Dass Geschäftsprozesse selten nach Idealvorstellungen verlaufen, ist kein Geheimnis. In der Realität verlaufen Prozesse oftmals viel unstrukturierter, komplexer und weniger eindeutig als in definierten Soll-Prozessen ab. Doch an welchen Stellen kommt es zu Abweichungen vom Soll-Prozess? Wieso sind Prozesse ineffizient? Und welche Workarounds führen zu Mehrarbeit? Diese und noch viele weitere Fragen lassen sich mit Hilfe von Process Mining beantworten. Doch wie genau funktioniert das?
Process Mining ist eine Technologie zur systematischen Analyse und Auswertung von Geschäftsprozessen. Ausgangsbasis des Process Minings bilden sogenannte Log-Daten, die in Systemen durch jeden Prozessschritt generiert werden. Log-Daten enthalten neben den Informationen zur vorgenommenen Eingabe/Änderung im System, den Zeitstempel sowie den Erfasser der Eingabe/Änderung. Anhand dieses „digitalen Footprints“ ist es der Process Mining Software möglich, den zeitlichen Verlauf der Prozessschritte zu rekonstruieren und die verschiedenen Prozessvarianten zu visualisieren.
Der wesentliche Vorteil im Vergleich zu herkömmlichen Prozessanalysen auf Basis von Interviews liegt darin, dass die Prozesse auf Basis einer objektiven Datenbasis visualisiert und analysiert werden können. Während aus deskriptiven Beschreibungen von Mitarbeitern oftmals geradlinige Prozesse entstehen, können durch Process Mining alle Prozessvarianten transparent gemacht werden. Neben der Information, welche Prozessschritte wann und wie häufig stattfinden, können somit auch Durchlaufzeiten analysiert und unnötige prozessverzögernde Schleifen identifiziert werden. Führende Process Mining Anbieter ermöglichen eine direkte Datenanbindung an das Quellsystem, wodurch das Tracking der Prozesse nahezu in Echtzeit möglich wird.
Neben der systematischen Analyse der verschiedensten Prozessvarianten kann Process Mining jedoch auch zur Compliance Prüfung, zur Automatisierung oder zur Ad-hoc Analyse von Finanzkennzahlen eingesetzt werden. Insbesondere entsteht hierbei Wertschöpfungspotenzial durch die End-to-End Betrachtung der Prozesse. Im Rahmen des Order-to-Cash Prozesses, dem Prozess von der Erstellung eines Kundenauftrags bis hin zur Auszifferung der Rechnung, können beispielsweise folgende KPIs getrackt werden:
Die Automation Rate: stellt den Anteil der automatisierbaren Prozessschritte dar. So kann identifiziert werden, welche Schritte bereits vollautomatisiert ablaufen und bei welchen Prozessschritten noch Automatisierungspotential besteht.
Die Rework Rate: stellt den Anteil der Prozessschritte und die damit verbundenen Aktivitäten dar, bei denen nachträglich Änderungen vorgenommen wurden. Änderung an Preisen, Lieferterminen oder Zahlungsbedingungen nehmen zusätzlich Zeit in Anspruch und können die Durchlaufzeit der Prozesse maßgeblich verlängern.
Die Unpaid Order Rate: stellt den Anteil der Bestellungen dar, bei denen die Rechnungen nicht rechtzeitig durch den Kunden bezahlt wurden. Darüber hinaus kann getrackt werden, in welcher Mahnstufe sich Kunden befinden, wodurch sich Process Mining auch für ein verbessertes Forderungsmanagement einsetzen lässt.
Der wohl größte Vorteil des KPI-Trackings ist die wertmäßige Konkretisierung des Optimierungspotentials. Dadurch können Unternehmen transparente und datengetriebene strategische Entscheidungen treffen, Optimierungspotentiale beziffern, den Fortschritt der Optimierung bemessen und die langfristige Einhaltung der Maßnahmen sichern.
Mit dem KPI Tracking bietet das Process Mining neben der Prozessanalyse als Kernnutzen einen weiteren Mehrwert, der vielen Unternehmen hohe Einsparungen ermöglichen kann. Sprechen Sie uns gern an, wenn Sie mehr über Lösungen für Ihr Unternehmen in Erfahrung bringen möchten.
Autoren: Lea Hau & August Gutsche
