CATHRIN KRÖLL, SENIOR MANAGER (DÜSSELDORF)
In der dynamischen Welt der globalen Wirtschaft stehen multinationale Konzerne vor der ständigen Herausforderung, ihre Finance-Prozesse zu optimieren und an die sich wandelnden Marktbedingungen anzupassen. Transformationsprojekte zur Digitalisierung von Prozessen sind dabei ein unverzichtbares Instrument, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Doch wie lassen sich solche Projekte erfolgreich umsetzen?
Einzigartige Projekte erfordern maßgeschneiderte Lösungen
Ein konkretes Beispiel für ein Transformationsprojekt ist die Einführung eines neuen Tools zur Digitalisierung im Finance-Bereich eines Unternehmens. Hier findet sich meist eine starke Abhängigkeit von stattfindenden Vorprozessen. Diese Vorprozesse umfassen sämtliche operative Aktivitäten, vom Einkauf über die Produktion bis hin zum Vertrieb. Jede dieser Aktivitäten generiert Daten, die in Buchhaltung und Controlling zusammenfließen.
Zur erfolgreichen Digitalisierung spielen hier die Strukturierung und Zentralisierung dieser vorhandenen Daten eine entscheidende Rolle:
- sie sind leicht durch Algorithmen zu verarbeiten und zu analysieren, da sie in einem standardisierten Format vorliegen,
- sie ermöglichen präzise Analysen und Reports, die für fundierte Geschäftsentscheidungen unerlässlich sind,
- sie erleichtern die Integration verschiedener Systeme und Anwendungen, was die Zusammenarbeit und den Datenaustausch innerhalb des Unternehmens erleichtert.
Effiziente Prozesse als Erfolgsfaktor für die nahtlose Digitalisierung:
Die Einführung eines neuen digitalen Tools erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination mit den verschiedenen Bereichen des Unternehmens und Berücksichtigung der bestehenden Prozesse sowie Systeme in den jeweiligen Organisationseinheiten.
Wie kann dies nun in der Praxis erfolgreich gelingen?
Jedes Transformationsvorhaben ist so individuell wie das Unternehmen selbst. Neben der bestehenden Prozess- und IT-Landschaft spielen die spezifischen Ziele, die Unternehmenskultur, die Einstellung der Mitarbeiter und Führungskräfte eine entscheidende Rolle. Diese unternehmensspezifischen Besonderheiten müssen bei der Planung und Umsetzung von Transformationsprojekten berücksichtigt werden. Eine „One-Size-Fits-All-Lösung“ funktioniert hier nicht. Stattdessen ist es entscheidend, die Projektziele klar zu definieren und die Transformationsstrategie exakt darauf abzustimmen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Veränderungen nachhaltig und erfolgreich implementiert werden.
Eine besondere Herausforderung ist, Offenheit und Motivation bei den Mitarbeitern zu erreichen. Sehr oft steckt das Wissen oder die Informationen in einzelnen Mitarbeitern, die es zu begeistern gilt, Wissen und Informationen an einem zentralen Ort zu teilen. Außerdem ändern sich durch Digitalisierungen die täglichen Routinen und Arbeitsweisen und damit etwas Grundlegendes in ihrem beruflichen Alltag. Die Mitarbeiter sind es, die die Veränderungen im Unternehmen in die Praxis umsetzen. Sollten sie sich dagegen wehren und das Neue schlimmstenfalls blockieren, können die geplanten Veränderungen nicht Realität werden. Ganzheitliches Change-Management mit zum Unternehmen individuell passenden Methoden sowie Prozessoptimierungen nach Lean Management steigern die Akzeptanz der Mitarbeiter und bringen Transformationen zum Erfolg.
Was ist Lean Thinking?
Da moderne Transformationsprozesse üblicherweise in Schritten vonstattengehen, ist die Transformation ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Prozesse überprüfen und verbessern, um den sich ändernden Anforderungen und Technologien gerecht zu werden. Dabei ist Lean Thinking der Schlüssel und beschreibt die Fähigkeit der Mitarbeitenden, Optimierung nicht als einmal laufende Projekte zu behandeln, sondern als ständige Aufgabe, die in kleinen Schritten erfolgt. Das Mindset der kontinuierlichen Verbesserung von Arbeitsschritten, das ganzheitliche Denken in End-to-End-Prozessen sowie die Fokussierung auf den Mehrwert aus Kundensicht sind hier im Fokus. Dabei fördern Kreativitätstechniken innovative Ansätze und neue Perspektiven, während Coaching Sessions die persönliche Entwicklung und das Engagement der Mitarbeiter stärken. Teamworkshops ermöglichen eine kollaborative Erarbeitung von Lösungen und fördern den Teamgeist. Prozessanalysen nach Lean Management identifizieren ineffiziente Abläufe und helfen, diese gezielt zu optimieren. Durch die Kombination dieser Methoden wird sichergestellt, dass Transformationsprojekte nicht nur theoretisch geplant, sondern auch praktisch und nachhaltig umgesetzt werden. Lean Thinking ist eine Grundhaltung, die Transformationsprojekte erheblich erleichtert, den Weg für kontinuierliche Optimierung bereitet und zum End-to-End-Verständnis führt.
Fazit
Bevor die Entscheidung für ein passendes digitales Tool getroffen werden kann, müssen zunächst die Menschen und Mitarbeiter im Unternehmen berücksichtigt werden. Ihre Akzeptanz und Bereitschaft zur Veränderung sowie ihr Know-how sind entscheidend für den Erfolg. Anschließend sollten die bestehenden Prozesse genau analysiert und optimiert werden, um sicherzustellen, dass sie effizient und zukunftsfähig sind. Schließlich müssen die vorhandenen Daten strukturiert und zentralisiert werden, um eine fundierte Basis für die Digitalisierung zu schaffen. Erst wenn diese Aspekte sorgfältig betrachtet und integriert wurden, kann die Wahl des geeigneten digitalen Tools getroffen werden, um die Transformation nachhaltig und erfolgreich zu gestalten.
