Erstattungsprozesse konzerninterner Quellensteuern in multinationalen Konzernen

In international tätigen Unternehmensgruppen bestehen regelmäßig ausgeprägte konzerninterne Leistungsbeziehungen. Von Relevanz sind insbesondere grenzüberschreitende Projekte, die Überlassung von Markenrechten oder auch die Erbringung zentraler Dienstleistungen der Konzernmutter an lokale Konzerneinheiten im Ausland. Auf die hieraus resultierenden Zahlungen der im Ausland ansässigen Konzerngesellschaften an die deutsche Konzernmutter ist im Quellenstaat häufig eine Quellensteuer (engl. Withholding Tax, nachfolgend auch: „WHT“) einzubehalten. Während die deutsche Muttergesellschaft ertragsteuerlich in der Regel Steuerschuldner der lokalen Quellensteuer ist, tritt die ausländische Tochtergesellschaft nach lokalem Steuerrecht zumeist als Haftungsschuldner auf und ist verpflichtet, die WHT ordnungsgemäß einzubehalten und an die zuständige Steuerbehörde abzuführen. Die praktische Relevanz dieser Konstellationen in großen, global agierenden Konzernen ist erheblich: Quellensteuer aus derartigen Leistungsbeziehungen fällt häufig in bis zu 1.000 Einzelfällen pro Jahr an, strukturabhängig nicht selten sogar deutlich mehr.

Aus praktischer Sicht kollidiert diese Einbehaltungs- und Abführungspflicht häufig mit automatisierten Rechnungsprozessen, die konzernweit über ERP-Systeme und Cash-Pooling-Strukturen abgewickelt werden. Ein manueller Eingriff wird hier bei Rechnungsausgleich nur eingeschränkt zugelassen. Zugleich stellt sich aus deutscher Perspektive die Frage, ob die Voraussetzungen für eine steuerliche Ermäßigung im Wege des Anrechnungs- bzw. Abzugsverfahrens nach § 34c EStG i.V.m. § 26 KStG erfüllt sind. Beispielhaft zu nennen sind die Nachweispflichten gemäß § 34c Abs. 7 EStG i.V.m. § 68b EStDV, die regelmäßig durch Vorlage eines Steuerbescheids oder eines Zahlungsnachweises zu erfüllen sind. Für die Beschaffung dieser Nachweise ist die aktive Mitwirkung der ausländischen Tochtergesellschaft zwingend erforderlich.

Im Rahmen des WTS Business Partnerings und unserer Tätigkeit im WTS-internen Center of Excellence Withholding Tax sind wir fortlaufend in die Konzeption, Implementierung und Durchführung solcher konzerninternen Prozesse eingebunden. Dabei zeigt sich ein konsistentes Bild: Große, global agierende Konzerne verfolgen zwar eine weitgehend einheitliche Grundlogik im Umgang mit konzerninterner Quellensteuer, die konkrete Ausgestaltung der Prozesse unterscheidet sich jedoch teils erheblich im Detail.

I. Einheitliche Grundstruktur konzerninterner Erstattungsprozesse

Ausgangspunkt ist regelmäßig eine konzerninterne Rechnung der deutschen Muttergesellschaft an eine ausländische Konzerneinheit. Die Rechnung löst im Ausland einen oft automatisierten Zahlungs- bzw. Verrechnungsprozess aus: Nach formaler Validierung der Rechnungsdaten wird der Rechnungsbetrag im Rahmen des konzernweiten Zahlungsverkehrs – häufig eingebettet in Cash-Pooling-Strukturen – in voller Höhe gegenüber der deutschen Konzernmutter ausgeglichen. Ein unmittelbarer, cashwirksamer Einbehalt der lokalen WHT vom Rechnungsbetrag erfolgt in diesem Verfahrensstadium nicht. Dies gilt unabhängig von der konkret vereinbarten (Brutto- oder Netto-)Steuerklausel, da zu diesem Zeitpunkt keine Prüfung dahingehend vorgenommen wird, ob und wenn ja, welche Steuerklausel vereinbart wurde.

Im Anschluss prüft die ausländische Tochtergesellschaft, ob auf die betreffende Zahlung nach dem einschlägigen lokalen Steuerrecht Quellensteuer einzubehalten ist. Je nach Ausgestaltung der lokalen Prozesse erfolgt die Prüfung auf WHT-Relevanz händisch oder automatisiert, beispielsweise unter Heranziehung von Materialcodes in der Rechnung. Eine etwaig einzubehaltende Steuer führt die ausländische Gesellschaft in ihrer Funktion als Haftungsschuldner an das zuständige lokale Finanzamt ab. Zu diesem Zeitpunkt ist die ausländische Konzerneinheit mit der WHT wirtschaftlich belastet und kann die Quellensteuer ausschließlich als sonstigen betrieblichen Aufwand erfassen. Eine Erfassung als Steueraufwand kommt nicht in Betracht, da es sich in der Regel nicht um eigenen Steueraufwand der Einheit handelt.

Zur Übertragung der Steuerbelastung auf die deutsche Muttergesellschaft beantragt die ausländische Gesellschaft anschließend die Erstattung der bereits abgeführten WHT im Rahmen eines standardisierten konzerninternen Prozesses. Die deutsche Konzernmutter unterzieht diesen Erstattungsantrag ihrerseits einem formalisierten Prüfverfahren, dessen konkrete Ausgestaltung je nach Konzern variiert und das regelmäßig die Vorlage einer Steuerbescheinigung oder eines vergleichbaren Zahlungsnachweises vorsieht.

Im Regelfall erstattet die deutsche Muttergesellschaft die entsprechende Quellensteuer erst nach erfolgreichem Abschluss des Prüfverfahrens. Die ausländische Tochtergesellschaft wird hierdurch wirtschaftlich von der WHT neutral gestellt. In der Rechnungslegung der Konzernmutter wird die ausländische WHT als eigener Steueraufwand erfasst. Die Ergebnisse des unterjährig durchgeführten Prüfprozesses bilden sodann die maßgebliche Grundlage für die steuerliche Qualifizierung im Rahmen der deutschen Steuererklärung und des Tax Reportings.

Grundlogik des Erstattungsprozesses in multinationalen Konzernen

II. Heterogene Ausprägungen konzerninterner Erstattungsprozesse im Vergleich

Auf Grundlage der zuvor dargestellten Grundstruktur werden im Folgenden die zentralen, in der Praxis beobachteten Unterschiede aufgezeigt. Nachfolgend werden häufig beobachtete Vorgehensweisen vorgestellt, weitere Ausgestaltungen kommen vor.

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III. Resümee

Solange nicht lediglich eine überschaubare Anzahl von Quellensteuersachverhalten vorliegt, ist aus unserer Sicht die Implementierung eines – wie auch immer gestalteten – Erstattungsprozesses grundsätzlich sinnvoll und empfehlenswert. Zwar sind Einführung und laufende Durchführung eines solchen Prozesses mit Aufwand verbunden; die nachgelagerte Vorgehensweise, im Rahmen der Steuererklärung sämtliche für die Beurteilung erforderlichen Informationen bei den ausländischen Gesellschaften einzusammeln, führt erfahrungsgemäß jedoch zu einem deutlich höheren administrativen und koordinativen Aufwand.

Bildnachweis: Westend 61, Joseffson