Die Digitalisierung des Rechnungseingangs sollte eine wesentliche Komponente innerhalb von Digitalisierungsvorhaben im Finanzbereich sein und somit auf keiner CFO-Agenda fehlen.
Denn: Die eingehenden Rechnungen stellen einen großen Anteil der Eingangsdaten eines Unternehmens dar und bilden damit eine der wesentlichen Säulen des Finanzzahlenwerks eines Unternehmens. Auf ihnen, wie auch den ausgehenden Rechnungen, bauen quasi alle anschließenden Finanzprozesse auf.
Oftmals stellt sich die Situation dennoch wie folgt dar: Die Papierflut hält bei den Eingangsrechnungen weiter an und häufig findet keine sofortige und qualitativ hinreichende Digitalisierung statt. Dies führt dazu, dass auch nachfolgende Arbeitsschritte manuell und in Papierform erfolgen müssen. Letztlich resultiert dies in:
- Manuellen Verarbeitungsprozessen: Teure Arbeitszeit qualifizierter Mitarbeiter, Fehleranfälligkeit und negative Wahrnehmung auf eigene Arbeitsaufgaben
- Längeren Bearbeitungszeiten und spätere Auszahlungen: Skontoverluste, Mahngebühren, schlechtere Verhandlungsposition mit Lieferanten, restriktivere Zahlungsbedingungen bis hin zu Beendigung der Zusammenarbeit mit wichtigen Lieferanten
- Notwendigkeit von Lagerplatz für physische Papierrechnungen: Kosten, mangelnde Übersicht und schwierige Wiederauffindbarkeit
Mithin sind dies alles negative Konsequenzen, die Unternehmen sicherlich gerne vermeiden würden, die sich aber entlang des kompletten Verarbeitungsprozesses von papierhaften beziehungsweise nicht ausreichend qualitativ digitalisierten Eingangsrechnungen ergeben können.
Bei Durchsicht lassen sich schon einige Vorteile ableiten, die durch die Einführung einer Scanlösung in Verbindung mit einer digitalen und workflow-gestützten Weiterverarbeitung der elektronischen Daten gewonnen werden können:
- Sehr frühe Konsolidierung aller Rechnungseingangskanäle und -formate in einem Prozess
- Schnellstmögliche Archivierung
- Transparenz von Anfang an durch vollständigen Datenbestand
- Nutzung automatisierter Prüfroutinen (Prüfung auf Vollständigkeit steuerlicher formaler Anforderungen, automatisierte Verbuchungen mithilfe eines 3-Way-Matchs bei Übereinstimmung der ausgelesenen Rechnung mit einer Bestellung und einem Wareneingang)
- Einhaltung definierter Freigaberichtlinien über digitale Workflows, die sich nach den Kriterien und Anforderungen des Unternehmens definieren lassen
- Revisionssicherheit über den kompletten Prozessverlauf durch lückenlose Protokollierung im System
- GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen
- Sicherung gegen Löschen und Verändern beziehungsweise Nachvollziehbarkeit von Veränderungen
Vorteile aus der Digitalisierung des Verarbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen ergeben sich nicht nur im direkten Prozessablauf, auch Folgeprozesse profitieren enorm. So bildet eine qualitativ hochwertige und vor allem vollständige Datenbasis erst die Grundlage für weitere wertschöpfende Vorhaben im Zuge der Digitalisierung wie beispielsweise Data Mining-Projekte. Auch Regelprozesse wie Jahresabschluss- oder Abgrenzungsarbeiten werden erleichtert, wenn notwendige Daten und Informationen möglichst schnell im ERP-System sichtbar und vor allem verwertbar sind.
Um eine solche Umstellung von papierbasierten Prozessen auf vollständig digitalisierte Workflows zu bewerkstelligen bedarf es vor allem folgender Punkte:
- Analyse aller relevanten Eingangskanäle und Prozesse (vor allem zu berücksichtigende Sonderprozesse)
- Gegebenenfalls Entscheidung über ein teilweises Outsourcing von Leistungen
- Auswahl einer für das Unternehmen passenden Hard- und Softwarelösung
- Implementierung neuer Prozesse mithilfe der ausgewählten Hard- und Softwarelösung und entsprechender Expertise
- Anfertigen einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
- Informationsbereitstellung und gegebenenfalls Schulung von Mitarbeitern
Die Darstellung der oben genannten Punkte ist in diesem Fall keinesfalls als abschließend zu betrachten. Vielmehr kommt es hierbei sehr stark auf die Systeme, Prozesse, Bedürfnisse und Anforderungen des individuellen Unternehmens an. Auch die Größe und Struktur des jeweiligen Unternehmens spielen eine entscheidende Rolle, der Markt bietet aber mittlerweile für alle Unternehmensgrößen und -strukturen individuelle oder standardisierte Lösungen an, die sich beliebig skalieren lassen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Digitalisierung des Rechnungseingangs benötigen oder sonstige Fragen zu unseren Dienstleistungen im Bereich Finance Optimization haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
