Viele Unternehmen, die derzeit SAP als ERP-Lösung einsetzen, planen eine Umstellung auf S/4HANA oder führen diese bereits durch. SAP S/4HANA ist der Nachfolger von SAP ECC (dessen Standardwartung im Jahr 2025 auszulaufen droht) und bietet einige technische Neuerungen, die zu einer höheren Geschwindigkeit der Datenverarbeitung und –anzeige führen sowie die Datenstruktur vereinfachen. Ein S/4HANA Projekt geht häufig mit der Harmonisierung des ERP-Templates und bestehender Prozessen einher. Das bedeutet, dass beispielsweise einheitliche Steuerkennzeichenschemata oder Kontenrahmen definiert werden.
Steuerabteilungen sind zu einem Großteil von den im ERP ermittelten und gespeicherten Daten abhängig, insofern ist die Einführung eines effektiveren Datenverarbeitungssystems natürlich sehr sinnvoll und die Abteilungen sollten sich intensiv mit einem solchen Projekt auseinandersetzen. Für die Steuerabteilung bringt eine Umstellung auf S/4HANA Chancen, aber auch Herausforderungen mit sich.
Die Chancen liegen darin, die steuerrelevanten Prozesse derart zu gestalten, dass optimierte Steuerprozesse in Zukunft implementiert werden können. Als Beispiel sei der automatisierte Ertragsteuerprozess genannt, für den es unabdingbar ist, dass steuerlich gesondert zu behandelnde Sachverhalte im ERP automatisch identifizierbar sind. Zudem können Kontrollen optimiert werden indem SAP Standardfunktionalitäten genutzt werden. Im laufenden Betrieb eines ERPs lassen sich diese in vielen Fällen nur mit hohem Aufwand aktivieren, so dass das S/4HANA Projekt eine gute Möglichkeit bietet, solche Funktionen in Abstimmung mit allen Abteilungen zu aktivieren.
SAP vermarktet im Rahmen von S/4HANA Projekten auch weitere Produkte, wie beispielsweise SAP Tax Compliance. Dieses Tool eignet sich zur Durchführung von Tax Compliance Kontrollen, zum Beispiel bei Massendaten der Buchhaltung, da Kontrollen auf Basis der ERP-Daten oder der angebundenen Satellitensysteme durchgeführt werden können. Durch eingebaute Workflowfunktionalitäten lassen sich alle Schritte der Kontroll- und etwaiger notwendiger Korrekturhandlungen nachvollziehen.
Die Nichtteilnahme der Steuerabteilung an einem S/4HANA Projekt birgt hingegen das Risiko, dass die Daten für die steuerrelevanten Prozesse und Systeme nicht wie bisher zur Verfügung gestellt werden können. So könnte es passieren, dass sich Prozesse ändern und damit Kontrollhandlungen nicht mehr durchgeführt , Daten anders bzw. gar nicht mehr erfasst werden. Steuerrelevante Schnittstellen, die beispielsweise für die Steuerberechnung im Jahresabschluss oder zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung relevant sind, würden nicht mehr korrekt funktionieren.
Damit die Steuerabteilung als gleichwertiger Partner neben den anderen Fachbereichen wahrgenommen wird, sollte sie einen eigenen Bereich und eigenes Budget für S/4HANA erhalten. Steuerabteilungsleiter sollten zudem unbedingt im Lenkungsausschuss des Implementierungsprojekts vertreten sein, um immer über die strategische Ausrichtung und den Verlauf des Gesamtprojekts informiert zu sein.
Für eine erfolgreiche Projektarbeit sollte sich der Steuerbereich, wenn nicht bereits geschehen, eine sogenannte Digital Roadmap erarbeiten. Bereits vor Beginn des Projekts müssen sich die Beteiligten überlegen was die steuerlichen Anforderungen sind, um zukünftig die Digital Roadmap umsetzen zu können. Die Anforderungen anderer Bereiche, wie die der Buchhaltung oder die des Einkaufs, müssen stets in Einklang mit den steuerlichen Vorgaben sein. Spätere Anpassungen am ERP müssten sonst über teure Change Requests umgesetzt werden.
Bei einer frühzeitigen Einbindung der Steuerabteilung kann diese auch stark von der Einführung von S/4HANA profitieren.
Im Folgenden noch einige Beispiele für strategische Ziele von Steuerabteilungen („digital roadmap“), für die eine hohe steuerliche Governance über die ERP Systeme und damit zusammenhängenden Prozesse Voraussetzung ist:
- Etablieren / Ausweiten des Tax CMS auf die transaktionale Buchhaltung
- Einsatz von Process Mining
- Einsatz von Data Analytics und KI zur Analyse von Geschäftsvorfällen
- Transfer Pricing Analysen auf Transaktionsebene
- (Voll-)Automatisierte Umsatzsteuerprozesse
- (Voll-)Automatisierte Ertragsteuerprozesse
- Analysen von Transaktionen zur Sicherstellung und Optimierung der Zölle
- Simulation von Betriebsprüfungen
- Integration steuerlicher Dokumentations- und Nachweispflichten in die jeweiligen Geschäftsvorfälle und betroffenen Geschäftspartner (z.B. Freistellungsbescheinigungen)
- Automatisierte Sicherstellung von Anforderungen aus der Quellensteuer, Lohnsteuer und Sozialversicherung
