Das Thema Digitalisierung der Steuerfunktion inklusive der Aufgabenstellung Tax Analytics ist mittlerweile ein sog. „hot topic“. Wesentlich für die konkrete Umsetzung der Digitalisierung der Steuerfunktion sind Anwendungen, die der Fachbereich, in unserem Fall die Steuerfunktion selbst nutzen kann, da das fachliche Knowhow, das für die Beantwortung der (steuerlichen) Fragestellungen benötigt wird, eben in der Steuerfunktion liegt und nicht in der IT-Abteilung.
Dieser Themenstellung ist sich auch SAP bewusst und bietet mit der SAP Analytics Cloud (SAC) eine durchaus interessante Lösung. Die SAC ist SAPs Flaggschiff in Sachen Analytics und unterstützt Unternehmen bei der Entscheidungsfindung indem sie Funktionen zur Verfügung stellt, um entscheidungsrelevante Information aus Ihren Daten zu generieren. Zudem ermöglicht der Self-Service-Ansatz, den SAP mit der SAC verfolgt, den Fachbereichen in Eigenregie und unabhängig von der IT-Abteilung Dashboards und Auswertungen zu erstellen.
Um ein ganzheitliches Bild der Steuerdaten für die Entscheidungsfindung zu erhalten, ermöglicht die SAC die Anbindung einer Vielzahl von Datenquellen (SAP und Non-SAP Systeme). So lassen sich Business Intelligence (BI)-Auswertungen für steuerliche E2E-Prozesse erstellen und teilen. Einmal erstellt, kann das BI-Dashboard kontinuierlich weiterverwendet werden und die Daten werden je nach Anbindung in Echtzeit oder in definierten Abständen aktualisiert.
Die SAC bietet Standard-Funktionalitäten (Analytic capabilities) für die Bereiche BI, Planung und Predictive. Mit der Predictive Komponente wird mithilfe von Algorithmen aus dem Bereich des Machine Learnings das Generieren neuer Inhalte, das Erkennen von Muster sowie das Erstellen komplexer Prognoseszenarien ermöglicht.
Sollen die Standard-Funktionalitäten erweitert werden, können im Bereich Application Design mithilfe von JavaScript oder R Visualisierung kundenindividuelle Analysen erstellt werden. Für diesen Bereich sind Programmierkenntnisse erforderlich.
Die Architektur und Komponenten
Abbildung 2: SAP Anayltics Cloud Übersicht (Quelle:SAP SE)
Schnelle Bereitstellung
Als Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung ist die SAP Analytics Cloud eine schnell einsatzbereite Lösung. SAP übernimmt dabei die Installation, Bereitstellung und Wartung der Software. Der User benötigt (nur) eine URL, unter der die individuelle SAC-Instanz erreicht wird, einen Benutzernamen und ein Passwort und hat damit bereits Zugang zum Frontend der Lösung.
Die SAP Analytics Cloud wird standardmäßig auf der SAP Business Technology Platform angeboten. Sie kann aber auch auf AWS (Amazon Web Services) oder GCP (Google Cloud Platform) laufen.
Die Kernfunktionalitäten
Kernfunktionalitäten wie Datenkonnektivität, Data Wrangling, Datenmodellierung, Administratives Auditing, Visualisierung, Zusammenarbeit, mobile Nutzung und APIs liegen allen vier analytischen Bereichen zugrunde.
So wird bspw. mithilfe von Chats, Kommentaren, Verteilung von Aufgaben und dem Teilen von erstellten Dashboards und Reports die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen mit der SAP Analytics Cloud unterstützt (cross-funktionales Arbeiten). Vor allem im Bereich Planung kommen diese Funktionen häufig zum Einsatz, da hier der Input aus verschieden Abteilungen benötigt wird.
Obwohl der Name es möglicherweise vermuten lässt, verfolgt die SAP mit der SAP Analytics Cloud keine „Cloud-Only“ Strategie. Denn sie bietet sowohl die Anbindungen an Cloud und On-Premise-Systemen als auch an SAP wie auch Non-SAP Datenquellen und Applikationen an. Hierfür stehen uns zwei Datenanbindungstypen zur Verfügung, die Importdatenverbindung und die Live-Daten-Verbindung. Die Hauptunterschiede zwischen den beiden Anbindungstypen können aus Abb.3 entnommen werden. Per Import können auch .xlsx, .csv oder .txt Dateien in die SAC geladen werden.
Bei einer Importdatenverbindung oder Import einer lokalen Datei hat der User zudem die Möglichkeit in der Datenvorbereitung, dem Data Wrangling, die Daten zu bearbeiten, anzureichern und zu transformieren.
Abbildung 3: Quelle: SAP Help Portal
Vier Komponenten und diverse Tax Use Cases
Business Intelligence
Im analytischen Bereich Business Intelligence werden bereits erfasste Daten analysiert. Diese Analyse liefert z.B. einen aktuellen Stand, einen Vergleich oder eine Detailanalyse von Steuerdaten. Die Arbeitsumgebung in der SAC heißt Story. Hier wird anhand von Visualisierungen die Geschichte = die Details der Steuerdaten erzählt. In dieser Umgebung können Dashboards oder Reports erstellt, geteilt und eingesehen werden.
Datenakquise
Wie bereits erwähnt, lassen sich eine Vielzahl an Datenquellen (SAP aber auch Nicht-SAP Systeme) an die SAC anbinden.. Damit sind wir nicht auf die Datenzufuhr aus einer einzigen Datenquelle beschränkt, sondern können eine ganzheitliche Analyse über alle relevanten steuerlichen Daten in Bezug auf Steuerthemen durchführen.
Datenauswertung
Für die Analyse der Daten stehen diverse Funktionalitäten zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit Charts, Tabellen und Landkarten einzubinden sowie Websites und Hyperlinks einzubetten. Mithilfe von Drill Down können verschieden Ebenen der Daten untersucht werden. Filter unterstützen die Übersichtlichkeit und Anzeigeauswahl. Werden weitere Berechnungen der Kennzahlen oder die Anzahl einer Dimension benötigt, können diese mit wenigen Klicks direkt in der Story erstellt und mittels Dashboard visualisiert werden.
Verteilung
Nach Erstellung der Dashboards erfolgt deren Freigabe. Die herausgearbeiteten Steuerinformationen betreffen sehr häufig verschiedene Teams in der Steuerfunktion. Der Aufwand beim Verteilen der Steuerinformationen über Dashboards ist sehr gering und muss nur einmalig durchgeführt werden. Das Dashboard steht dann allen dafür berechtigten Personen ab diesem Zeitpunkt jederzeit mit aktuellen Daten zur Verfügung.
TAX USE CASES
Als Tax Use Case im Bereich BI eignet sich insbesondere die Datenvalidierung in Form eines BP-Readiness Checks als Vorbereitung einer Betriebsprüfung oder zur Verbesserung des Kontrollumfelds im Zuge der Operationalisierung eines Tax-Compliance Management Systems (Tax-CMS). Anhand von Prüfschritten kann man z.B. Stammdaten und Transaktionen im Bereich Umsatzsteuer, Zölle, Lohnsteuer, Verrechnungspreise auf Auffälligkeiten untersuchen. Mit den integrierten Kollaborationsfunktionen kann ein Korrekturworkflow angestoßen werden indem bspw. im Kalender Aufgaben an die Bearbeiter versendet werden.
Mithilfe eines Tax Management Cockpits kann sich die Steuerfunktion jederzeit einen Überblick über alle steuerlichen KPIs verschaffen (Effektive Steuerquote, Höhe der Quellensteuer, der Lohnsteuer, Cash Tax Position, Steuerrisiken, usw.). Verbindet man die SAC mit einem operativen Steuertool wie z.B. dem AMANA GTC oder dem SAP Advanced Compliance Reporting kann man ein Status Dashboard erstellen, das uns den aktuellen Stand der noch ausstehenden Erklärungen = Reports liefert.
In Bezug auf Verrechnungspreise kann die Steuerabteilung z.B. mittels eines Margin Monitoring Dashboards, einer Kostenbasis-Analyse, einer Fremdvergleichsgrundsatz-Analyse, einer Simulation von Kostenumlagen oder einer Angemessenheitsanalyse der konzerninternen Transaktionen bei Entscheidungen und bei der Einhaltung von Compliance Anforderungen unterstützt werden.
In Verbindung mit Signavio oder der SAP Business Technology Plattform können Workflow Statusmeldung in der SAC visualisiert und überwacht werden.
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Planung
Mithilfe der Planungsfunktionalitäten kann ein vollständiger Planungsprozess in der SAP Analytics Cloud abgebildet werden. Es besteht die Möglichkeit mit verschiedenen Datenversionen zu arbeiten: Actuals, Forecast, Planung und Budget. Anders als bei analytischen Modellen sind die Werte eines Planungsmodells offen für Änderungen und Dateneingabe. Mithilfe der Funktion Data Locking kann man aber gewisse Daten für die Bearbeitung sperren. Allgemein kann die Bearbeitung der Plandaten über das Berechtigungssystem gesteuert werden, damit keine unbefugten Änderungen am Datenmodell durchgeführt werden können.
Es besteht weiters die Möglichkeit Verteilungen, Verschiebungen und Zuordnungen von Werten innerhalb des Dashboards durchzuführen. Mit diesen Datenaktionen können wir Änderungen am Datenmodell vom Dashboard heraus anstoßen. Dabei definieren wir z.B. Kopierschritte, Rechenschritte oder Allokationsschritte, die in einer bestimmten Reihenfolge am Datenmodell durchgeführt werden.
Mit Wertetreiberbäumen können relevanten KPIs, z.B. die effektive Steuerquote, und ihre Treiber visualisiert werden, um Abhängigkeiten darzustellen und die Auswirkung auf andere KPIs zu veranschaulichen.
Der Kalender zusammen mit den Input Tasks ermöglicht die Organisation eines vollständigen Planungsprozesses. Hier kann man Prozessschritte und Aufgaben anlegen und managen, Bearbeiter und Reviewer definieren sowie Deadlines und Statusmeldungen festlegen.
TAX USE CASES
Die Steuerplanung und -optimierung ist hier der naheliegendste Tax Use Case. Aufgrund der vielfältigen Anbindungsmöglichkeiten können wir unsere Steuerplanung z.B. ausgehend von Tax Reporting Daten aus SAP Profitability and Performance Management (SAP PaPM) oder AMANA GTC starten.
Im Dashboard der Konzernsteuerplanung können wir über Drill Downs zur Einzelunternehmensebene, dann auf die einzelnen GuV Posten bis hin zum Konto gelangen. So können bspw. Veränderungen der einzelnen GuV Posten über die Jahre analysiert werden.
Die Möglichkeit der Dateneingabe gepaart mit der Allokationsfunktionalität sowie der vielfältigen Datenintegration ermöglicht die Simulation diverser Szenarien sowie die Visualisierung der Auswirkungen auf diverse KPIs. Beispiele für Simulationen sind Auswirkungen von geplanten Steuerreformen, Vertragsänderungen, Restrukturierungen oder Änderungen von Verrechnungspreis-Modellen.
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Predictive
Im Predictive Bereich lassen sich mithilfe von Machine Learning Algorithmen Muster in den historischen Daten erkennen um damit zukünftige Entwicklungen prognostizieren zu können.
Mit den Smart Assist Funktionen können Einflussfaktoren bestimmter Dimensionen, Kennzahlen oder eines Datenpunkts automatisch analysiert werden. Erfahrenere Data Analysten können mit Smart Predict Prognosemodell erstellen und trainieren, und komplexe Prognoseszenarien wie Klassifikationen, Regressionen oder Zeitreihen erstellen.
TAX USE CASES
Im Bereich Predictive bieten sich die gleichen Tax Use Cases wie für die Steuerplanung an bzw. kann eine Predictive-Auswertung als Ausgangspunkt für die Steuerplanung genutzt werden.
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Application Design
Das Application Design ist, neben der Story, die zweite Entwicklungsumgebung in der SAC. Hier können komplexere Dashboards erstellt werden und die bestehenden Funktionalitäten der SAC um kundenindividuelle Analysen erweitert werden.
Mithilfe von Programmiercodes können kleine Applikationen erstellt werden, die auf Knopfdruck Befehle ausführen. Eine der Funktionalitäten dieses Bereichs sind die OData-Services (Open Data Protocol). Diese ermöglichen die Integration mit anderen Lösungen.
TAX USE CASES
Mithilfe von Text Analyse in R können auffällige Buchungstexte ausfindig gemacht werden.
Mit OData-Services kann eine Interaktion mit den Quellsystemen erstellt werden und bspw. im Rahmen des Korrekturworkflows von Datenvaliderungsauffälligkeiten Kreditorenrechnungen erstellt, gelesen, freigegeben oder storniert werden.
Es können Formulare für diverse steuerliche Themen erstellt und mithilfe der Kollaborationsfunktionen und Aufgaben im Kalender regelmäßig gepflegt werden.
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