Abgabenordnung: Neufassung der GoBD – die Zweite!

GoBD-Neufassung vom 28.11.2019

Das BMF hat am 28.11.2019 die Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Sie tritt mit Wirkung zum 01.01.2020 an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14.11.2014. Es wird dabei nicht beanstandet, wenn Steuerpflichtige die Grundsätze des neuen GoBD-Schreibens auf Besteuerungszeiträume anwenden, die vor dem 01.01.2020 enden.

Es handelt sich bei der Veröffentlichung vom 28.11.2019 um die zweite Version der Neufassung der GoBD. Die erste Version (datiert auf den 11.07.2019) wurde am 18.07.2019 per BMF-Newsletter auf die Homepage des BMF gestellt (vgl. WTS Journal 04/2019). Sie wurde jedoch kurze Zeit später wieder von der Homepage des BMF entfernt.

Erfreulicherweise sind in der zweiten Version die Änderungen und Ergänzungen zum Thema „Elektronische Aufbewahrung/mobiles Scannen“ weiterhin unverändert enthalten (vgl. Rz. 130 ff.). Zudem wurde in Rz. 164 die neue Regelung zu Erleichterungen bei der Vorhaltung von Datenverarbeitungssystemen für steuerliche Zwecke (Zugriff Z3 bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder im Fall der Auslagerung von Daten, § 147 Abs. 6 AO) aufgenommen, die mit dem Dritten Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie (BEG III) geschaffen wurde. Zusätzlich zu den GoBD hat das BMF als Hilfestellung für Unternehmen „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung“ (sogenannter Z3-Zugriff) veröffentlicht. Inhaltlich gab es jedoch gegenüber der vorherigen Version zum GoBD-Schreiben vom 14.11.2014 keine Änderungen.

Die nachfolgend dargestellten Erleichterungen für Steuerpflichtige, welche zum Teil von großer praktischer Bedeutung sind, wurden bereits in der Juli-Version 2019 bekannt (vgl. auch WTS Journal 04/2019):

Bildliche Erfassung durch mobile Geräte ist zulässig

Durch die einheitliche Begrifflichkeit „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird aktuellen technischen Entwicklungen zum Fotografieren Rechnung getragen. Damit sind auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein sogenanntes mobiles ersetzendes Scannen gesetzt worden. Derartige Fotografien dürfen trotz der weiterhin bestehenden gesetzlichen Vorgabe „im Inland“ (§ 146 Abs. 2 Satz 1 AO) auch im Ausland erstellt werden (z.B. auf einer ausländischen Dienstreise). Somit gelten für das Fotografieren die gleichen Anforderungen an eine zu erstellende Organisationsanweisung wie bisher schon bei der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang).

Vereinfachung bei der Aufbewahrung i.Z.m. Inhouse-Formaten

Im bisherigen GoBD-Schreiben vom 14.11.2014 wurde vorgegeben, dass bei der Umwandlung von elektronischen Originaldateien in eigene Formate beide Versionen aufzubewahren waren. Die konvertierte Version musste unter dem gleichen Index wie das Original verwaltet werden und als solche entsprechend gekennzeichnet sein. Das neue GoBD-Schreiben vom 28.11.2019 gewährt nunmehr die Erleichterung, dass zukünftig unter bestimmten Voraussetzungen nur die konvertierten Inhouse-Formate mit derselben oder höherer maschineller Auswertbarkeit als die Ursprungsdateien aufbewahrt werden müssen. Eine der zu erfüllenden Voraussetzungen ist zum einen, dass die Konvertierung durch eine hinreichende Verfahrensdokumentation beschrieben wird und zum anderen, dass durch die Konvertierung die maschinelle
Auswertbarkeit und der Datenzugriff uneingeschränkt gewährleistet werden kann (vgl. Rz. 135).

Alleinige Aufbewahrungspflicht der strukturierten Daten bei sog. Mehrstücken

Werden beispielsweise über eine Online Banking- oder Zahlungsdienstschnittstelle strukturierte Daten (einzelne Kontobewegungen) abgerufen, reicht die Aufbewahrung eben dieser jetzt aus. Inhaltsgleiche, „bildhafte“ Dokumente (z.B. PDF-Kontoauszüge oder Umsatzübersichten per Mail) müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass sich die strukturierten Daten mindestens gleich oder höherwertig auswerten lassen als das „bildhafte“ Belegdokument. Bei der Aufbewahrung von Hybrid-Formaten wie ZUGFeRD kommt es auf Grund der Neufassung vom 28.11.2019 auf die tatsächliche Verarbeitung an. Im Falle der Weiterverarbeitung der XML-Datei obliegt auch diese der Belegfunktion und Aufbewahrungspflicht. Eine isolierte Aufbewahrung der XML-Datei wird in diesem Fall als ausreichend angesehen. Werden jedoch die nachgelagerten Prozesse durch das bildhafte Dokument (PDF) belegt, so sind für Zwecke der maschinellen Auswertbarkeitbeide ZUGPFERD-Bestandteile (PDF + XML) nach wie vor vorzuhalten, wie in der bisherigen GoBD-Fassung vom 14.11.2014 vorgegeben.

Fokus auf Einzelaufzeichnungspflicht und Zeitnähe

Im Hinblick auf die gesetzliche Pflicht zur Einzelaufzeichnung von baren Geschäftsvorfällen werden die Grundsätze zur Einzelaufzeichnungspflicht und zur Zeitnähe ihrer Erfassung – nicht ihrer Buchung - in der Neufassung der GoBD konsequenterweise ergänzt bzw. konkretisiert. Es wird zudem auch klargestellt, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle nur kurzfristig gemeinsam in einem Grundbuch festgehalten werden dürfen, was insbesondere für Betriebe mit gemischten Zahlungsarten (z.B. Restaurants, Hotels) eine Erleichterung mit sich bringt. Mit dieser Klarstellung wird der geübten Praxis bei Kleinunternehmen bzw. kleineren Mittelständlern Rechnung getragen.

Erleichterung der Aufbewahrungsvorschriften bei Systemmigrationen und Datenauslagerungen

Gegenüber dem GoBD-Schreiben vom 14.11.2014 gewährt das neue GoBDSchreiben vom 28.11.2019 dahingehend eine Erleichterung, dass es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend ist, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (= Datenträgerbereitstellung) zur Verfügung gestellt wird, sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde. Diese Änderung folgt der kürzlich im Rahmen des Dritten Bürokratieentlastungsgesetzes vorgenommenen Änderung des § 147 Abs. 6 AO.

Klarstellungen zu Stornobuchungen

Eine Klarstellung wurde in Rz. 64 vollzogen. Danach muss die Rückbeziehbarkeit einer Korrektur- bzw. Stornobuchung auf die ursprüngliche Buchung im Buchführungssystem zwingend gegeben sein.

Bewertung und Ausblick

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die GoBD-Neufassung vom 28.11.2019 für den Steuerpflichtigen in einigen Bereichen wesentliche Verbesserungen i.S.v. Erleichterungen hinsichtlich der Erfüllung der GoBD mit sich bringt. So wurden überzogene Anforderungen entschärft, wie z.B. die redundante Datenhaltung im Bereich der Inhouse-Formate. Auch wurde der neueren technischen Entwicklung Rechnung getragen, wie bei der nunmehr explizit zulässigen Fotografie zur bildlichen Erfassung von Papierbelegen. Es bleibt zu hoffen, dass sich die Finanzverwaltung mit dem Ziel einer für die Steuerpflichtigen maßvollen Anwendung der GoBD auch in Zukunft offen zeigt für Änderungsbedarf, der von der Wirtschaft erkannt wird.