Wir stellen eine Automatisierungsmöglichkeit für Kalkulations- und Abrechnungsprozesse für globale Dienstleistungsverrechnungen zwischen Konzerngesellschaften mithilfe der SAP Analytics Cloud (SAC) anhand eines Praxisbeispiels dar, das Unternehmen Prozessverbesserungen abseits der heute oftmals noch gängigen Praxis der konzerninternen Dienstleistungsverrechnungen auf Basis von Excel-Sheets eröffnet.
Da insbesondere im Bereich der Dienstleistungsverrechnungen eine eng abgestimmte Herangehensweise von Controlling, Steuerabteilung und Accounting erforderlich ist, entsteht bei einer Vielzahl manueller Prozesse ein erhöhter Koordinationsaufwand und das Risiko kritischer kalkulatorischer oder kommunikativer Fehler. Ziele bei der Automatisierung liegen vor allem in einer Standardisierung von Prozessen, verbesserter Kontrolle, Reduzierung des Zeitaufwands, Verbesserung der Kalkulationsmodelle und Fehlervermeidung, sowie der Verbesserung der Transparenz und der vorliegenden Dokumentationsgrundlagen.
Was ist die SAP Analytics Cloud (SAC)?
Als das strategische Tool der SAP im Bereich Analytics ist die SAC als reine Cloud Lösung Teil des „Cloud First“ Ansatzes von SAP. Sie hilft ihren Nutzer:innen dabei, Daten zu analysieren, zu erschließen und Erkenntnisse zu extrahieren. Mit einer sogenannten „Self-Service-Logik“ ermöglicht die SAC nahezu all ihren Nutzer:innen, Daten zu verarbeiten, aufzubereiten und darzustellen. Dabei spielt die SAC ihre Stärken einer intuitiven Benutzeroberfläche und der visuellen Darstellung der Daten aus, die die Erkenntnisgewinnung erheblich erleichtern.
Doch woher kommen die Daten? Und wie kommen diese in die SAC?
Was die Datenquellen angeht, bietet die SAC eine Vielzahl an Schnittstellen. Einerseits natürlich Schnittstellen zu anderen SAP-Anwendungen, andererseits auch zu einigen Nicht-SAP-Quellen und Datenbanken. So können beispielsweise auch externe Excel- oder CSV-Dokumente einfach hochgeladen werden. Bei der Anbindung der Daten bietet die SAC grundsätzlich zwei verschiedene Anbindungsarten: Import- & Live-Verbindung. Da meist zahlreiche Faktoren bei der Datenanbindung eine Rolle spielen, ist die Wahl der Anbindungsart oft eine Einzelfallentscheidung.
Sind die Daten dann in der SAC angekommen, können diverse Analysefunktionalitäten genutzt werden. Über die Datenanalyse hinaus besitzt die SAC ebenso mächtige Planungsfunktionalitäten, wodurch sie sich von anderen Analytics-Tools unterscheidet. Das Zusammenspiel aus Analyse und Planung ermöglicht die Weiterverwendung der gewonnenen Erkenntnisse. Simulationen und Szenarien-Modellierungen können somit zu fundierten Entscheidungsgrundlagen im Unternehmen beitragen.
Mit unserem Kostenallokationsmodell in der SAC gelingt eine richtlinienkonforme konzerninterne Dienstleistungsverrechnung innerhalb der SAP-Umgebung. Die Kalkulationsschritte ordnen wir grundsätzlich in einzelnen Analyseseiten - ähnlich den bekannten „Tabs“ in Excel. Eine Sammlung solcher Analyseseiten ergibt dann eine Analyse-„Story“, die auf Basis einer klaren Struktur mit „rotem Faden“ erzählt wird.
Im Rahmen des Kalkulationsmodells greifen wir zunächst auf die Budget- und Ist-Daten der für die jeweilige Dienstleistungskategorie definierten Kostenbasis zu. Annahmegemäß basiert die unterjährige Dienstleistungsverrechnung in unserem Beispiel auf Budgetdaten. Am Jahresende erfolgt eine Nachberechnung auf Basis der tatsächlich realisierten Ist-Werte. Hierzu werden die relevanten Kostenstellen und Kostenarten festgelegt - in unserem Beispiel in den Bereichen Accounting, FP&A, HR, IT und Legal, die dann entsprechend aus SAP in die SAC geladen werden. Die gewünschte Granularität der angezeigten Daten (z.B. auf Kostenarten- oder Belegebene) kann in Abhängigkeit des zugrundeliegenden Datenmodells bedarfsgerecht bestimmt werden.
Im nächsten Schritt kann jedem einzelnen Bereich oder jeder einzelnen Kostenstelle ein vom Nutzer festgelegter Shareholder-Anteil zugeordnet werden, der als nicht-weiterbelastbare Kosten die Kostenbasis verringert. Somit wird sichergestellt, dass die für die Dienstleistungsverrechnung zugrunde gelegte Kostenbasis keine Bestandteile für Shareholder-Aktivitäten enthält, die rein im Interesse des Leistungserbringers in seiner Funktion als Gesellschafter angefallen und nach OECD-Verständnis nicht weiterbelastbar sind.
Im Anschluss wenden wir uns der Definition und der Berechnung der Allokationsschlüssel zu. Die Allokationsschlüssel dienen dazu, die Kosten in einem verursachungsgerechten Umfang auf diejenigen Gesellschaften im Konzernverbund zu verteilen, denen der tatsächliche Nutzen aus den Dienstleistungen zukommt. Datengrundlagen für Allokationsschlüssel wie bspw. Anzahl der IT-Nutzer, Mitarbeiteranzahl oder Umsatz können entweder direkt aus SAP oder auf Basis externer Verwaltungsdateien für die Kalkulation in der SAC hinzugefügt werden. Im Rahmen der in der SAC hinterlegten Kalkulationslogik werden die Werte für die Allokationsschlüssel berechnet und definiert, welche Allokationsschlüssel für welche Dienstleistungsbereiche genutzt werden sollen. Dabei wird es den Nutzer:innen ermöglicht, dynamische Anpassungen in Bezug auf die verwendeten Allokationsschlüssel oder auch Simulationen verschiedener Alternativen vorzunehmen.
Im Folgenden kann nun die finale Kalkulation der Dienstleistungsgebühren je Leistungsempfänger „auf Knopfdruck“ durchgeführt werden. Dabei werden für alle Konzerndienstleistungen die Ist-Kosten mit den entsprechenden Allokationsschlüsseln auf die Leistungsempfänger verteilt, um einen fremdüblichen Gewinnaufschlag erhöht und auf Abweichungen gegenüber den budgetierten Zahlen überprüft. Als Ergebnis wird in einer Spalte „True-up“ die finale Anpassungshöhe der Dienstleistungsgebühren - z.B. in Form einer Jahresendpassung - ausgewiesen.
Abschließend können die Kalkulationsergebnisse in geeigneten Dashboards adressatengerecht aufbereitet werden. Solche Visualisierungen werden verwendet, um den Nutzer:innen Zusammenhänge aufzuzeigen und helfen ihnen, Trends zu analysieren und Anomalien zu erkennen. Darüber hinaus kann die SAC genutzt werden, um nutzerspezifische Übersichten und Berichte automatisch zu generieren. Im Zusammenhang mit unserem Kostenallokationsmodell liegt dabei ein globales Dashboard für die prozessverantwortlichen Nutzer:innen auf Seite der Steuer- oder Controlling-Abteilungen und des Leistungserbringers nahe, das ihnen Transparenz über das gesamte Dienstleistungsverrechnungsmodell gibt. Diese globale Sicht wird wiederum ergänzt durch landes- bzw. gesellschaftsspezifische Berichte, die für die einzelnen leistungsempfangenden Gesellschaften jeweils die Basis für und Berechnung der ihnen in Rechnung gestellten Dienstleistungsgebühren darlegen und zur Erfüllung der lokalen Dokumentationsanforderungen genutzt werden können.
Das Kostenallokationsmodell für die konzerninterne Dienstleistungsverrechnung kann um bedarfsgerecht zugeschnittene Workflow- und Freigabeprozesse innerhalb der SAC angereichert werden. Auch die automatisierte Rechnungsstellung und Buchung durch Rückschreiben in das SAP Quellsystem ist möglich.
Die Vorteile
Eine Automatisierung der Kalkulations- und Abrechnungsprozesse für globale Dienstleistungsverrechnungen zwischen Konzerngesellschaften mithilfe der SAC, wie sie in unserem Praxisbeispiel dargestellt wurde, ermöglicht eine Vielzahl an Prozessverbesserungen, im Vergleich zu der heutigen Praxis, z.B. einer Allokationskalkulation auf Basis von Excel-Sheets, die in vielen Unternehmen noch zu beobachten ist.
Auf der Grundlage eines standardisierten Prozesses gelingt es, Fehler zu vermeiden und die Koordination zwischen diversen Schnittstellenfunktionen wie beispielsweise dem Controlling, der Steuerabteilung und Accounting, die üblicherweise in solche Kostenallokationsmodelle involviert sind, zu verbessern. Die strukturierte Darstellung der Dienstleistungsverrechnungs-„Story“ und standardisierte Ausgabe von adressatengerechten Dashboards und Berichten erhöht die Transparenz auf Seite der prozessverantwortlichen Schnittstellenfunktionen ebenso wie auf Seite der leistungserbringenden und leistungsempfangenden Gesellschaften. So können zusätzliche Erkenntnisse gewonnen und ohne großen weiteren Zeitaufwand landes- bzw. gesellschaftsspezifische Berichte zur Erfüllung der lokalen Dokumentationsanforderungen direkt mitgeliefert werden.
Dank einer weitgehenden Vermeidung manueller Kalkulations- und Abrechnungsschritte kann der Zeitaufwand für wiederkehrende Routineaufgaben erheblich reduziert und konzerninterne Liquiditätsflüsse im Rahmen von Dienstleistungsbeziehungen planbar gemacht werden. Sofern gewünscht, ermöglicht die vorgestellte Herangehensweise Unternehmen auch ihre Anpassungsprozesse häufiger durchzuführen - z.B. monatlich oder quartalsweise - und so ggf. ausufernden Jahresendpassungsbeträgen, die in Steuerprüfungen regelmäßig als kritisch angesehen werden und volatile Liquiditätseffekte hervorrufen, aktiv vorzubeugen.
