Liebe Leserinnen und Leser,
Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Der Jahreswechsel 2025/2026 steht damit auch symbolisch für das Ende der ersten Halbzeit: Die zur Einführung geschaffenen Übergangsfristen dürften für den Großteil der Unternehmen am 31.12.2026 enden. Spätestens ab diesem Zeitpunkt müssen E-Rechnungen nicht nur empfangen werden können, sondern für die einschlägigen Umsätze auch ausgestellt werden können. Rückblickend auf das Jahr 2025 kann man festhalten, dass sich sowohl die Unternehmensseite als auch die Finanzverwaltung den Herausforderungen der Umsetzung gestellt haben.
Ein Zwischenfazit müsste dahingehend lauten, dass die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben an eine E-Rechnung jetzt deutlich präziser sind, die technischen Aspekte und Rahmenbedingungen von der Finanzverwaltung jedoch eher stiefmütterlich behandelt werden. Die Aussagen beschränken sich u. a. auf knappe Erläuterungen zur Nutzung von Übermittlungswegen der E-Rechnung, etwaige Lösungsmöglichkeiten zur Erteilung von Schlussrechnungen (da bestimmte E-Rechnungsformate eine mit dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass konforme Abbildung nicht erlauben würden). Mit BMF-Schreiben vom 15.10.2025 hat die Finanzverwaltung allerdings ihre Vorstellung zur (technischen) Prüfung von eingehenden E-Rechnungen offengelegt. Unternehmen sollen künftig nicht nur prüfen müssen, ob alle Pflichtangaben im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind, sondern auch, ob die E-Rechnung den geforderten Syntax- und Semantikregeln entspricht. Fehler werden in Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler unterschieden, welche unterschiedliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die volle Tragweite dieser Vorgaben ergibt sich erst nach Ablauf der Übergangsfristen, kann dann aber dazu führen, dass Unternehmer ohne eine geeignete Validierungsanwendung den Verlust des Vorsteuerabzugs riskieren.
Die Fortentwicklung der Aussagen der Finanzverwaltung verdeutlicht aber auch, dass die E-Rechnung nicht lediglich die „Umgewöhnung“ auf ein neues Rechnungsformat bedeutet. Der Übergang auf das strukturierte elektronische Format bedeutet vielmehr, dass die in der papierbasierten Rechnungswelt zulässigen Verweise auf Dokumente und Unterlagen, welche die Rechnung ergänzen, bei E-Rechnungen nur noch in deutlich reduziertem Umfang möglich sind. So ist beispielsweise der Verweis auf den Lieferschein zur Angabe des Leistungsdatums hinfällig. Auch die Bezugnahme auf Verträge zur genauen Leistungsbeschreibung – hinfällig! Der bloße Verweis auf bestehende Rabatt- und Skontovereinbarungen ohne deren detaillierte Bezeichnung – hinfällig! Die vorstehenden Beispiele verdeutlichen (einmal mehr), dass es die Umstellung auf die E-Rechnung erforderlich macht, derzeit im Unternehmen vorhandene Daten aufzubereiten, zusammenzuführen und in die technische Lösung für die E-Rechnungsstellung überzuleiten, um sie letztlich in syntaxkonformer Art und Weise in die E-Rechnung zu integrieren.
Für den Ausblick auf die Zeit bis zum 31.12.2026 bleibt die Erkenntnis, dass die E-Rechnung wohl weiterhin ein „bewegliches Ziel“ darstellt. Denn es ist nicht auszuschließen, dass die Finanzverwaltung auch im nächsten Jahr tiefergehende Vorgaben an die inhaltliche, ggf. sogar technische Ausgestaltung der E-Rechnung treffen wird. Dennoch ist spätestens jetzt der richtige Zeitpunkt, die Umsetzung der E-Rechnung aktiv anzugehen. Wer nicht zeitnah handelt, riskiert ab 2027 erhebliche Nachteile – daher sollte die Einführung jetzt konsequent vorbereitet und umgesetzt werden.
Gerne unterstützen wir Sie bei allen relevanten Fragestellungen in diesem Zusammenhang!
Ihre
Nils Bleckmann & Martin Keuschnik
