Künstliche Intelligenz in der Rechnungsprüfung

Die Digitalisierung konzernweiter Geschäftsprozesse schreitet zunehmend voran. Das Ergebnis ist die fortgeschrittene Automatisierung von „End-to-End“- Prozessen und eine drastische Reduktion des manuellen Aufwands zur Abwicklung einzelner Prozessschritte. 

Im Rahmen einer Digitalisierungsoffensive ermöglichen uns Technologien, wie Künstliche Intelligenz (KI) bzw. Machine-Learning, die vollständige Digitalisierung dieser Prozessschritte.

Was treibt uns an?
Jährlich erreichen die Kreditorenbuchhaltung von Unternehmen mehrere tausend Rechnungen. Diese werden zuerst in einem teilautomatisierten Verfahren bezüglich Pflichtangaben überprüft, welche gesetzlich durch den § 14 Abs. 4 UStG vorgegeben sind. Werden in dem Kontext Fehler identifiziert, ist die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug nicht gegeben bzw. die Rechnung geht an den Aussteller mit der Aufforderung zur Korrektur zurück. Ist eine Rechnung korrekt, durchläuft diese festgelegte Workflows bis zur Buchung im ERP-System.
 
Genau hier setzen wir an, um das Prüfverfahren vollständig zu automatisieren. Die große Herausforderung hierbei liegt in der steuerlichen Würdigung der Leistungsbeschreibung. Diese soll die Leistung / Lieferung nach handelsüblicher Bezeichnung inklusive Menge oder Art und Umfang der Leistung beschreiben.

Was ist unser Ziel?
Im ersten Schritt werden die Eingangsrechnungen unabhängig vom Eingangskanal interpretiert und die erforderlichen Informationen vom Beleg ausgelesen. Hierfür kommt marktübliche und bewährte Erkennungstechnologie zum Einsatz, welche bereits einfache § 14 Abs. 4 UStG-Kriterien überprüft. Im nächsten Schritt erfolgt mit den bereitgestellten Machine-Learning-Modellen die steuerliche Validierung der Rechnungspositionen, damit eine vollständige Würdigung der Vorgaben des § 14 Abs. 4 UStG erfolgt.

Sofern die vorgegebenen Mindestanforderungen der Lösung bei der Bewertung erreicht wurden, kann eine Rechnung vollautomatisch in den fachlichen Freigabeworkflow weitergegeben werden und zudem ein Buchungsvorschlag im ERP erzeugt werden. Für die Fälle in denen eine manuelle Validierung erforderlich ist, erfolgt eine manuelle Prüfung durch einen Finanzexperten. Die in diesem Prozess getroffenen Entscheidungen der Buchhaltung, können automatisch zur Weiterentwicklung der KI beitragen. D.h. man trainiert und verbessert das System parallel immer weiter.

Am Ende wird ein Großteil des Rechnungseingangs automatisiert durch den Einsatz der KI Lösung verarbeitet . Dadurch können sich unsere Finanzexperten auf andere Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig eine Standardisierung der Rechnungsverarbeitung erreicht werden.