In unserem aktuellen Customer Insight möchten wir Ihnen einen Einblick in unsere Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung von Risikomanagementsystemen (RMS) bei unseren Mandanten ermöglichen. Wir wurden von einem deutschen mittelständischen Unternehmen der Lichtindustrie mit der Weiterentwicklung deren RMS beauftragt. Vor diesem Hintergrund wurden die Vorgaben der einschlägigen IDW Standards betrachtet und insbesondere die neuen Anforderungen des IDW PS 340 n.F. berücksichtigt.
Zur Sicherstellung der Einhaltung relevanter IDW-Anforderungen wurde daher in einem ersten Schritt der Status quo des RMS mittels Interviews mit ausgewählten Ansprechpartnern (z. B. Risikoeigner, Risikokoordinatoren), Prozessdurchsprachen und der Einsichtnahme in die vorliegende Systemdokumentation erhoben. Basierend auf dem erlangten IST-Verständnis wurde ein Abgleich mit den SOLL-Vorgaben der Prüfungsstandards durchgeführt und entsprechende Handlungsempfehlungen generiert.
Ein wesentlicher Bestandteil unserer Tätigkeit lag insbesondere darin, die mit dem Kunden abgestimmten Handlungsempfehlungen in einen Projektplan zu überführen, die notwendigen konzeptionellen und implementierungsbezogenen Arbeitspakete zu konkretisieren und bei der operativen Umsetzung der Arbeitspakete bedarfsorientiert zu unterstützen.
Im Rahmen der konzeptionellen Tätigkeiten haben wir vor allem Vorschläge für Zielprozesse, prozessintegrierte Kontrollen, Verantwortlichkeiten, Regelmeetings und Ermittlungslogiken (z. B. Risikotragfähigkeit) generiert und relevante Kerndokumente des RMS überarbeitet (z. B. Risikokatalog). Die fachlichen Vorschläge haben wir regelmäßig mit dem für den Betrieb des RMS zuständigen Fachbereich und weiteren Stakeholdern innerhalb der Organisation (z. B. Finance, Controlling, Risk Owner etc.) abgestimmt, um frühzeitig das notwendige Commitment innerhalb des Unternehmens sicherzustellen. Unser fachlicher Support hat sich dabei in Summe über alle Grundelemente eines marktfähigen RMS (in Anlehnung an die Vorgaben des IDW PS 981 beziehungsweise IDW PS 340 n.F.) erstreckt. Des Weiteren haben wir die Erstellung der notwendigen Risikomanagementrichtlinie für den Gesamtkonzern übernommen und konnten diese erfolgreich abschließen. Als zentrale Systemdokumentation stellt die Risikomanagementrichtlinie das zentrale Ergebnisdokument der Konzeptionsphase dar und trägt fortan zu einer Verbindlichkeit des Themas Risikomanagement innerhalb des Unternehmens bei.
Die hier aufgeführten konzeptionellen Tätigkeiten im Vorfeld der Implementierung erweisen sich in der Praxis regelmäßig als sehr zeitintensiv und sind somit für den Betrieb des RMS verantwortlichen Fachbereich neben dem bestehenden Tagesgeschäft beziehungsweise Regelturnus nur schwer abbildbar. Insofern konnten wir im Rahmen des Projekts zu einer wesentlichen operativen Entlastung des zuständigen Fachbereichs beitragen und mittels unseres Methodenwissens eine zielgerichtete Erarbeitung der notwendigen Sachverhalte ermöglichen.
Im Rahmen der Implementierungsphase haben wir vor allem bei der Durchführung vorbereitender Tätigkeiten (z. B. Kommunikation) sowie bei der Konkretisierung weiterer erforderlicher Maßnahmen (z. B. Schulungen) unterstützt. Aufgrund der aktuellen Unternehmenssituation dauert die Implementierungsphase derzeit noch an.
Wir empfehlen allen Unternehmen, die von der Neufassung des IDW PS 340 betroffen sind, sich umgehend mit den daraus resultierenden Anforderungen an das Risikomanagementsystem auseinanderzusetzen, da erfahrungsgemäß insbesondere die konzeptionellen Aufgaben (z. B. Herleitung von Risikotragfähigkeitskriterien) sehr zeitintensiv sind und daher die eigenen Kapazitäten des Unternehmens stark in Anspruch nehmen. Zudem stellt der gegebene Anlass einen optimalen Zeitpunkt dar, um das bestehende Risikomanagementsystem über die Erfüllung regulatorischer Anforderungen hinaus weiterzuentwickeln beziehungsweise dieses auf ein „Good Practice“ Niveau zu heben.
Sollten Sie Interesse oder Fragen zur aktuellen Fassung des IDW PS 340 haben oder an einer generellen Weiterentwicklung beziehungsweise Digitalisierung Ihres RMS interessiert sein, steht Ihnen unser Vorstandsmitglied/Partner Nikolaus Färber gerne zur Verfügung!
