Lünendonk Studie „Tax Technology 3.0“

Tax Technology ist in der deutschen Steuerlandschaft von einem Zukunftsthema zu einer strategischen Notwendigkeit geworden. Denn steigende regulatorische Anforderungen, E-Invoicing, internationale Berichtspflichten und Fachkräftemangel erhöhen den Druck auf Steuerfunktionen, ihre Arbeitsweise grundlegend zu verändern. Zudem sind die Erwartungen an den Einsatz neuer Technologien (wie z.B. KI) und das damit verbundene Effizienzpotential sehr hoch.

Viele treibt die Frage um, wie gut Steuerabteilungen – insbesondere in Großunternehmen und Konzernen – auf diesen Wandel vorbereitet sind und wo sie im Hinblick auf Digitalisierung, Automatisierung und KI tatsächlich stehen. Denn auch eine KI kann keine Wunder vollbringen und wird vor allem dann sinnvoll eingesetzt, wenn die Steuerfunktion Transparenz im Hinblick auf zugrunde liegende Prozesse und Daten hat.

Um diese Thematik im Detail zu untersuchen, hat sich WTS als Studienpartner an der Lünendonk®-Studie „Tax Technology 3.0“ beteiligt. Ziel der Studie ist es, eine umfassende Bestandsaufnahme des Status quo zu liefern und sichtbar zu machen, wie Steuerfunktionen heute organisiert sind, welche Herausforderungen sich vor allem im Zusammenhang mit Daten und Systemen ergeben und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit eine umfassende Digitalisierung gelingt.

Dafür wurden im Zeitraum von September bis November 2025 insgesamt 84 deutsche Unternehmen verschiedener Größenklassen – von KMU bis hin zu Konzernen aus zentralen Industriebranchen – standardisiert befragt, um ein möglichst breites und praxisnahes Bild typischer Reifegrade, Umsetzungsansätze und Perspektiven der Steuerfunktion zu gewinnen.

Auf die offene Frage, wie die Steuerfunktion im Jahr 2030 aussehen soll, zeichnen die Antworten ein übereinstimmendes und klares Zielbild:

• Die Steuerfunktion „macht weniger selbst und steuert mehr“. Die Masse standardisierter Arbeiten wird von der Technologie übernommen, während die Einordnung beim Menschen bleibt. Entsprechend wird die eigentliche Arbeit in Bewertung und Beratung liegen, nicht in der Erstellung.
• In diesem Sinne besteht die Steuerfunktion aus einem kleinen, hochqualifizierten, strategisch arbeitenden Team, das als Business Partner agiert, während Compliance weitgehend automatisiert und im Hintergrund läuft.

Insoweit wird erwartet, dass es zu einer strukturellen Entkopplung von Compliance und Beratung kommen wird. Compliance wird als digital integrierte, automatisierte (selbstverständliche) Grundfunktion gesehen; Beratung hingegen als menschliche Kernleistung mit Fokus auf Interpretation, Bewertung und Begleitung von Entscheidungen.

Soweit der durchaus hohe Anspruch an die Entwicklung der Steuerfunktion! Aber wo stehen die Steuerfunktionen heute und wie weit sind sie von ihrem Zielbild entfernt?

Über alle teilnehmenden Unternehmen hinweg liegt der selbst eingeschätzte Digitalisierungsgrad der Steuerfunktion im Durchschnitt bei 3,1 (auf einer Skala von 1 („sehr gering“) bis 5 („sehr hoch“)). Interessanterweise verorten sich Konzerne lediglich bei 2,9.

Auf die Frage, welche Tools hauptsächlich eingesetzt werden, lauten die Antworten wie folgt:

• 94 % Excel/Tabellenkalkulation,
• 85 % ERP-Systeme (z. B. SAP),
• 52 % spezialisierte Steuersoftware,
• 45 % Datenanalyse-Tools,
• 33 % KI-/Automatisierungstools.

Als Hauptquelle für steuerrelevante Daten rangiert Excel zudem mit 61 % auf Rang 2 hinter ERP-Systemen. Insoweit hält die Studie fest: Excel fungiert als Integrations-, Korrektur- und Plausibilisierungsschicht zwischen Systemen und Prozessen, stabilisiert hybride Architekturen und schließt Lücken, wo ERP-Systeme steuerliche Anforderungen nicht vollständig abbilden. Viele steuerliche Auswertungen entstehen erst nachgelagert in Excel; das Tool wird so zum Zwischenlager, Rechenwerkzeug und zur Kontrollinstanz.

Der Digitalisierungsgrad ist insbesondere bei klar strukturierten, regelbasierten Tätigkeiten besonders hoch. Denn auf die Frage, welche Prozesse bereits automatisiert sind, werden mit großem Abstand die Bereiche Umsatzsteuer-Meldungen (57 %) sowie Reporting (54 %) genannt, gefolgt von Steuerdeklarationen (38 %) und Verrechnungspreisdokumentation (28 %).

Insoweit ist es auch folgerichtig, dass E-Invoicing mit großem Abstand (87 %) als der wichtigste Treiber für den Einsatz von Technologie genannt wird (gefolgt von Pillar 2 und BEPS mit 38 %).

Bei KI zeigt sich eine deutliche Diskrepanz zwischen hohen Erwartungen und bislang zurückhaltender Praxis:

• 44 % der Unternehmen setzen derzeit überhaupt keine KI in der Steuerfunktion ein.
• Dort, wo KI genutzt wird, geschieht dies selektiv und operativ, nicht flächendeckend strategisch.

Die häufigsten Einsatzfelder für KI über alle Unternehmen sind:

• Dokumentengenerierung (35 %),
• Chatbots/Anfragebeantwortung, vor allem zur internen Recherche (33 %),
• Invoice-Matching im Umsatzsteuerkontext (25 %),
• VAT-Reporting (18 %),
• Szenarioanalyse/Forecasting (13 %).

Technologisch befinden sich viele Unternehmen damit noch in einer frühen Phase. Technologien wie Generative KI, Machine Learning oder Agentic AI sind häufig entweder in Planung oder in Pilotphasen; produktive Einsätze sind seltener.

Auf die Frage, welche Hemmnisse den Einsatz von Technologie verhindern, nennen Unternehmen die folgenden Aspekte:

• Budgetrestriktionen (71 %),
• herausfordernde Systemintegration (63 %),
• unzureichende Datenqualität (56 %),
• rechtliche Unsicherheit (40 %),
• kulturelle Vorbehalte (18 %),
• sonstige Faktoren (5 %).

Gleichzeitig bewerten 63 % der Unternehmen die Qualität und Verfügbarkeit ihrer steuerlich relevanten Daten als gut oder sehr gut (d.h. mit einem Mittelwert von 3,7 auf einer Skala von 1 bis 5); nur gut ein Drittel stuft sie als mittelmäßig bis schlecht ein. Dieses sog. Datenqualitäts-Paradox erklärt die Studie über den Unterschied zwischen Ergebnis- und Prozessqualität: Für manuelle Verarbeitung erscheinen die Daten ausreichend, für Automatisierung, Integration und KI fehlen hingegen Konsistenz, Standardisierung und Durchgängigkeit. D.h. im Ergebnis sind die Daten noch nicht gut genug, um ohne menschliche Eingriffe weiterverarbeitet zu werden.

Was das Thema Systemintegration angeht, ist festzustellen, dass lediglich 23 % der befragten Unternehmen ihre SAP S/4HANA-Transformation abgeschlossen haben. 24 % befinden sich hingegen in Umsetzung. D.h. bei zahlreichen Unternehmen existieren alte und neue Systeme nebeneinander, was die Einführung von Automatisierungslösungen für Steuerzwecke zusätzlich erschwert.

Die Studie zeigt eine Steuerfunktion, die ihren Digitalisierungsgrad überwiegend als „mittel“ einschätzt, sich intensiv auf Excel als zentrales Arbeitsinstrument verlässt, zurückhaltend KI einsetzt und mit heterogenen ERP-Landschaften sowie einer mäßigen Datenqualität und Budgetrestriktionen kämpft. 

Demgegenüber stehen ambitionierte Zukunftsbilder: 2030 sollen Deklaration und Compliance weitgehend systemisch im Hintergrund laufen, KI soll vorbereiten, und die Steuerfunktion soll als strategischer Business Partner bzw. als kleines, hochqualifiziertes Beratungsteam agieren.

Die Studie macht deutlich, dass zwischen diesem Zielbild und dem heutigen Zustand noch eine große Lücke liegt, die es zu überbrücken gilt. Lediglich im Bereich Umsatzsteuer-Meldung und Reporting scheint bereits ein hoher Digitalisierungsgrad erreicht zu sein. Deutlich wird auch, dass die Lücke zwischen Status quo und Zielbild nicht durch einzelne oder einen intensiveren Einsatz von IT-Tools geschlossen wird. Damit eine Digitalisierung auch im Steuerbereich gelingen kann, muss vielmehr die zugrunde liegende IT-Architektur stimmen. Insoweit bedarf es umfassender Digitalisierungs- und Datenstrategien, in denen die Steuerfunktion als integraler Bestandteil eine zentrale Rolle spielt. Denn nur dann können Hemmnisse – wie eine unzureichende Datenqualität oder eine mangelnde Systemintegration – nachhaltig beseitigt werden.

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