Gestiegene steuerstrafund bußgeldrechtliche Risiken
In den letzten Jahren sind die steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Risiken für Unternehmen, ihre Organe und leitenden Mitarbeiter deutlich gestiegen. Gemäß dem Anwendungserlass des BMF vom 23.05.2016 zu § 153 AO kann ein eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem zur Erfüllung der steuerlichen Pflichten (Steuer IKS) bei der Berichtigung fehlerhafter Steuererklärungen als Indiz „gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit“ gewertet werden. Das Steuer IKS soll die fristgerechte Abgabe richtiger Steuererklärungen sicherstellen. Es muss daher systematisch die Risiken, die zur Abgabe fehlerhafter Steuererklärungen führen können, durch Kontrollen und andere erforderliche risikobegrenzende Maßnahmen über alle Unternehmensbereiche hinweg abdecken.
Steuerliche Fehlerquellen in operativen Tätigkeiten
Ein Steuer IKS wird oft als alleinige Aufgabe der Steuerabteilung angesehen. Hierbei wird übersehen, dass Fehler, die dazu führen können, dass steuerlich relevante Daten fehlerhaft in Steuererklärungen Eingang finden, oft in den (vorgelagerten) operativen Prozessen bei der Datenerfassung, Datenverarbeitung oder Datenübertragung entstehen. So können z.B. eine Verwendung falscher Steuerkennzeichen bei der Erfassung von Umsatzerlösen oder eine Änderung üblicher Incoterms bei Bestellungen zu umsatzsteuerlichen Konsequenzen und dadurch zu einer fehlerhaften Umsatzsteuererklärung führen. Die systematische Aufdeckung der hierbei entstehenden Fehler ist durch die Steuerabteilung vielfach nicht oder nur sehr kostenintensiv möglich.
Steuerlich relevante Fehler sollten daher i.d.R. durch Kontrollen an der Fehlerquelle vermieden bzw. aufgedeckt und behoben werden. Das bedeutet allerdings auch, dass bei den betroffenen Mitarbeitern in den einzelnen Unternehmensbereichen das Bewusstsein für die steuerlichen Auswirkungen und Fehlerquellen ihrer Tätigkeiten und Entscheidungen vorhanden sein bzw. (immer wieder) geschaffen werden muss.
Transparenz über sämtliche steuerlich relevante Prozesse zur Erreichung der Tax Compliance
Transparenz der steuerlich relevanten Schritte, Fehlerquellen und Kontrollen in den operativen und administrativen Prozessen ist sehr bedeutend zur Errichtung eines wirksamen Steuer IKS. Ohne diese Transparenz wird ein Unternehmen kaum den Nachweis führen können, dass es sichergestellt hat, dass es seine steuerlichen Pflichten i.S.d. §§ 150, 153 AO erfüllen kann. Außerdem erschwert mangelnde Transparenz bei Fehlern, die erst durch die Steuerabteilung oder sogar eine steuerliche Außenprüfung aufgedeckt werden, die Ursachenfindung bzw. Eingrenzung und macht die Fehlerbehebung sehr zeit- und damit kostenaufwendig. Solche Kosten können durch ein angemessenes, wirksames Steuer IKS signifikant reduziert werden.
Risiko-Kontroll-Matrix als Werkzeug zur effizienten Fehlereingrenzung
Ein sehr hilfreiches Werkzeug zur Dokumentation der identifizierten steuerlichen Risiken und der zugehörigen vom Unternehmen implementierten Kontrollen und sonstigen risikobegrenzenden Maßnahmen ist eine sog. Risiko-Kontroll-Matrix. Diese Risiko-Kontroll-Matrix vereinfacht erheblich den Nachweis des Steuer IKS, dokumentiert eindeutig die Verantwortlichkeiten für steuerliche Risiken und die entsprechenden Kontrollen im gesamten Unternehmen, vereinfacht die Durchführung der Überwachung der Wirksamkeit des Steuer IKS, hilft bei der effizienten Fehlereingrenzung und erleichtert auch die Diskussion der Auswirkungen von Prozessänderungen im Hinblick auf erforderliche Anpassungen des Steuer IKS.
Effektivität und Kosteneinsparungen durch Einbindung sämtlicher Unternehmensbereiche
Die Durchführung von Maßnahmen zur Sicherstellung der Tax Compliance liegt also nicht allein im Aufgabengebiet der Steuerabteilung, sondern betrifft sämtliche Unternehmensbereiche. Die Implementierung eines Steuer IKS stellt eine große Chance für Unternehmen dar, ihre IT- und Prozesslandschaft zu verbessern und mehr Transparenz über Steuerthemen zu bekommen. Dadurch sind ggfs. erhebliche Effizienz- und evtl. Qualitätssteigerungen in der Steuerfunktion möglich.
Kooperativer Compliance-Ansatz
Ein Steuer IKS muss im Zusammenhang mit einem steuerlichen Risiko-Management-Systems gesehen und als Teil eines kooperativen ComplianceAnsatzes, also offene Kommunikation mit Finanzverwaltung zu Prozessen, Kontrollen und simulierten Betriebsprüfungen, verstanden werden.
