Die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten birgt enorme Potenziale für Unternehmen, aber auch beträchtliche Risiken: Eine McKinsey-Studie zeigt, dass durchschnittlich 45% der Budgets von Digitalisierungsprojekten überschritten und der erwarteten Nutzen um 56% unterschritten werden. Woran das liegt und, wie diese Risiken reduziert werden können, zeigen wir in diesem Beitrag. Der Begriff „Discovery Phase“ ist der agilen Softwareentwicklung entlehnt, in der ein „Discovery Sprint“ der eigentlichen Produktentwicklung vorangestellt wird.
Das Set-Up eines Discovery Sprints sieht vor, dass ein kleines interdisziplinäres Team aus Fachexperten mit Mitarbeitern der unterschiedlichen Bereiche und Abteilungen einer Organisation einige Wochen fokussiert zusammenarbeiten, um organisatorische Probleme oder Herausforderungen umfassend zu erkunden. Der Zweck besteht vordergründig darin, bisher nicht gänzlich erkannte Probleme und Chancen zu identifizieren, nicht jedoch, sie innerhalb dieses Zeitfensters zu lösen, denn Ziel ist das schnelle Ausrollen von Prototypen und das unmittelbare Testen an echten Nutzern. Diese Praxis gilt als Erfolgstreiber, weil eine einfache Kosten-Nutzen-Analyse bei Softwareentwicklungen ergibt, dass die potenziellen Kosten eines Projekt- oder Produktversagens deutlich höher sein werden als die Aufwendungen eines Discovery Sprints.
Dieses vorteilhafte Vorgehen aus der Produkt-Entwicklung lässt sich mit Ansätzen aus der agilen wie methodischen Strategie-Arbeit auf das weite Feld von Digitalisierungsprojekte anwenden.
Der richtige Zeitpunkt für eine Discovery Phase
Eine Discovery Phase sollte immer zu Beginn von komplexen Projekten durchgeführt und wiederholt werden, wenn der Projektfortschritt stagniert oder der Kurs geändert wird. Auslöser für eine Discovery Phase können sein:
- Unternehmensfusionen
- Änderung von Schlüsselakteuren
- Grundlegende Veränderungen am Markt
- Vor der Implementierung neuer Tools oder Systeme
- Wenn bestehende Tools oder Systeme nicht mehr den aktuellen oder angestrebten technologischen Standards entsprechen oder störanfällig sind
- Wenn Unternehmensprozesse störanfällig oder ineffizient sind
Praxisbeispiel
Wie eine Discovery Phase bei einem Mandanten mit dem Auftrag „Einführung eines neuen Umsatzsteuer Reporting Tools“ umgesetzt wurde, erläutern wir folgend: In der Discovery Phase wurde das Umfeld des designierten neuen Tools analysiert, insbesondere fanden dabei neben Systemumgebung und Prozessen die Sichtweisen aller direkt und indirekt Beteiligten Berücksichtigung.
In der Analysephase, dem ersten Teil der Discovery Phase (siehe Grafik), konnten wir Pain Points in den aktuellen Prozessen identifizieren, die fehlerhafte Stammdaten mit Auswirkungen auf steuerliche Behandlungen beinhalteten. Erst die genaue Ausarbeitung der Problemstellung und damit auch der Fragen, ermöglichte die Identifikation der Fehlerquellen, die mit der Einführung eines neuen Reporting-Tools nicht beseitigt worden wären.
Das genaue und schrittweise Vorgehen beinhaltet die Analyse und die konkrete Definition der Kern-Herausforderung als Ausgangspunkt, um ein übergreifendes Denken zu fördern. Auf Basis dieser gemeinsam erkannten führenden Herausforderung werden Handlungsoptionen entwickelt, die mögliche Wege vom Ist- zum Soll-Zustand weisen, und erst dann werden Maßnahmen abgeleitet, um die ausgewählte Handlungsoption umzusetzen (siehe Grafik). Das Resultat dieser Vorgehensweise ist eine ganzheitliche Strategie, die nicht nur die kurzfristige Einführung des neuen Tools priorisiert, sondern initial die Ursachen identifiziert, wo Menschen und Prozessen erst in Einklang gebracht werden müssen, bevor ein neues System ins Spiel gebracht werden kann. Durch die aktive Einbindung der beteiligten Mitarbeiter in den Veränderungsprozess, wird das gemeinsame Verantwortungsbewusstsein gefördert.
Fiktives Szenario ohne Discovery Phase
Stellen wir nun dem ein zweites, fiktives Szenario gegenüber, bei der die Projektinitiation ohne Discovery Phase stattfindet, sprich die Fokussierung nur auf die kurzfristige Einführung des neuen Umsatzsteuer Reporting Tools erfolgt. Der Blick richtet sich primär auf die Funktion des Tools zur Erstellung und Verwaltung von Reports. Die Prämisse: Die Implementierung des neuen Tools wird die gewünschten Verbesserungen bringen und von den Mitarbeitenden nahtlos akzeptiert. Die Einstellung der Mitarbeitenden und Stakeholder, sowie die vorhandenen Prozesse und die Systemumgebung blieben unbeachtet.
Die Komplikationen bei diesem Ansatz liegen auf der Hand: Die Pain Points im Bereich der Stammdatenpflege, Fehler in den Datenzuflüssen und Ineffizienzen in den Prozessen wären weder entdeckt, noch hätten sie behoben werden können. Ohne eine ganzheitliche Kontext-Analyse wären falsche Schlüsse gezogen und eine Vorgehensweise gewählt worden, die zu einem unausgereiften Ziel führt: Eine pauschale Tooleinführung anstelle eines passgenauen Tools, das von den Mitarbeitenden akzeptiert wird und sich in die optimierten Prozesse ganzheitlich einfügt.
Fazit
Die Gegenüberstellung verdeutlicht, dass die Discovery Phase nicht nur dazu dient, Oberflächenprobleme zu identifizieren, sondern die tieferliegenden Ursachen und Wechselwirkungen aufzuzeigen. Gezielte Analyse und Diagnose schaffen eine fundamentale Grundlage für eine ganzheitliche Harmonisierung zuallererst von Menschen und Prozessen. Mit einer frühzeitig durchgeführten Discovery Phase wird nicht nur das kurzfristige Ziel erreicht, z.B. ein neues Tool zu implementieren, sondern durch die gemeinsam durchgeführte Umfeldanalyse ein erster Grundstein gelegt für einen langfristig akzeptierten Transformationsprozess in einer Organisation.
