Wahrscheinlich befinden Sie sich gerade noch im Jahresabschluss-Stress und mussten schon den ein oder anderen persönlichen Vorsatz für das neue Jahr wegen Zeitmangel über Bord werfen, denn das Fitnessstudio liegt eben nicht auf dem direkten Heimweg und Fastfood geht mittags auch schneller als die Salatbar. Aber welche geschäftlichen Vorsätze für das neue Geschäftsjahr haben Sie sich vorgenommen, um in der Zukunft im Finanz- und Rechnungswesen effizienter zu arbeiten?
Bevor nun beim Schlagwort „Digitalisierung“ kollektive Langeweile einsetzt, ein paar ganz konkrete Vorschläge:
Erinnern Sie sich an den Planungsprozess für 2019? Sie haben sich in Q3 und Q4 mit Excel-Tapeten, PowerPoint-Schlachten und Flipchart-Malereien theoretisch und statistisch auf das nun real gewordene neue Jahr vorbereitet. Endlose Runden, um Zahlen zu verifizieren und Präsentationen zu überarbeiten, um am Ende einen Plan zu haben, wie 2019 aussehen soll. Wenn Sie in Zukunft effizienter planen wollen, sollten Sie über den Einsatz von Planungstools nachdenken. Nicht nur der Praktikant wird über seine Zeit bei Ihnen besser berichten, auch Ihren Mitarbeiter, die sich vor langem mit diesem Wahnsinn abgefunden haben, werden Ihnen danken.
Während der Jahresabschlussarbeiten sammelt sich auch wieder eine ganze Menge transaktionales Tagesgeschäft an, welches irgendjemand abfangen muss. Zusätzlich zu dem, was über den Jahreswechsel eh schon liegen geblieben ist. Haben Sie schon über Unterstützung durch einen Roboter im Finanzbereich nachgedacht – oder über eine Software zur Automatisierung von Prozessen (RPA)? Seine Einsatzzeiten sind kaum limitiert, er verursacht keinen Stau an der Kaffeemaschine und hilft Ihnen letzten Endes Engpässe zu entschärfen – und das nicht nur während den Jahresabschlussarbeiten.
Zu diesem transaktionalen Tagesgeschäft gehören auch einige Stapel an Rechnungen. Und während kaum einer Ihrer Lieferanten Rechnungen in einem echten elektronischen Format, bspw. im ZUGFeRD-Format, stellt, sind zu allem Überfluss für viele Rechnungen keine Bestellungen vorhanden. Bei solchen Prozessproblemen hilft kein Roboter. Hier muss der Prozess untersucht werden, um diese compliance-kritischen Prozessmängel zu verstehen. Process Mining schafft hier Abhilfe. Die Technologie verwertet Log-Files, die während der einzelnen Prozessschritte entstehen und kann so erklären, wann und wo der reguläre Bestellprozess verlassen wird. Manuelle Nacharbeiten können dann, wenn die Fehlerquelle identifiziert und optimiert wurde, verringert werden.
Vor kurzem fand außerdem noch das schmerzhafte Ereignis Anlageninventur statt, nachdem die Finanzverwaltung diese Übung zur Unzeit angeordnet hat. Zur Überraschung aller Beteiligten war es gar nicht so einfach, verlagerte und verschrottete Anlagen zu identifizieren. Und neben diesen beiden Abgangsarten gibt es nun auch noch „anderweitig abhandengekommen“. Schmerzen sind hier aber in Zukunft völlig fehl am Platz, genauso wie kreative Neuschöpfungen bei Abgangsarten. Mit dem Einsatz von RFID-Technologie könnten Sie dem nächsten Inventurereignis entspannt entgegen sehen. Ihre Anlagegegenstände werden mit einem RFID-Label versehen. Das vereinfacht die Aufnahme und Bestandsverwaltung erheblich.
Nun bleiben noch die Wirtschaftsprüfer. Dieses Jahr wird es schwierig sich effizient aus der Affäre zu ziehen. Aber für den Jahresabschluss 2019 besteht hier eine Chance. Haben Sie erst einmal alle Prozesse dokumentiert, visualisiert und digitalisiert, freut sich nicht nur der Wirtschaftsprüfer, sondern auch Ihre wichtigste Ressource: Zeit. Insbesondere Ein- und Ausgangsrechnungen und die dazugehörigen Workflows gehören im Jahr 2019 endgültig digitalisiert. Hier zählt nun keine Ausrede mehr. Und die Prüfer können sich im ERP selbst die benötigten Belege beschaffen. Ohne zeitraubende Anforderung bei Ihnen.
Am Ende bleibt Ihnen dann auch persönlich mehr Zeit für die Salatbar und das Fitness-Studio, sogar mit Umweg.
