Um Arbeitgeber zu entlasten und alltägliche Prozesse zu vereinfachen, liegt endlich ein Vorschlag vor, wonach Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern künftig die wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem bußgeldbewährten Nachweisgesetz nicht mehr in Schriftform, sondern lediglich in Textform mitteilen müssen. Dies würde bedeuten, dass kein schriftliches unterschriebenes Dokument mehr erforderlich ist, sondern die elektronische Form genügt (mit Ausnahme der Vertragsteile, für die die Schriftform zwingend ist).
Hintergrund
Das neue Nachweisgesetz (NachwG), in seiner aktuellen Form zum 01. August 2022 in Kraft getreten, verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Arbeitsbedingungen eines jeden Arbeitsverhältnisses, wie Arbeitszeit und Ruhepausen, die Tätigkeitsbeschreibung sowie die Kündigungsfristen und weitere im Gesetz festgelegte Bedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Hintergrund dieser Anforderungen war eine neue EU-Richtlinie, die entsprechend in deutsches Recht umzusetzen war.
Um den Anforderungen zu entsprechen, stehen Arbeitgebern bislang zwei Gestaltungsvarianten offen: entweder können diese Bedingungen in den schriftlichen Arbeitsvertrag aufgenommen oder in einer gesonderten Übersicht schriftlich niedergelegt (in Nasstinte unterzeichnet) und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Unabhängig von der gewählten Variante bedeutete die Umsetzung dieser Anforderungen für viele Arbeitgeber in den letzten Jahren eine sehr aufwändige Anpassung, die sowohl hinsichtlich Bestandsmitarbeitern als auch bei Neueinstellungen zu berücksichtigen und mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden ist. Bei Nichteinhaltung droht ein Bußgeld.
Änderung im Rahmen des neuen Bürokratieentlastungsgesetzes IV
Um diesen - insbesondere bürokratischen - Aufwand abzufedern, kündigte der Bundesjustizminister Dr. Marco Buschmann in einem Brief am 21.03.2024 an, dass „im Nachweisgesetz künftig der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden soll“. Sein erklärtes Ziel ist die Bekämpfung des „Bürokratie-Burnouts“.
Es muss sichergestellt werden, dass der Nachweis über die wesentlichen Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Es bedarf keiner Zustimmung durch den Arbeitnehmer. Sofern Arbeitnehmer explizit einen schriftlichen Nachweis verlangen, müssen Arbeitgeber diesem aber nachkommen.
Diese Maßnahme soll einen Bestandteil des neuen Bürokratieentlastungsgesetzes IV bilden. Weitere Regelungen, die das neue Gesetz enthalten soll, sind unter anderem verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wie Rechnungsbelege und Lohn- und Gehaltlisten sowie Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung. Auch in weiteren Bereichen des Bürgerlichen Gesetzbuches sowie des Gesellschaftsrechts soll die Schriftform zur Textform herabgestuft werden.
Bevor das Gesetz in Kraft treten kann, muss es aber noch Bundestag und Bundesrat passieren und dort beraten und beschlossen werden. Wann das Gesetz in Kraft treten wird, bleibt offen.
Ausblick und Empfehlungen für die Praxis
Wir empfehlen, das Gesetzgebungsverfahren genau zu verfolgen. Bis zum Inkrafttreten ist weiterhin auf die Einhaltung der Schriftform in Bezug auf die wesentlichen Vertragsbedingungen zu achten.
Für Arbeitgeber, die bislang noch nicht den Anforderungen des Nachweisgesetzes nachgekommen sind, ist anzuraten, dies schnellstmöglich nachzuholen. Wenn das Gesetz wie geplant in Kraft tritt, bedeutet das zwar eine gewisse Erleichterung durch die elektronische Übersendungsmöglichkeit, ändert aber nichts an der grundsätzlichen Verpflichtung eines jeden Arbeitgebers, die wesentlichen Arbeitsbedingungen zusammenzustellen und dem Arbeitnehmer darüber Auskunft zu erteilen.
Unberührt bleiben wird das Schriftformerfordernis für Vertragsbestandteile wie bspw. Befristungen, Beendigungen mit Erreichen des Renteneintrittsalters und nachvertragliche Wettbewerbsverbote. Sofern solche Regelungen Bestandteil des Arbeitsvertrages sein sollen, wird ein solcher Arbeitsvertrag auch künftig mit Nasstinte zu unterzeichnen sein.
