Trotz fortschreitender Digitalisierung gibt es auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung diverser Geschäftsprozesse Hindernisse. Wenn in heterogenen Systemlandschaften Systembrüche nicht durch automatisierte Schnittstellen überbrückt werden können oder in Datenübertragungen menschliche Prüfungshandlungen integriert sein müssen, sind Mitarbeitende erforderlich. Auch bei der Erfassung und Prüfung von Bescheiden wird oft noch manuelles Eingreifen benötigt: technische Unzulänglichkeiten von OCR-Erkennungen erfordern Nachbesserungen und Prüfungen, teilweise sogar gänzlich manuelle Belegerfassungen samt Scanning (z.B. bei Reisekosten).
Dieser manuelle Bedarf ist für Unternehmen teuer. Hochqualifizierten Fachkräften fehlt dafür meist die Kapazität und unregelmäßig verfügbare Arbeitskräfte können diese Arbeiten nicht immer vollständig übernehmen. Punktuell muss Wissen dafür aufgebaut und vorgehalten werden. Skalierbarkeit ist relevant, wenn das Volumen der Tätigkeiten variiert, bei dauerhaft hohen Volumina ohnehin. All das kann durch das Outsourcing an darauf ausgerichtete Nearshore-Shared Service Center aufgefangen werden.
Vorteile des Shared Service Centers
Das erfahrene WTS-Team in Cluj besteht aus akademischen Fachkräften, die kontinuierlich weitergebildet werden. Mit über 80% deutsch- und 100% englischsprachigen Mitarbeitenden und dem dazugehörigen Management-Team wird eine reibungslose Kommunikation gewährleistet. Durch die Auslagerung diverser Tätigkeiten mit hohem manuellem Aufwand können sich Fachteams wieder auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Die wettbewerbsfähigen Kostenstrukturen ermöglichen es, wirtschaftlich effizient zu arbeiten und zeitgleich die prozessuale Umsetzung zu gewährleisten.
Unterstützungsbereiche des Shared Service Centers
- VAT- & Lohnsteuer-Analyse
- Vorbereitung der VAT-Compliance
- USt-ID Prüfung
- Bescheidprüfung Grundsteuer, GewSt, IHK
- IT-User Management
- Projekt- & Accounting-Support
- Befüllen der steuerlichen Tools aus Vorsystemen
- Intrastat-Meldungen
- Erfolgsgeschichten und Beispiele
Best Practices
Ein Best Practice Beispiel für die Unterstützung durch das Shared Service Center ist die manuelle Erfassung umsatzsteuerrelevanter Buchungen in unternehmensspezifischen Systemen. Diese Tätigkeiten erfordern umfangreiche manuelle Unterstützung und sind zeitaufwendig. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an das WTS-Team in Cluj konnten unsere Kunden signifikante Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen.
Ein weiteres Beispiel ist die Unterstützung bei der Belegerfassung. Trotz fortschreitender Digitalisierung muss beim Rechnungseingang, den Reisekosten und sonstigen Bescheiden weiterhin manuell unterstützt werden, damit diese Maßnahmen qualitätssichernd abgewickelt werden. Shared Service Teams übernehmen diese Aufgaben effizient und zuverlässig, was zu einer erheblichen Entlastung auf Kundenseite führt.
Integration und Zusammenarbeit
Diese Dienstleistungen sind besonders für Konzerne mit globaler Präsenz und hohem Transaktionsvolumen geeignet. Durch die direkte Einbindung unseres Teams und den dafür notwendigen Zugriff auf unternehmensinterne Systeme kann eine nahtlose Integration in die bestehenden Prozesse stattfinden. Die vielfältigen Erfahrungen unserer Mitarbeitenden ermöglichen uns die Nutzung bzw. Einführung neuer IT-Systeme, sofern dies für den jeweiligen Prozess erforderlich ist. Dies gewährleistet eine nahtlose Zusammenarbeit und ermöglicht es uns, Ihre spezifischen Anforderungen und Herausforderungen effektiv zu bewältigen.
Unser WTS Shared Service Solutions Team in Cluj bietet eine effektive Lösung zur Auslagerung transaktionaler Tätigkeiten, wodurch Fachteams in Unternehmen entlastet und Ressourcen für strategische Aufgaben freigesetzt werden. Mit einem qualifizierten und mehrsprachigen Team sowie wettbewerbsfähigen Kostenstrukturen sind wir Ihr verlässlicher Partner für effiziente Prozessauslagerung.
