis hin zur Analyse und fachlichen Interpretation mit Hilfe von Proof-of-Concept und einer iterativen, agilen Arbeitsweise.
Aufbauend auf Data Analytics gehen wir aber noch einen Schritt weiter in die steuer-technologische Zukunft: Mit Advanced Analytics und verwandten Konzepten aus dem Bereich Künstliche Intelligenz. In Kombination mit unserer fachlichen Expertise öffnen wir so den Weg zur „Data-driven Tax and Finance Function“. Die Automatisierungsphase umfasst folgende Themen:
- Planung: Definition der notwendigen Automatisierungsschritte innerhalb der Zielprozesse und Aktivierung der notwendigen technischen Tools und IT-Architektur im Hinblick auf Installationen, Lizenzeinkauf und Vergabe von Zugriffsrechten etc.
- Solution Design & Entwicklung: Umsetzung der Automatisierungsschritte, Testen der Verrechnungspreislogik sowie Datenanalyse und Visualisierung
- User Acceptance Testing und Go-live
Als Ergebnis der Automatisierungsphase erhalten unsere Mandanten bspw. ihre automatisierten Prozesse (z.B. Kalkulationsprozess von Verrechnungspreisanpassungsrechnungen) und die dazugehörigen Output-Dateien, Analyse-Dashboards, Trainingspräsentationen, Dokumentation der technischen Entwicklungsergebnisse und interne Kommunikationspräsentationen.
Maintenance
Mit unseren Maintenance-Strategien sichern wir den langfristigen Erfolg einer Transformation. Entsprechend der Transformationsziele und langfristigen Planung der Organisation der Steuerabteilung unterstützen wir bei der Überführung der neu eingeführten Technologien und Prozesse in das Tagesgeschäft. Während wir im Rahmen des Projekt- und Umsetzungsmanagements stets anwenderorientiert und agil handeln, gehört das Fingerspitzengefühl im Hinblick auf Change-Management zu unserer DNA. Bei umfangreichen Transformationsvorhaben ziehen wir unsere Expert:innen des Change- und Lean-Management Teams der WTS Digital hinzu.
Im Hinblick auf den erfolgreichen Go-Live des TP Target Operating Model bieten wir Zusammenarbeitsmodelle wie Build-and-transfer, Build-and-operate und Build-operate-transfer. Während wir bei Build-and-transfer-Modellen die neuen Technologien und Prozesse direkt bei den Mandanten implementieren, können für gewünschte Prozesse auch unsere WTS Digital Infrastruktur und Personalressourcen genutzt werden (Build-and-operate). Alternativ begleiten wir nach der Implementierung in einem gewünschten Zeitrahmen (in der Regel 1 bis 2 Jahre) die operativen Verrechnungspreisprozesse, bis wir diese komplett an unsere Mandaten übergeben (Build-operate-transfer).
