Die WTS hat erfolgreich den Go-Live ihrer innovativen Workmanagement-Plattform zur steuerlichen Beurteilung von grenzüberschreitendem Projektgeschäft abgeschlossen.
Die global genutzte Lösung unterstützt die Beurteilung und die Abwicklung von Geschäftsprojekten wie z.B. Betriebsstätten durch Aufgaben- und Projektmanagement, Kollaborations- und Benachrichtigungstools und ein leistungsfähiges Reporting. Damit werden Arbeitsabläufe optimiert, die Zusammenarbeit in internationalen Teams verbessert und ein vollständiger Überblick über alle Projekte während ihres gesamten Lebenszyklus gewährleistet. Die neue Plattform wurde in Zusammenarbeit mit Siemens Energy entwickelt.
Steuerliche Implikationen bei Projekten im Ausland
Projekttätigkeiten im Ausland - wie sie häufig im Maschinen- und Anlagenbau, der IT-Industrie, dem Dienstleistungssektor, aber auch vielen weiteren Branchen vorkommen - stellen Steuerabteilungen vor erhebliche Herausforderungen. Dies liegt darin begründet, dass sich die lokalen Steuerregelungen im Ausland untereinander als auch in Bezug auf die im eigenen Staat geltende Gesetzgebung mitunter deutlich voneinander unterscheiden, weshalb dies im Management bei der Projektgestaltung, -kalkulation und -realisierung unbedingt berücksichtigt werden muss, um unangenehme Überraschungen von Beginn an zu vermeiden.
Im Bereich der steuerlichen Beurteilung von grenzüberschreitenden Geschäftsprojekten werden die Projekte von WTS in der Regel über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleitet. Angefangen bei der Angebotserstellung, über die Vertragsverhandlungen bis zu allen Fragen während der Abwicklung eines internationalen Projektes. Nur so können steuerliche Implikationen frühzeitig erkannt und in der Profitabilitätskalkulation berücksichtigt, sowie die steuerliche Compliance im In- und Ausland sichergestellt werden. Hier kommt nun eine Workmanagement-Plattform zum Einsatz, die bei allen Prozessschritten unterstützt.
Workmanagement-Plattform zur Sicherung steuerlicher Compliance
Dieser wichtige Meilenstein wurde in enger Zusammenarbeit mit Siemens Energy geplant und Mitte November 2023 erreicht. Die neue Anwendung löst ein Altsystem ab, dessen Funktionsumfang mit der neuen Version deutlich erweitert wurde. Zudem wurden die Workflows optimiert und ein großer Fokus auf die Verbesserung der User Experience gelegt. Das Management internationaler Projekte wird dadurch wesentlich effizienter gestaltet und die Anwendung leistet zudem einen großen Beitrag, den ständig steigenden Anforderungen an Reporting und Compliance von Geschäftsprojekten gerecht zu werden.
Die Implementierung der Software begann mit einer sorgfältigen Bedarfsanalyse, bei der die Anforderungen von Siemens Energy im Mittelpunkt standen. Gemeinsam mit den Experten von WTS wurden die bestehenden Prozesse und Abläufe genau unter die Lupe genommen, sowie Bedarfe und Optimierungspotenziale identifiziert. Anschließend wurde ein maßgeschneiderter Plan für die Programmierung und Implementierung der Software entwickelt, um sicherzustellen, dass alle spezifischen Anforderungen des Kunden erfüllt sind. Dabei mussten neben den laufenden Projektdaten und -Dokumenten auch die vergangenen Projekte aus dem Altsystem in neue Software migriert werden. Damit können diese jetzt als umfangreicher und internationaler Erfahrungsschatz für vergleichende Analysen und Beurteilungen genutzt und ausgewertet werden.
Eine Plattform, viele Vorteile
Mit Hilfe der von WTS entwickelten Plattform ist es gelungen, innerhalb von 10 Monaten die komplette Workmanagement-Lösung bereitzustellen. Ein Erfolgsfaktor für die Umsetzung war die enge Zusammenarbeit erfahrener WTS-Experten im Prozessmanagement und der Steuerberatung. Die Workmanagement-Software ist eine umfassende Lösung, die die kollaborative Arbeit von Anwendern aus unterschiedlichen Abteilungen und Ländern durch die digitale Darstellung von Projekten unterstützt. Die Software ermöglicht eine präzise Zuweisung von Aufgaben an die verantwortlichen Personen, die Überwachung von Fristen und die systematische Abarbeitung der Tasks entlang eines definierten Prozesses. Durch diese Funktionalitäten fördert die Workmanagement-Software eine effiziente und transparente Zusammenarbeit, wodurch Teams in der Lage sind, ihre Projekte und Aufgaben optimal zu organisieren und erfolgreich umzusetzen.
Die Lösung verbessert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensabteilungen über Landesgrenzen hinweg - insbesondere den operativen Bereichen und der Steuerabteilung, aber auch zu den Steuer-Experten von WTS, da Informationen reibungslos zwischen den Prozessbeteiligten ausgetauscht werden können (Ende-zu-Ende). Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, über das Dashboard die zu bearbeitenden Anträge in Echtzeit im kompletten Workmanagement zu verfolgen und zu analysieren. Zusätzlich unterstützen umfangreiche Reporting Funktionalitäten die Steuerabteilung bei ihrer täglichen Arbeit, und bieten die benötigte Transparenz für einen international tätigen Konzern.
Die Plattform und die multimandantenfähige Infrastruktur bilden die Grundlage dafür, dass der Kern der Funktionalität als Standard-Lösung extrahiert und als Software as a Service auch anderen Unternehmen mit grenzüberschreitendem Projektgeschäft angeboten werden kann. Darüber hinaus sind auf der technischen Basis weitere Derivate für andere Anwendungsfälle in Planung. Neben Anwendungen im Bereich der Umsatz-, Quellen- oder Ertragsteuer sind hier im Zusammenhang mit internationalen Aktivitäten insbesondere die Themen Zoll-Management, Business Traveller und Work-from-Anywhere zu nennen. Hier bietet sich aus steuerlicher Sicht eine enge Verzahnung mit der Anwendung zum grenzüberschreitenden Projektgeschäft an, um die entstehenden Daten aus der jeweiligen Anwendung ohne Mehraufwand und Systembruch nutzen zu können.
Der Go-Live der Software der WTS markiert einen bedeutenden Schritt für die WTS und Siemens Energy als Erstkunden auf dem gemeinsamen Weg zu noch effizienteren Prozessen in der Zusammenarbeit. Die enge Kollaboration hat die Entwicklung einer Lösung ermöglicht, die perfekt auf die Anforderungen internationaler Projekte zugeschnitten ist.
