Viele Unternehmen erfahren durch die Digitalisierung eine rasante Veränderung ihrer Geschäftsmodelle und stehen vor der Situation, ihre Systeme und Prozesse an ein dynamisches Umfeld anpassen zu müssen. SAP S/4HANA schafft als leistungsstarkes ERP-System die Voraussetzungen für eine erfolgreiche digitale Transformation des Finanzbereichs innerhalb einer Unternehmensorganisation. Eine Umstellung auf oder Neueinführung von S/4HANA bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die u.a. strategischer Weitsicht, einer sorgfältigen Planung sowie eines erheblichen Ressourceneinsatzes aller beteiligten Parteien bedürfen.
SAP S/4HANA als Eckpfeiler der Digitalisierungsstrategie
SAP S/4HANA basiert auf einer neuen In-Memory Datenbank. Diese ermöglicht den Datenzugriff und Auswertungen in Echtzeit. Neben der reinen Datenhaltung wurde aber auch insbesondere die Abbildung der Geschäftsprozesslogik in vielen Bereichen grundlegend überarbeitet. Diese Neuerungen umfassen im Wesentlichen:
- Die Transaktionsdaten, unter anderem aus den Bereichen Hauptbuchhaltung (FI-GL), Anlagenbuchhaltung (FI-AA), Controlling (CO) und aus dem Material Ledger (MM), werden in einem zentralen Journal geführt. Dieses „Universal Journal“ (Tabelle ACDOCA) dient als einzige, zentrale und einheitliche Basis der Finanzdaten. Summen- und Indextabellen sind zukünftig nicht mehr notwendig.
- Die Verzahnung der Finanzbuchhaltung (FI) mit dem Controlling (CO) wird unter anderem durch die Nutzung des neuen Hauptbuchs mit Verwendung der Ledgerlösung weiter vorangetrieben. Dies schafft die Grundlage für eine Harmonisierung des externen und internen Rechnungswesens sowie eines konsistenten Reportings.
- Die Etablierung eines zentralen Geschäftspartnerkonzepts führt zu einer optimierten Stammdatenstruktur bei der Verwaltung von Geschäftspartnerstammdaten. Dies beinhaltet unter anderem die Integration von Debitoren- und Kreditorenstammdaten sowie die Möglichkeit, die Unternehmensstrukturen von einzelnen Geschäftspartnern abzubilden. Der Aufwand für die Stammdatenpflege kann damit deutlich reduziert werden.
- Die Optimierung von Prozessabläufen und die Integration neuer Technologien, wie SAP Leonardo, legen den Grundstein für Zukunftsthemen wie beispielsweise maschinelles Lernen, Blockchain sowie Predictive Analytics und Big-Data-Analysen.
- Die neue web-basierte Oberfläche SAP Fiori führt unabhängig vom verwendeten Endgerät zu einer Verbesserung der Benutzerinteraktion und ermöglicht damit zukünftig auch eine einfachere Einbindung mobiler Geräte in die SAP Geschäftsprozesse.
- Neben der bisherigen Variante einer lokalen Nutzung (On-Premise-Installation) besteht nun auch die Möglichkeit, das System vollständig oder für ausgewählte Funktionen aus der Cloud zu beziehen.
Chancen durch die Neuausrichtung von Konzepten und Prozessen im neuen System
Eine Neueinführung von S/4HANA bietet neben technischen Neuerungen auch die Chance, die eigenen Unternehmensprozesse zu hinterfragen, neu zu gestalten und deren Effizienz im neuen System weiter zu steigern. Durch eine konsequente End-to-End-Betrachtung der Prozesse können Schwachstellen aufgedeckt, analysiert und beseitigt werden. Die Neugestaltung ermöglicht zudem eine grundlegende strategische und organisatorische Überarbeitung bestehender Konzepte, wie beispielsweise des Controlling-Konzepts, des Kontenplans oder des Stammdatenmanagements. Zudem sollte ein neues SAP-System dazu genutzt werden, Prozesse wieder in den Standard zurückzuführen, wodurch der Wartungs- und IT-Aufwand erheblich reduziert werden kann. Hinzu kommt, dass sich zukünftige Release-Wechsel oder Systemupdates hierdurch deutlich einfacher und schneller durchführen lassen.
Abbildung 1: Überblick SAP S/4HANA
Eine belastbare Projektplanung ist unabdingbar für den Projekterfolg
Aufgrund der Komplexität sowie der enormen Tragweite eines solchen Projekts ist eine realistische, an die verfügbaren internen und externen Ressourcen angepasste Projektplanung eine der zentralen Herausforderungen im Rahmen der Einführung von S/4HANA. Mitunter entscheidend ist insbesondere auch der richtige Zeitpunkt für den Start des Projekts. Durch die Ankündigung von SAP, die Wartung des bisherigen R/3-Systems bis Ende 2025 einzustellen, ergibt sich ein grober Anhaltspunkt, bis wann die meisten Unternehmen eine Umstellung spätestens vollzogen haben sollten. Dieser Zeitraum stellt Unternehmen vor die Herausforderung, qualifizierte Fach- und IT-Berater für das eigene Projekt zu finden, was bei der Projektplanung berücksichtigt werden sollte. Zusätzlich gilt es sicherzustellen, dass neben der anspruchsvollen und kräftezehrenden Projektarbeit das operative Geschäft so wenig wie möglich beeinträchtigt wird.
Oftmals werden zu Beginn eines Projekts die Tätigkeiten für ein umfassendes Testing und eine saubere Migration nicht ausreichend und mit der nötigen Detailtiefe geplant. Dabei entscheiden diese Punkte in der Endphase des - in der Regel mehrere Jahre dauernden - Projekts maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg. Es empfiehlt sich, diese Projektphasen bereits bei der initialen Planung so detailliert und umfassend wie möglich zu berücksichtigen und klar zu definieren.
Eine gesteigerte Projektkomplexität erfordert wirksame Gegenmaßnahmen
Die Komplexität eines solchen Umsetzungsprojekts wird zudem von verschiedenen weiteren Faktoren, wie z.B. der Anzahl zu migrierender Gesellschaften, Länderspezifika im internationalen Umfeld oder die benötigten SAP-Module (z.B. FI, CO, MM, PS, PP) beeinflusst. Auch die Ausprägung der bisher bestehenden Systemlandschaft spielt eine maßgebliche Rolle. Eine heterogene Infrastruktur mit einer Vielzahl an Schnittstellen zu anderen Systemen erhöht die Komplexität des Projekts erheblich. In diesen Fällen ist es umso wichtiger, dass die verschiedenen Arbeitspakete und Projektteams des Projekts von Anfang an durch ein entsprechend positioniertes und legitimiertes Projektmanagement-Team koordiniert werden. Denn der Erfolg des Projekts und die Qualität der Ergebnisse sind maßgeblich von einer funktionierenden abteilungsübergreifenden und interdisziplinären Zusammenarbeit abhängig.
Die Herausforderung besteht hierbei insbesondere darin, Silodenken der einzelnen Fachabteilungen zu verhindern und die Anforderungen aller betroffenen Stakeholder möglichst vollumfänglich zu berücksichtigen. Im Rahmen eines effizienten Change-Managements gilt es zudem, alle betroffenen Mitarbeiter bereits bei Projekt-Initialisierung entsprechend einzubinden und durch umfängliche Kommunikation und Transparenz eine gemeinsame Vision zu entwickeln. Nur so wird eine Akzeptanz des Projekts über das gesamte Unternehmen hinweg sichergestellt, wodurch ein langfristiger Projekterfolg erreicht werden kann.
Abbildung 2: Erfolgsfaktoren bei der Einführung von SAP S/4HANA
Mit SAP S/4HANA die Segel für eine erfolgreiche Zukunft setzen
Die technologischen und funktionalen Neuerungen von SAP S/4HANA schaffen Potentiale zur nachhaltigen Steigerung der Effektivität und Effizienz der Finanzorganisation. Die Ablösung von klassischen SAP ERP oder Drittanbietersystemen durch ein rein technisch orientiertes Upgrade und eine Migration auf die neue Umgebung würden dabei nur einen Bruchteil der Leistungsreserven heben.
Eine vollumfängliche Ausschöpfung der Optimierungsansätze ist nur durch die ganzheitliche Betrachtung der neuen Systemfunktionalitäten und End-to-End-Prozesse innerhalb der Finanzabteilung und angrenzender Bereiche möglich. Neben einem tiefen technologischen Sachverstand der Systemlösung ist dazu ein ebenso profundes Wissen über die effiziente und effektive Ausgestaltung der Abläufe innerhalb einer Finanzorganisation erforderlich.
Fazit
Jedes Unternehmen, das heute ein klassisches SAP ERP System einsetzt oder perspektivisch plant, seine Systemlandschaft zu modernisieren, sollte sich jetzt mit SAP S/4HANA und dessen Chancen für den Finanzbereich ganzheitlich auseinandersetzen und prüfen, ob es sich lohnt, auf den Innovationszug aufzuspringen – je früher, desto besser.
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