Umsatzsteuerliche Meldeverpflichtungen verändern sich durch Initiativen wie E-Rechnung und Echtzeitreporting in eine neue Dimension. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, diese Anforderungen durch abgestimmte IT-Lösungen, Prozesse und Datenhaltung zu erfüllen. Viele Unternehmen streben daher eine Implementierung im SAP-Standard an, um eine integrierte Bearbeitung im Quellsystem ohne Medienbrüche zu ermöglichen. Im Folgenden wird ein Weg skizziert, die Transformation erfolgreich zu gestalten, und dabei SAP Document and Reporting Compliance (DRC) als zentrale Komponente einzusetzen.
Die rechtlichen Anforderungen umsetzen
Der erste Schritt ist das Verständnis der rechtlichen Anforderungen und der entsprechenden, organisationsspezifischen Betroffenheit. Der Datenaustausch mit Geschäftspartnern und Behörden umfasst Rechnungen und Meldungen, die im rechtlich vorgegebenen Format authentifiziert ausgetauscht werden müssen. Elektronische Datenformate ermöglichen formelle Validierungen und automatisierte Weiterverarbeitung. Trotz der Vorteile sind unstrukturierte Rechnungen als PDF oder Papierrechnungen noch weit verbreitet. Gesetzesinitiativen wie die ab dem 01.01.2025 in Deutschland ermöglichte elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) und die VIDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age) treiben die Digitalisierung des Datenaustauschs voran. Diese Richtlinien zielen darauf ab, die Mehrwertsteuersysteme der EU durch elektronischen Datenaustausch zu modernisieren.
So wählen Sie die passende Technologie
Mit einem klaren Verständnis der rechtlichen Anforderungen beginnt die Auswahl der passenden Technologie. Viele Unternehmen müssen die Einführung von SAP S/4HANA Tax als neues ERP-System mit der Implementierung von E-Rechnungen und Berichtspflichten koordinieren. Der Wunsch, möglichst nah am „SAP-Standard“ zu bleiben, führt oft zur Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Es gibt auch Lösungen anderer Softwarehersteller wie Vertex oder Thomson Reuters. Eine sorgfältige Evaluierung der marktgängigen Software ist notwendig, um Implementierungs- und Lizenzkosten zu berücksichtigen.
Die Anforderungen an Reportinglösungen sind vielfältig
- Nahtlose Integration in die IT-Systemlandschaft
- Validierungsmöglichkeiten und Umwandlung in menschenlesbare Formate
- Elektronische Schnittstellen zu Meldeportalen und Netzwerken wie Peppol
- Handling relevanter Dateiformate (z.B. XML / EN 16931, ZUGFeRD)
Peppol ist ein etablierter Übertragungsweg für elektronische Dokumente und wird von Behörden wie der Bundesverwaltung genutzt. Die Implementierungserfahrungen und Einführungshinweise für die umsatzsteuerlichen Meldeverpflichtungen mit SAP DRC werden anhand der Anwendungsfälle periodischer Berichte, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen dargestellt.
Die Umsetzung von periodischen Berichten
Die Komponenten für gesetzliche, periodische Berichtspflichten sind Teil von SAP S/4HANA. SAP DRC stellt Templates für diverse Länder zur Verfügung, die steuerartenübergreifend sind. Hauptanwendungsfall ist die Umsatzsteuer-Compliance bzw. Umsatzsteuer-Deklaration. Diese müssen system- und unternehmensspezifisch konfiguriert werden. Für die Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet dies, Steuerkennzeichen auf Felder und Kategorien in den Formularen des jeweiligen Landes zu mappen und erforderliche Vorselektionen der Transaktionsdaten zu definieren.
Elektronischer Dokumentenaustausch und Belegfluss
Um Meldungen elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln, sind technische Voraussetzungen erforderlich. Die SAP Business Technology Platform (BTP) steuert den Dokumentenaustausch. Das eDocument Framework ermöglicht die Anbindung von E-Mail-Postfächern zum Empfang von elektronischen Lieferantenrechnungen. Für SAP S/4HANA Tax bedeutet dies die direkte Anbindung an Module wie MM (Beschaffung), FI (Finanzbuchhaltung) und SD (Vertrieb). Die primäre Implementierungstätigkeit ist technischer Natur und umfasst die Einrichtung von Authentifizierungen, Tokens und Zertifikaten.
Elektronische Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist eine zentrale Anforderung in der digitalen Umsatzsteuer. Eingangsrechnungen können über Peppol, E-Mail oder manuelle Abholung aus Portalen empfangen, validiert und weiterverarbeitet werden. SAP DRC überprüft die regulatorischen Anforderungen und internen Buchhaltungsrichtlinien. Eingangsrechnungen werden automatisch in die Buchhaltungsprozesse eingebunden, was den manuellen Bearbeitungsaufwand reduziert. SAP DRC bietet Workflow-Mechanismen zur Prüfung und Genehmigung von Rechnungen und ermöglicht die revisionssichere Archivierung.
Die Erstellung und Übermittlung von elektronischen Ausgangsrechnungen gewinnen an Bedeutung. SAP DRC ermöglicht die rechtskonforme Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen an Geschäftspartner oder Steuerbehörden. Dabei werden Standards wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol unterstützt. Im globalen Kontext werden länderspezifische Formulare, Schnittstellen und Formate bereitgestellt und fortentwickelt.
Notwendige Vorbereitungen treffen und laufende Prozessverbesserungen umsetzen
Wesentlicher Bestandteil der technologischen Umsetzung ist die passende Auswahl der Softwarelösung, die sorgfältig anhand der organisationsspezifischen Anforderungen getroffen werden sollte. Ob mit SAP DRC oder vergleichbaren Lösungen, es ergeben sich fachliche und technische Herausforderungen. Mit Hinblick auf den wachsenden Handlungsbedarf durch ViDA empfiehlt sich ein zeitnaher Beginn, um die periodischen Berichtspflichten und den Empfang von E-Rechnungen weitestgehend automatisiert sicherzustellen. Ein inkrementeller Ansatz mit stetigen Verbesserungen und einer Strategie zur Integration von Systemen, Geschäftsprozessen und Daten ist empfehlenswert, um ein verlässlicher Partner für Lieferanten, Kunden und Behörden zu sein.
Der Weg zur erfolgreichen Transformation
Die erfolgreiche Umsetzung eines Transformationsprojekts zur digitalen Umsatzsteuer erfordert ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen, eine sorgfältige Auswahl der Technologie und eine schrittweise Implementierung. Mit SAP DRC können Unternehmen „SAP-nah“ die Herausforderungen meistern und die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen.
