Viele Unternehmen nutzen SAP für Verrechnungspreiszwecke – allerdings meist als „Beifang“ aus vorgegebenen Accounting- und Controlling-Strukturen. Mit SAP S/4HANA besteht eine einzigartige Gelegenheit, um Operational Transfer Pricing (OTP) als eigenen, klar definierten „Kunden“ in der künftigen System- und Prozesslandschaft zu verankern. Wer diese Rolle frühzeitig definiert, investiert in die Zukunft: Die Datenqualität wird erhöht, Handlungsspielräume für eine verbesserte Verrechnungspreissteuerung werden geschaffen und die Verteidigungsfähigkeit in Betriebsprüfungen gestärkt.
Anwendungsfelder von SAP für OTP
Neben der transaktionalen Abwicklung konzerninterner Transaktionen ist SAP für viele OTP-Prozesse der zentrale Datenlieferant:
- Buchungsdaten für konzerninterne Transaktionsflüsse für die Transaktionsmatrix
- GuV-Daten als Grundlage für Margenkontrollen und Verrechnungspreisanpassungen
- Kostenbasis für die Kalkulation von Dienstleistungsentgelten für konzerninterne Services, Umsatzbasis für die Berechnung von konzerninternen Lizenzentgelten, usw.
Typische Herausforderungen bei der Nutzung von SAP für OTP
Mit dem Universal Journal (ACDOCA) bietet SAP S/4HANA eine einheitliche, granulare Datenbasis, in der FI- und CO-Informationen zusammengeführt und in Echtzeit verfügbar sind. In der Praxis zeigt sich jedoch bei vielen Unternehmen, dass diese Datenstruktur primär an den Bedürfnissen von Accounting und Controlling ausgerichtet ist – und eben nicht an der Verrechnungspreissicht, die häufig von Transaktionsgruppen geprägt ist.
Aus Sicht des OTP führt dies oft dazu, dass Transaktionsgruppen aus dem Buchungsstoff nicht direkt erkennbar sind und für Zwecke der Transaktionsmatrix ex post aus Konten, Profit Centern und anderen Merkmalen rekonstruiert werden müssen. Für Gesellschaften, die unterschiedliche Funktionen unter einem Dach vereinen (z.B. Produktion, Vertrieb, Services), fehlt dadurch oft auch eine TP-gerechte Segmentierung ihrer GuV als Ausgangsbasis für eine effektive Margensteuerung und Verrechnungspreisanpassungen.
Eine erhöhte Komplexität der OTP-Aufgaben und Vielzahl manueller Auswertungen sind häufig die Folge. Dies bindet nicht nur zunehmend knappe interne Ressourcen, die fehlende Datentransparenz erhöht zudem mögliche Anpassungsrisiken in der Betriebsprüfung.
Ohne bewusstes Design bleibt daher SAP – trotz moderner S/4-Architektur – für OTP häufig ein Datenlieferant mit Lücken.
Optimierungsansätze in SAP
SAP S/4HANA bietet die Chance, die Weichen bewusst neu zu stellen. Im Idealfall fließen bereits in den Blueprint- und Design-Phasen der S/4-Transformationsprojekte die OTP-Anforderungen systematisch in die Konzeption ein. Das Universal Journal kann bewusst als zentrale Datengrundlage für Verrechnungspreisprozesse ausgestaltet werden. Entscheidend ist, dass die TP-Sicht in Kontenplan, Profit-Center-Logik, Merkmalskonzept und Stammdatenmodell mitgedacht wird.
Ein wesentlicher Hebel liegt in der Gestaltung der Datengrundlagen im Rahmen der Buchungsprozesse. So kann der Buchungsstoff schon bei der Verbuchung gezielt mit TP-spezifischen Merkmalen angereichert werden, die Transaktionsgruppen, Rollen in der Wertschöpfungskette und Funktionsprofile abbilden. Dadurch wird es möglich, die TP-Segmentierung direkt aus SAP abzuleiten, statt sie manuell nachzustellen. Weiterhin erlaubt diese Herangehensweise eine Koexistenz der TP-Segmentierung mit weiteren bereits vorhandenen Segmentierungssichten des Controllings.
Wenn diese Logik im Datenmodell verankert ist, können TP-Segmentierung und Transaktionsmatrix aus dem Buchungsstoff weitgehend automatisiert erzeugt werden: Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen Gesellschaften werden systematisch identifizierbar, Margenabweichungen lassen sich strukturiert analysieren, und Reporting-Strukturen können konsistent auf ACDOCA aufsetzen. Die Anbindung an OTP- und TP-Dokumentations-Software, Reporting-Systeme und Analytics-/ BI-Lösungen wird erleichtert, weil TP-Relevanz nicht erst außerhalb von SAP „nachmodelliert“ werden muss.
Unsere Empfehlung: Proaktive Analyse von Anforderungen und Optimierungspotenzialen
Um OTP als eigenständigen Kunden in SAP zu etablieren, sollten die Anforderungen der Steuerabteilung abgestimmt mit den operativen Verantwortlichen aus Controlling und Accounting gegenüber der IT adressiert werden. Auch wenn sich Steuerabteilungen damit in ein zunächst unvertrautes Umfeld begeben, eröffnen sich so erhebliche Gestaltungsspielräume.
Auf Basis der Erkenntnisse aus vergangenen Betriebsprüfungen und identifizierten Prozessschwächen lassen sich gezielt klare fachliche Anforderungen ableiten, die strukturiert in die System- und Prozessgestaltung einfließen können. In der Vergangenheit wurden Verrechnungspreise vielleicht nur eingeschränkt gesteuert – etwa aufgrund begrenzter Datenverfügbarkeit, unzureichender Granularität oder weil bereits einmal jährlich vorgenommene Anpassungen mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden waren.
Ein integriertes, systemseitig verankertes OTP-Setup ermöglicht es der Steuerfunktion, vom reaktiven Handeln zu einer proaktiven Steuerung im laufenden Geschäftsjahr überzugehen. Im Zielbild werden Anpassungsbedarfe frühzeitig erkannt, Betriebsprüfungsstrategien aktiv gestaltet und zugleich administrative Aufwände reduziert. Standardisierte Prozesse, automatisierte OTP-Kalkulationen sowie klar definierte Governance-Strukturen erhöhen zudem die Prüfungssicherheit und Nachvollziehbarkeit.
Ausgangspunkt ist eine strukturierte Analyse der bestehenden OTP-Prozesse im Hinblick auf die Nutzung von SAP-Daten, Schnittstellen zu anderen Fachbereichen sowie ihre Effizienz und Prüfungsresistenz. Darauf aufbauend wird ein abgestimmtes OTP-Zielbild entwickelt, das die steuerrechtlichen Anforderungen an das Verrechnungspreissystem mit den operativen Bedürfnissen aus Controlling und Accounting vereint. Im Rahmen der Anforderungsdefinition werden das Datenmodell, Merkmalskonzept und Kontierungslogiken im S/4-Zielbild sowie Governance-Regeln aufgestellt und in IT-gerechte Sprache übersetzt.
So entsteht die Grundlage, OTP-Prozesse nicht nur regelkonform, sondern auch effizient, wertschöpfend und zukunftsorientiert in der Systemlandschaft zu verankern.
