Jahresabschlüsse und Steuererklärungen stellen für Steuerabteilungen regelmäßig eine Herausforderung dar. Große Datenmengen müssen verarbeitet, analysiert und steuerlich dokumentiert werden. Im „Fast Close“ bleibt kaum Zeit für eine fachliche Auseinandersetzung mit wesentlichen Sachverhalten. Themen wie ausländische Steuern, Investmentfonds, Zinsschranken-Berechnung, Organschafts-Strukturen steigern die Komplexität zusätzlich.
Viele Unternehmen haben ihre Prozesse teilweise digitalisiert. Es werden Tool-Lösungen (z.B. AMANA GTC Suite) mit Schnittstellen zu relevanten Vorsystemen eingesetzt. Die Praxis zeigt jedoch: Häufig fehlt das Vertrauen in die Tools oder Schnittstellen. Der Buchungsstoff im ERP-System wird daher regelmäßig „bis auf Einzelposten- und Belegebene“ analysiert, um die Sachverhalte steuerlich weiterzuverarbeiten. Dies gilt insbesondere für die Accounting-Daten, aber auch Daten aus weiteren Quellen wie dem Finanz- oder Personalressort oder aus externen Systemen.
Oft ist eine Analyse von Massendaten nur stichprobenartig möglich. Die Qualität der Ergebnisse hängt dann u.a. von der Auswahl der Stichprobe ab. Daneben kommt es auf das steuerliche Fachwissen der Bearbeiter:innen und deren Erfahrung mit dem Buchungsverhalten des Accounting an. Auch Kenntnisse über (geänderte) Stammdaten, die legale Beteiligungsstruktur und steuerliche Organschaft sind entscheidend.
Schließlich muss die Überleitung der Daten aus den Vorsystemen bis hin zum steuerlichen Zahlenwerk für einen möglichen Review sowie Finanzverwaltung oder Betriebsprüfung nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies geschieht häufig durch manuelle Dateneingabe in Excel.
Der dargestellte Prozess ist ressourcenintensiv, personenabhängig und fehleranfällig. Neben „True ups“, also regelmäßig auftretenden Differenzen zwischen den im Jahresabschluss ermittelten und veranlagten Steuern, besteht das Risiko, dass wesentliche Sachverhalte nicht hinreichend gewürdigt werden. Mögliche Fehler materialisieren sich durch entsprechende Feststellungen der Betriebsprüfung.
Die Digitalisierung steuerlicher Prozesse sollte vielmehr ganzheitlich betrachtet werden. In einem smarten steuerlichen „End-to-End“-Prozess werden Steuerabteilungen von manuellen und repetitiven Tätigkeiten entlastet. Durch den Einsatz moderner SAP-Lösungen steigt die Compliance-Sicherheit, und die Mitarbeiter:innen können sich auf ihre steuerliche Kernkompetenz fokussieren.
Eine wichtige Voraussetzung damit dies gelingt, ist Vertrauen in die Systeme und Schnittstellen. Dieses Vertrauen erzeugen wir durch eine vollständige Transparenz über den automatischen Datenfluss.
Die Technik hierfür ist verfügbar. Mittels der SAP Analytics Cloud (SAC), einem integrierten SAP-Modul, werden die Daten aus den Vorsystemen importiert und nach vordefinierten Regeln automatisch steuerlich aufbereitet. Die Ergebnisse werden in sachverhaltsbezogenen „Dashboards“ (z.B. Zinsschranke, Gewerbesteuer, außerbilanzielle Korrekturen, Dividenden, Fonds, etc.) übersichtlich dargestellt. Bei Bedarf kann ein „High level“ Review der Daten vorgenommen werden. Schließlich müssen die Werte nur noch in das Tax Tool exportiert und dort für die finale Steuerberechnung übernommen werden.
Die automatische Datenaufbereitung in der SAC umfasst dabei alle Schritte, die bisher manuell durchgeführt wurden. Das „Herzstück“ ist eine regelbasierte Automatik inklusive eines „Keyword Analyzers“, der individuell anpassbar ist. Auf Basis der hinterlegten Regeln und fachlichen Definitionen werden die identifizierten Sachverhalte anhand von Konten, Belegtexten und Stammdatenkonfigurationen automatisch steuerlich aufbereitet. Je nach Grad der Automatisierung ist kein manuelles Eingreifen mehr nötig, denn das System rechnet „von der Quelle bis zur Zielposition“ selbstständig. Die Dokumentation wird gleich mit erstellt und ist vollständig und transparent nachvollziehbar.
