International Payroll Management

Zu unseren Payroll-Services für internationale Mitarbeitereinsätze gehören die Ermittlung der steuerfreien Zeiträume im In- und Ausland sowie die steuerliche Aufteilung des Arbeitslohns nach DBA / ATE gemäß den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Der nach DBA/ATE steuerfreigestellte Arbeitslohn bildet die Grundlage für die anschließende Berechnung von hypothetischen Steuern (HYPOTAX).

Nach erfolgter Abrechnung steht die Erzeugung von Gehaltsbescheinigungen für die Versteuerung im Ausland, den sog. Auslandslohnbescheinigungen, im Fokus unserer Dienstleistungen. Die anschließende Synchronisation der in- und ausländischen Gehaltsabrechnung erfolgt durch unsere Experten wahlweise in Zusammenarbeit mit dem eigenen Steuerberatern unseres Mandanten oder den weltweiten Partnern der WTS-Global.

Diese Prozesse begleiten wir sowohl auf monatlicher Basis als auch im Rahmen der sog. Jahresendkorrekturen, die der Gesetzgeber dem Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres auferlegt.

Bei nach DBA oder ATE steuerfrei gestelltem Arbeitslohn ist seit einigen Jahren die Abgabe der sog. Anlage N-AUS zur persönlichen Einkommensteuererklärung des Mitarbeiters verpflichtend. Die hierfür erforderlichen Informationen liegen dem Arbeitnehmer jedoch nicht oder nicht detailliert genug vor. Aufgrund seiner Fürsorgepflichten gegenüber dem Mitarbeiter, ist der Arbeitgeber daher zur Mitwirkung verpflichtet.

Die automatisierte Erzeugung dieser Anlagen direkt aus den Gehaltsdaten gehört zu unseren Dienstleistung im Bereich International Payroll Advisory / Global Payroll Management dar.

In allen Inbound-Fällen mit wirtschaftlichem Arbeitgeber in Deutschland unterstützt unser Experten-Team bei der Implementierung und Durchführung von Schattenabrechnungen (Shadow Payroll). Hierzu zählen die Ermittlung des in Deutschland zu versteuernden Arbeitslohns, die Bestimmung der persönlichen Steuerpflicht des Mitarbeiters inklusive der Beantragung aller notwendigen Formulare (z.B. Lohnsteuerabzugsbescheinigung) sowie die Einrichtung der passenden Lohnarten in Ihrer Gehaltsabrechnung.

Wir von der WTS stehen unseren Mandanten ebenfalls zur Seite, sollte einmal etwas nicht glatt laufen. Wir erstellen Anzeigen nach § 41c (4) EStG über nicht bzw. nicht ordnungsgemäß durchgeführten Lohnsteuerabzug und unterstützen bei und nach einer Lohnsteueraußenprüfung.

Sofern gewünscht, werden von uns auf Basis des Abrechnungsergebnisses Ausgleichs- und Nachteilsberechnungen durchgeführt. Beispiele hierfür sind:

• Progressionsnachteilsausgleich
• Tax Equalization- oder Tax Proctection-Berechnungen
• Aufteilung von Steuerschulden bei Nettolohnvereinbarungen

Als weitere Nebenleistungen auf dem Gebiet Gehaltsabrechnung bei globalen Mitarbeitereinsätzen unterstützen wir die Dokumentation der o.g. Berechnungen für den Mitarbeiter, das In- und Ausland sowie für etwaige Lohnsteuer-Außenprüfungen.

Unsere Services werden komplettiert durch die Beratung zu allen Mobility-Themen rund um die Entgeltabrechnung, u.a. zu Payroll-Prozessen sowie zu Besonderheiten Ihres Abrechnungssystems bei Auslandssachverhalten. Hierfür stellen wir auf Wunsch zertifizierte SAP©- oder Datev-Experten zur Verfügung.

Neben den obigen Themen stehen die Digitalisierung und Automatisierung der Abrechnungsprozesse unserer Mandanten im Fokus unserer Tätigkeit. Daher zählen zu unseren weiteren Leistungen u.a.:

• Fachliche Konzeption von Global-Mobility-IT-Lösungen
• Beratung zu IT-Prozessen zwischen HR, Payroll und Ausland / Steuerberater
• Mitarbeit bei IT- bzw. Payroll-Projekten für Mitarbeiterentsendungen
• Angebot diverser SAP©-Add-Ons für entsendungsspezifische Sachverhalte
• Offline-Schnittstellen für alle gängigen Abrechnungssysteme zur Erbringung der WTS-Services

Unser Portfolio wird in ausgewählten Ländern durch das Angebot umfassender Leistungen rund um die ausländische (Schatten-)Gehaltsabrechnung einschließlich der erforderlichen gesetzlichen Registrierungspflichten komplettiert.

Zu unseren Dienstleistungen gehört u.a. die Veranstaltung von Entsendemeetings mit Expatriates zur Erläuterung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen aus ihrer Entsendung im Heimat- wie im Gastland. Zudem unterstützen wir die Arbeitnehmer unserer Mandanten bei der Registrierung zum Erhalt von Steuer- und/oder Sozialversicherungsnummer im Ausland.

Für unsere Mandanten als Arbeitgeber stellen wir die Lohnsteuer-Compliance im Ausland sicher: Für die Versteuerung und Verbeitragung von SV der in das Ausland entsendeten Mitarbeiter, ermitteln wir das im Ausland (ggf. anteilig) steuerpflichtige Gehalt nach nationalem Recht. Dies geschieht anhand der vom Arbeitgeber übermittelten Gehaltsdaten und Einsatzzeiträumen.

Auf Basis dieser Werte führen wir die ausländische (Schatten-)Gehaltsabrechnung durch und nehmen die Übermittlung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmeldungen an die ausländischen Behörden vor.

Darüber hinaus sind die Erstellung und Übermittlung von Jahresmeldungen sowie von Anträgen auf Einkommensteuervorauszahlungen und die Erstellung der ausländischen Einkommensteuererklärungen Eckpfeiler unserer Tätigkeit. Zusätzlich beraten wir den Arbeitgeber zur steuerlichen Optimierung von Gehaltskomponenten, abgestimmt auf das jeweilige nationale Steuerrecht.

Der Schwerpunkt unserer Tätigkeiten im Ausland liegt momentan auf der Abwicklung der Schattenabrechnung und Einkommensteuer für in Finnland sowie in Norwegen eingesetzte Mitarbeiter. Weitere Länder werden bei Bedarf nach Absprache gerne ebenfalls unterstützt.