Die verpflichtende Einführung der Ledger-Technologie in SAP S/4HANA eröffnet neue Potenziale in Hinblick auf die Steuerberichterstattung. „Ledger“ repräsentieren parallele Hauptbücher je Rechnungslegungsstandard, die sowohl gemeinsam als auch separat im System angesprochen werden können. Das „Tax-Ledger“ beschreibt in diesem Zusammenhang das steuerliche Hauptbuch. Die Neuerung im Vergleich zur Vorgängerlogik (sog. „altes Hauptbuch“) besteht im Wesentlichen darin, dass die Abbildung divergierender Wertansätze nicht durch separate Konten je Rechnungslegungsstandard, sondern anhand gemeinsamer Konten unter Nutzung unterschiedlicher Hauptbücher erfolgt. Diese Technologie ermöglicht daher ceteris paribus einen reduzierten Gesamtkontenbedarf, eine erhöhte Transparenz der Steuerberichterstattung (Buchungsbeleg je steuerlichem Wert) sowie weiterführende Ledger-spezifischer Auswertungsmöglichkeiten (z.B. Ledger Vergleich).
Abbildungsmöglichkeiten der Steuerbilanz in SAP S/4HANA
Die Umsetzungstiefe der Steuerbilanz in SAP S/4HANA lässt sich grundlegend anhand der Dimensionen "Vollständigkeit der Steuerbilanz" sowie "Umsetzungsaufwand und Buchungskomplexität" klassifizieren. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht dies anhand von vier beispielhaften Umsetzungs-Szenarien.
Von der reinen Abbildung des Anlagevermögens („Asset accounting only“) über Erweiterungen um zusätzliche Bilanzpositionen - z.B. Rückstellungen - („Hybrid“) bilden die beiden Ansätze „Tax balance light“ und „Tax balance complete“ bereits die gesamte Grundstruktur der Steuerbilanz ab. Der Unterschied besteht lediglich in der Buchungs-Granularität, welche bei „Tax balance light“ („Tax balance complete“) positionsscharf (kontenscharf) erfolgt.
Schlüsselelemente der Tax- Ledger-Operationalisierung
Im Anschluss an die Auswahl des jeweils gewählten Umsetzungsszenarios (basierend auf unternehmensspezifischen Kosten-/Nutzen-Abwägungen) gliedert sich der Kernprozess der Tax-Ledger-Operationalisierung im Wesentlichen gemäß nachfolgender Abbildung entlang der Schritte Wertermittlung, Buchung und Auswertung. Jeder Prozessschritt beinhaltet verschiedene Schlüsselelemente (Abbildung nicht abschließend), die im Rahmen der Umsetzung (insbesondere „Tax balance light“ und „Tax balance complete“) entsprechende Berücksichtigung finden sollten.
Ermittlung steuerlicher Werte
Bereits im initialen Schritt der (in vielen Fällen) manuellen Ermittlung steuerlicher Werte bietet SAP S/4HANA ein breites Spektrum an Automatisierungspotenzial. Neben automatisierten steuerlichen Abschreibungen (inkl. Buchung ins Tax-Ledger) lassen sich beispielsweise im Bereich Vorrats- oder Fremdwährungsbewertung automatisierte Ermittlungs- und Buchungslogiken einbinden. Zur Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs empfiehlt sich an dieser Stelle eine frühzeitige Kommunikation mit der jeweiligen Entwicklungsabteilung.
Steuerliche Buchung
Darauf aufbauend, repräsentiert insbesondere die Buchungslogik ein Schlüsselelement im Rahmen der Buchungsdurchführung. Neben der Buchung dezidierter Einzelwerte je Ledger (Einzelbuchung) lässt sich grundsätzlich das Konzept kaskadierender Buchungsfolgen (Deltabuchung) unterschieden. Bei letzterem Ansatz wird beispielsweise das Tax-Ledger initial mit HGB-Werten befüllt und im Anschluss lediglich die Abweichungen zwischen Steuer- und HGB-Wert (Delta) eingebucht. Weitere Klärungspunkte liegen in der Konfiguration der Sachkonten (bspw. Anpassung der Konteneinstellungen für Ledger-spezifische Buchungen), die Nutzung einer eignen steuerlichen Belegart (zur strukturierte Belegauswertung) oder der Freischaltung einer separaten steuerlichen Periodensteuerung, welche das unabhängige Öffnen und Schließen der Buchungsperioden für das Tax-Ledger ermöglicht. Neben der Einführung eines spezifischen Rollenkonzepts (Steuer-Buchhalter-Rolle) zur Minimierung von Buchungsrisiken sowie die konsistente Prozessdefinition des Buchungsablaufs, ist insbesondere eine sachgerechte Buchungsdokumentation zu berücksichtigen. So können alle Dokumente, welche zur Ermittlung der dezidierten steuerlichen Werte genutzt wurden, mit dem jeweiligen Buchungsbeleg verknüpft werden. Dieses Vorgehen ermöglicht eine langfristige, konsistente und transparente Dokumentation steuerlicher Buchungen auch in Hinblick auf zukünftige Betriebsprüfungen.
Steuerliche Auswertung
Abschließend kann der steuerliche Buchungsstoff systematisch ausgewertet werden. In diesem Zusammenhang bietet (nach Anlage entsprechender Bilanzstrukturen) insbesondere die Fiori App Ledger-Vergleich die Möglichkeit einer Gegenüberstellung verschiedener Rechnungslegungsstandards auf Knopfdruck (z.B. HGB/Steuer, IFRS/Steuer). Dieses Vorgehen kann insbesondere in Bezug auf die Berechnung latenter Steuern einen deutlichen Mehrwert liefern.
Digitalisierungspotential für die Steuerfunktion
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Steuerabteilung einen hohen Nutzen aus der Operationalisierung des Tax Ledgers erfährt. Einerseits wird die Transparenz der steuerlichen Sachverhalte in SAP signifikant erhöht. Andererseits wird der zeitliche Druck im Rahmen des Jahresabschlusses und Steuerklärungserstellung reduziert, da die entsprechenden Datengrundlagen (je nach Abbildungstiefe) auf Knopfdruck auswertbar sind. Die damit einhergehende Dokumentation in SAP kann darüber hinaus eine positive Auswirkung auf die Begleitung von Betriebsprüfungen haben. Die Erfolgswahrscheinlichkeit der Umsetzung ist jedoch eng an frühzeitige, fachbereichsübergreifende Kommunikation sowie eine sachgerechte Berücksichtigung verschiedener Schlüsselelementen geknüpft und kann durch strukturierte Beratungsleistungen zusätzlich unterstützt werden.
