Immer mehr Unternehmen entscheiden sich unter Compliance-Gesichtspunkten sowie wegen der enthaftenden Indizwirkung (AEAO zu § 153 AO) dafür, ein internes Steuerkontrollsystem (Tax Compliance Management System „Tax CMS“) einzurichten. Durch die zunehmende Verbreitung solcher Kontrollsysteme wächst auch deren Bedeutung für die steuerliche Außenprüfung. Ab dem kommenden Jahr gewinnt das Tax CMS weiter an Relevanz: Unternehmen, die über ein wirksames Tax CMS verfügen, können mit Erleichterungen bei der Betriebsprüfung rechnen.
Der Bundesrat hat am 16.12.2022 dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22. März 2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts (DAC 7-Umsetzungsgesetz) zugestimmt. Ein Bestandteil dieses Gesetzes stellt die Vorschrift zur Erprobung alternativer Prüfungsmethoden dar.
Die Neuregelung sieht vor, dass den Steuerpflichtigen mit einem bestehenden und wirksamen Tax CMS - auf Antrag - für eine nachfolgende Außenprüfung Beschränkungen der Ermittlungsmaßnahmen durch die Finanzverwaltung zugesagt werden können.
Da die Regelung der Erprobung alternativer Prüfungsmethoden dient, soll sie nach der Einführung zum 01.01.2023 voraussichtlich nach sechs Jahren zunächst automatisch Ende 2029 auslaufen, es sei denn der Gesetzgeber verlängert sie. Hierzu werden die Länder bis Mitte des Jahres 2029 eine Evaluation der Testphase erstellen.
Voraussetzung für die Erleichterung ist, dass die Wirksamkeit des implementierten Tax CMS geprüft wurde und für die erfassten Steuern kein oder nur ein unbeachtliches steuerliches Risiko besteht. Künftige Änderungen hinsichtlich des implementierten Systems müssen der Finanzbehörde umgehend mitgeteilt werden. Darüber hinaus muss das Tax CMS die aktuellen steuerlichen Risiken laufend abbilden.
Die Wirksamkeit kann nur mit einem aktiven, anpassungsfähigen System gewährleistet werden. Ein digital aufgesetztes Tax CMS bietet hierbei die ideale Lösung, um den Anforderungen der Finanzverwaltung gerecht zu werden. Als Kernpunkt werden beim digitalen Tax CMS steuerliche Prozesse revisionssicher in einer Prozessmanagement Plattform (z.B. SAP Signavio) abgebildet und zentral administriert. Dazu werden ergänzend steuerliche Risiken und Kontrollen erfasst, bewertet und den entsprechenden Prozessen bzw. Prozessschritten zugeordnet.
Um ein wirksames Tax CMS zu etablieren, müssen notwendige Kernaufgaben, wie z.B. Prozessreviews, Risiko- und Kontrollbewertung sowie die Einholung der Kontrollbestätigungen, regelmäßig durchgeführt, überwacht und revisionssicher dokumentiert werden. Diese Aufgaben können beispielsweise über digitale Workflows seitens der Steuerfunktion erfolgen bzw. von den Fachabteilungen (Einkauf, Buchhaltung oder HR) eingefordert und dokumentiert werden, sodass deren Durchführung gegenüber der Finanzverwaltung bzw. im Rahmen der Betriebsprüfung nachgewiesen werden kann. Zusätzlich empfiehlt sich ein Blick auf die Systemlandschaft. Oft können Kontrollen mit Hilfe einer fest definierten Prüflogik automatisiert und so der Aufwand seitens der Steuerfunktion reduziert werden.
Ein übergreifendes, zielgruppenorientiertes Monitoring ermöglicht, Prozesse, steuerliche Risiken, Kontrollen sowie Daten bezüglich der Durchführung einzelner Aufgaben übersichtlich und nutzerfreundlich darzustellen. Hierdurch können Handlungsfelder schneller identifiziert und bearbeitet werden.
Mit einem digital aufgesetzten, gepflegten und gelebten Tax CMS ist man für die Anforderungen der Finanzverwaltung sehr gut gerüstet. Denn nur Unternehmen, die alle steuerlichen Risiken und alle Veränderungen im Tax CMS laufend dokumentieren und überwachen sowie diese dem Finanzamt unverzüglich mitteilen können, bzw. per Systemzugriff zur Verfügung stellen können, können zukünftig von den Erleichterungen bei der Betriebsprüfung profitieren. Diese Chance können Unternehmen einfach nutzen, indem Sie ein Tax CMS von Anfang an digital und zukunftssicher implementieren und operationalisieren.
