Die Umsatzsteuer stellt für die Compliance aller Unternehmen eine besondere Herausforderung dar. Dies liegt nicht nur an den unterschiedlichen steuerrechtlichen Vorschriften der einzelnen Staaten, sondern insbesondere auch an der Natur der Umsatzsteuer als Massentransaktionssteuer. Im Prinzip sind sämtliche Buchungen im Rechnungswesen auf ihre umsatzsteuerlichen Auswirkungen hin zu würdigen und entsprechend zu erfassen. Darüber hinaus werden umsatzsteuerlich relevante Transaktionen im Unternehmen in verschiedenen Abteilungen getätigt (z.B. im Einkauf, Vertrieb oder der Entgeltabrechnung) und an wiederum anderer Stelle buchhalterisch in den ERP-Systemen erfasst. Die Überwachung und Kontrolle dieser Transaktionen obliegt wiederum der Steuerfunktion, welche basierend hierauf die Umsatzsteuer-Voranmeldungen und weitere Deklarationen erstellt.
Datenprüfung als zentraler Bestandteil der Umsatzsteuer-Compliance
Eine Kontrolle der Transaktionen durch die Steuerfunktion ist hierbei ein zentraler Punkt um eine inhaltlich korrekte Abgabe der Deklarationen sicherzustellen. Aufgrund der hohen Zahl an Transkationen ist es hierbei in der Regel nicht möglich, eine manuelle und vollumfängliche Kontrolle vorzunehmen. Hierdurch verbleibt, bei einer manuellen Prüfung, ein gewisses Compliance-Risiko. Dieses Risiko kann signifikant durch den Einsatz automatischer Datenanalysen und -validierungen im Buchungs- und Deklarationsprozess reduziert werden. Des Weiteren stellen Prüfprozesse einen integralen Bestandteil eines wirksamen Tax Compliance Management Systems (TCMS) dar und tragen somit auch aktiv zu einer Vermeidung steuerrechtlicher Risiken bei.
Die Kontrollen lassen sich hierbei grundsätzlich in zwei Kategorien unterteilen: Präventive und detektive Kontrollen. Bei präventiven Kontrollen wird noch vor der Erfassung des Sachverhalts in der Buchhaltung eine Überprüfung vorgenommen. Dies kann einerseits über betriebliche Prozesse, wie z.B. Freigabe- und Rechnungsprüfungsprozesse, erfolgen. Andererseits können auch über technische Maßnahmen in den jeweiligen ERP-Systemen bereits die Weichen für eine korrekte umsatzsteuerliche Bewertung gestellt werden. Hierfür eignen sich beispielsweise der Einsatz einer automatischen Steuerfindung und die korrekte Parametrierung der Sachkonten.
Zentrale Daten als Grundlage für die Datenvalidierung
Bei detektiven Kontrollen hingegen erfolgt die Prüfung nach der Erfassung der Buchung im ERP-System, sodass die Daten auch technisch schon vorliegen und geprüft werden können. Ein wesentlicher Bestandteil für automatisierte Kontrollen ist, dass die Daten in einem zentralen System vorliegen und abgerufen werden können. Basierend auf diesem Datensatz können nun sogenannte Prüfregeln eingerichtet werden, die auf Unregelmäßigkeiten innerhalb der Syntax der Buchung hinweisen (z.B. Buchung mit Umsatzsteuer innerhalb eines umsatzsteuerlichen Organkreises oder ein Abgleich zwischen Bemessungsgrundlage, Steuersatz und gebuchter Steuer). Dadurch werden der Steuerfunktion lediglich die Buchungen zur Prüfung vorgelegt, bei denen ein möglicher Fehler vorliegt. Eine Überprüfung syntaktisch korrekter Buchungen erfolgt somit nicht, wodurch eine Zeitersparnis gegenüber einer manuellen Vollprüfung erreicht wird. Als wirksame Tools für solch eine syntaktische Prüfung bieten sich der VAT-Health-Check in der SAP Analytics Cloud (SAC) oder SAP Tax Compliance an.
Datenvalidierung als integrierter Bestandteil des Deklarationsprozesses
Eine weitere Möglichkeit für die Einbindung einer entsprechenden Datenprüfung besteht auch im Rahmen des Erstellungsprozesses der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Mithilfe der cloudbasierenden Plattform Comply by Taxback International können dank der enthaltenen Prüfungs- und Validierungsschritte voll integrierte Prüfungen vorgenommen werden. Hierdurch wird zentral an einem Ort die Umsatzsteuer-Compliance mit der Datenprüfung verknüpft.
Im Ergebnis sind in der heutigen Steuerwelt mit immer steigenden Compliance-Anforderungen automatische Datenprüfungen für die Umsatzsteuer nicht mehr wegzudenken und sollten wesentlicher Bestandteil einer steuerlichen Compliance in jedem Unternehmen sein.
