Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung

Die Finanzverwaltung hat nunmehr das zweite BMF-Schreiben zur elektronischen Rechnung veröffentlicht. Neben Ergänzungen des bisherigen BMF-Schreibens vom 15.10.2024 beinhaltet es umfangreiche Anpassungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.

So wird u. a. in Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 5 UStAE n. F. der Umgang mit Anlagen zur E-Rechnung präzisiert: Für eine ordnungsgemäße E-Rechnung müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung sein. Der bloße Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, soll diesen Vorgaben nicht gerecht werden, da dies eine elektronische Verarbeitung der Pflichtangaben verhindert.

Darüber hinaus unterscheidet die Finanzverwaltung nunmehr drei Kategorien möglicher Fehler in E-Rechnungen, sog. Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Formatfehler (vgl. Abschn. 14.1 Abs. 11 Satz 4 UStAE n. F.) sollen vorliegen, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen entspricht oder wenn das zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger vereinbarte Format keine richtige und vollständige Datenextraktion zulässt. Dabei soll es unerheblich sein, welcher Art die Formatfehler sind, da die Datei dann nicht der Voraussetzung des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht. Liegen derartige Formatfehler vor, soll die Rechnung lediglich als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format anzusehen sein, aber eben gerade nicht mehr als E-Rechnung gelten.

Zudem knüpft die Finanzverwaltung unterschiedliche Fehler(-folgen) an die Einhaltung der Geschäftsregeln. Geschäftsregeln sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. Grundsätzlich stuft die Finanzverwaltung jeden Verstoß in einer Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln als sog. Geschäftsregelfehler ein (vgl. Abschn. 14.1 Abs. 11 Satz 6 UStAE n. F.). Hinsichtlich der umsatzsteuerrechtlichen Konsequenzen wird dann jedoch weiter differenziert. Beziehen sich diese Geschäftsregelverstöße, z. B. das Fehlen einer Angabe, auf die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben einer Rechnung, soll von einem sog. Inhaltsfehler ausgegangen werden (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 1 Sätze 7, 8 UStAE n. F.). In Fällen von Inhaltsfehlern soll keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen und das Recht des Leistungsempfängers auf einen Vorsteuerabzug auf Basis dieser Rechnung wäre grundsätzlich ausgeschlossen. Betrifft der Geschäftsregelfehler hingegen andere Elemente der Rechnungsdatei (z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung), sollen diese umsatzsteuerlich unbeachtlich sein.

Vor diesem Hintergrund weist die Finanzverwaltung in dem BMF-Schreiben ferner ausdrücklich darauf hin, dass durch die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung das Vorliegen etwaiger Format- oder Geschäftsregelfehler geprüft werden kann. Ein Unternehmer soll sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen dürfen. Gleichzeitig stellt die Finanzverwaltung aber klar, dass die Validierung einer E-Rechnung jedoch nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung einer Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit (Rechnungseingangsprüfung) ersetzen kann, sondern ihn hierbei lediglich unterstützt (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 11 UStAE n. F.).

Das BMF-Schreiben soll auf alle Umsätze anzuwenden sein, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt wurden bzw. werden, wobei die Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 zu beachten sind.

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