EWKFondsG – Erstmalige Prüfpflicht bringt Unternehmen unter Handlungsdruck

Unternehmen, die Einwegkunststoffprodukte in Deutschland erstmals auf dem Markt bereitstellen oder aus dem Ausland an Endnutzer in Deutschland verkaufen, müssen ihre jährliche Herstellermeldung über DIVID an das Umweltbundesamt übermitteln. Gesetzlicher Stichtag ist grundsätzlich der 15. Mai des Folgejahres.

Für viele Unternehmen bekommt diese Meldung jetzt eine neue Qualität. Nach der Übergangslösung für das Bezugsjahr 2024 läuft die Mengenmeldung 2025 erstmals wieder im regulären Prüfungsrahmen. Damit wird aus einer reinen Mengenmeldung ein Prüfprojekt. Entscheidend ist nicht nur, welche Kilogrammwerte gemeldet werden, sondern ob diese Werte sauber hergeleitet, dokumentiert und einem externen Prüfer nachvollziehbar erklärt werden können.

Nicht jede Meldung ist prüfpflichtig. Die Prüf- und Bestätigungspflicht entfällt grundsätzlich, wenn im vorangegangenen Kalenderjahr insgesamt weniger als 100 kg betroffene Einwegkunststoffprodukte erstmals auf dem Markt bereitgestellt oder verkauft wurden. In der Praxis ist diese Schwelle aber nur der zweite Schritt. Zuerst muss belastbar geklärt werden, welche Produkte überhaupt in den Anwendungsbereich des EWKFondsG fallen und welcher Produktart sie zuzuordnen sind. Genau diese Abgrenzung ist eines der zentralen Prüffelder.

Die Prüfleitlinien betrachten nicht nur das Endergebnis der Meldung. Sie prüfen auch, ob Registerdaten, Produktzuordnung, Stammdatenpflege, interne Prozesse und die Herleitung der gemeldeten Massen schlüssig sind. Besonders relevant ist das für Unternehmen, die ihre Meldemengen aus ERP-, Warenwirtschafts- oder sonstigen IT-Systemen ableiten. Dann genügt regelmäßig nicht nur eine Endauswertung in Excel. Vielmehr muss die Systemlogik hinter der Massenermittlung nachvollziehbar und prüfbar sein.

Eine Vor-Ort-Prüfung ist nicht automatisch bei jeder Prüfung vorgeschrieben. Sie kann aber erforderlich werden, wenn die Prüfung nur unter Einbeziehung der EDV-Systeme des Herstellers sachgerecht durchgeführt werden kann oder wenn vertiefte Prüfungshandlungen notwendig werden.

Gerade bei erstmaligen Prüfungen sollten Unternehmen dieses Risiko organisatorisch mitdenken. Wer Datenpfade, Ansprechpartner und Systemzugriffe erst kurz vor Fristende zusammenstellt, erhöht die Wahrscheinlichkeit von Rückfragen und Verzögerungen.

Aus Unternehmenssicht sollte die EWKF-Meldung deshalb frühzeitig prüfungsreif aufgebaut werden. Zunächst ist zu klären, ob überhaupt eine Prüfpflicht besteht. Danach sollten Produktlisten, Stammdaten, Datenquellen, Mengenableitung und Nachweise strukturiert zusammengeführt werden.

Ebenso wichtig ist die frühzeitige Einbindung des Prüfers. Hier sind auch die aktuell begrenzten Prüferkapazitäten zu beachten. Denn die Meldung ist erst dann vollständig vorbereitet, wenn auch Prüfbericht und Prüfbestätigung organisatorisch eingeplant sind und in DIVID hinterlegt werden können.

Für viele Hersteller markiert die Mengenmeldung 2025 den Übergang in den Regelvollzug des EWKFondsG. Maßgeblich ist jetzt, ob Produktabgrenzung, Datenhaushalt und Dokumentation so belastbar aufgesetzt sind, dass die Meldung nicht nur abgegeben, sondern auch bestätigt werden kann. Wer Prüfung, Datenaufbereitung und DIVID-Upload frühzeitig zusammendenkt, reduziert das Risiko von Engpässen kurz vor Fristablauf deutlich.

Bildnachweis: Unsplash, vimal