Einrichtung und Betrieb einer Meldestelle leicht gemacht! Setzen Sie die gesetzlichen Anforderungen schnell, einfach und kostengünstig um mit dem WhistleblowerManager by wts. Mit unserem Hinweisgeberschutzsystem können potenzielle Verstöße frühzeitig erkannt und angemessen darauf reagiert werden, um finanzielle und rechtliche Risiken zu minimieren. Wir bieten Ihnen eine rechtssichere und anwenderfreundliche Lösung zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und für die Förderung einer ethischen Unternehmenskultur.
Der Gesetzgeber hat den Schutz von hinweisgebenden Personen und Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind oder sonst davon betroffen sind, im Hinweisgeberschutzgesetz geregelt, das zum 2. Juli 2023 in Kraft getreten ist. Geschützt werden alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. Der Gesetzgeber hat zu diesem Zweck Beschäftigungsgeber - in der Regel solche mit mehr als 50 Arbeitnehmer - dazu verpflichtet, ein Hinweisgeberschutzsystem (Meldestelle) einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können.
Was sich aufwendig anhört, lässt sich heute schnell, einfach und rechtssicher lösen. Mit der Implementierung unseres digitalen Hinweisgeberschutzsystems WhistleblowerManager by wts erhalten Ihre Mitarbeitenden einen sicheren und vertraulichen Zugang zu einer Meldestelle, über die sie Verstöße, Missstände oder illegale Aktivitäten anonym melden können. Unser WhistleblowerManager bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Hinweise einfach und sicher über verschiedene Kanäle wie Web, E-Mail oder Telefon zu übermitteln. Wir gewährleisten die Vertraulichkeit und Anonymität der Hinweisgeber und stellen sicher, dass ihre Identität geschützt bleibt.
Unser WhistleblowerManager übernimmt im Rahmen weitgehend automatisierter Prozesse die Verwaltung und Weiterbearbeitung der eingehenden Hinweise. Auf Wunsch übernehmen geschulte Compliance-Teams in unserem Legal Operate Bereich die Aufgaben, eingehende Meldungen schnell zu prüfen, zu analysieren, Empfehlungen für angemessene Maßnahmen vorzuschlagen, die Umsetzung zu begleiten und zu überwachen. Der WhistleblowerManager bietet Funktionen wie Fristenkontrolle, automatisierte Kommunikation sowie Eskalationsprozesse, um sicherzustellen, dass wichtige Hinweise nicht übersehen werden, sowie Tools zur sicheren Kommunikation mit den Hinweisgebern.
Im Rahmen unserer Professional Services arbeiten wir eng mit Ihrer Rechtsabteilung oder Compliance-Teams zusammen, um sicherzustellen, dass der WhistleblowerManager optimal an die spezifischen Anforderungen und Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst wird. Wir unterstützen unsere Mandanten auch bei der Umsetzung eines proaktiven Hinweisgeberschutzprogramms. Wir bieten Schulungen und Ressourcen, um das Bewusstsein für den Wert von Hinweisgebern zu schärfen und ein Umfeld zu schaffen, das Offenheit und Verantwortlichkeit fördert.
Vertrauen Sie auf unsere langjährige Erfahrung und unser Engagement für Compliance, um Ihr Unternehmen vor Risiken zu schützen und eine Kultur der Integrität zu fördern.
Unsere Leistungen beim WhistleblowerManager by wts im Überblick:
Basisleistungen
Unser WhistleblowerManager ist ein Hinweisgeberschutzsystem, das nach den gesetzlichen Anforderungen konzipiert wurde. Es umfasst in der Basisversion folgende Leistungen:
Betrieb der digitalen Meldestelle
- Einrichtung und Betrieb einer Meldestelle, über die Beschäftigte und dem Beschäftigungsgeber überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer an die Informationen über Verstöße melden können;
- Öffnung der Meldestelle für Dritte, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten mit dem jeweiligen zur Einrichtung der internen Meldestelle verpflichteten Beschäftigungsgeber oder mit der jeweiligen Organisationseinheit in Kontakt stehen;
- Entgegennahme von Meldungen in mündlicher Form (Telefon oder andere Art der Sprachübermittlung) oder digital in Textform, sowie Verwaltung und Bearbeitung der Meldungen;
- Ermöglichung der Abgabe anonymer Meldungen einschließlich Bearbeitung anonym eingehender Meldungen;
- Rollen- und Berechtigungskonzept einschließlich Sicherstellung des Zugriffs für die Personen, die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständig sind;
- Fristenverwaltung, -kontrolle und Organisation des Austauschs mittels persönlicher Zusammenkunft oder im Wege von Telefon- / Videokonferenzen;
- Die Dokumentation und Archivierung erfolgt revisionssicher entsprechend der regulatorischen Anforderungen
Führung des Verfahrens
- Fristgerechte Bestätigung des Eingangs einer Meldung gegenüber der hinweisgebenden Person;
- Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt;
- Kontakt- und Ansprechpartner für die hinweisgebende Person;
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung;
- Anforderungen ergänzender Informationen von der hinweisgebenden Person;
- Vorschlag für angemessene Folgemaßnahmen gegenüber Ihrem Unternehmen;
- Fristgerechte Rückmeldung an den Hinweisgeber, gegebenenfalls mit der Mitteilung über geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie deren Gründe
Vorbereitung und Empfehlung Folgemaßnahmen
Im Rahmen des Vorschlags für angemessene Folgemaßnahmen gegenüber dem Mandanten kommen insbesondere folgende Maßnahmen in Betracht:
- Einleitung und Durchführung einer internen Untersuchung in Ihrem Unternehmen oder bei der jeweiligen Organisationseinheit;
- Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen;
- Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen;
- Abgabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an (i) eine bei dem Beschäftigungsgeber oder der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder (ii) eine zuständige Behörde;
- Kommunikation mit dem Hinweisgeber
Premiumleistungen
Unser WhistleblowerManager kann in der Premiumversion auf die spezifischen Anforderungen unserer Mandanten angepasst werden:
Prozessberatung
- Wir arbeiten eng mit Ihrer Rechtsabteilung oder Compliance-Teams zusammen, um sicherzustellen, dass unser WhistleblowerManager optimal an die spezifischen Anforderungen und Richtlinien Ihres Unternehmens angepasst wird;
- Wir unterstützen unsere Mandanten auch bei der Umsetzung eines proaktiven Hinweisgeberschutzprogramms
Customizing
- Mit der von uns eingesetzten Technologie passen wir uns auf Wunsch nahtlos an Ihre Organisation und Prozesse an;
- Einrichtung von Schnittstellen zu bestehenden Systemen auf Wunsch
Weitere Leistungen
- Erstellung einer internen Unternehmensrichtlinie zum Hinweisgeberschutz
- Schulungen und Bereitstellung weiterer Ressourcen
- Weitere Beratung und Koordination nach Bedarf
Das im Rahmen einer Beauftragung mit den Aufgaben einer Meldestelle eingesetzte Personal der wts ist bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig, insbesondere ist sichergestellt, dass die Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen. Es ist außerdem sichergestellt, dass das mit den Aufgaben der Meldestelle eingesetzte Personal über die notwendige Fachkunde verfügt.
Auf Wunsch bestätigen wir die Einhaltung der entsprechenden Organisationspflichten des Vorstands oder der Geschäftsführung unseres Mandanten zur Reduzierung von persönlichen Haftungsrisiken.
