Digitalisierung der Grundsteuer - Erfahrungen aus diversen Vorprojekten zur Datenvalidierung

Die Neuregelung der Grundsteuerreform zum 01.01.2022 stellt insbesondere Unternehmen, die große Immobilienportfolios mit mehreren Hundert Einheiten verwalten und erklären müssen vor große Herausforderungen. Mit dem digitalen Grundsteuer-Service bietet WTS eine vollständig digitalisierte End-to-End-Lösung für die Abgabe von grundsteuerlichen Werterklärungen im Massenverfahren. Diese wurde gemeinsam mit Vonovia als einem der größten deutschen Immobilienverwalter im Rahmen eines Joint Venture entwickelt.

Für viele Unternehmen besteht eine wesentliche Herausforderung in der Identifizierung und Bereitstellung von erklärungsrelevanten Daten zu Immobilien und Grundstücken. Die notwendige Datenbasis für eine digitale und in weiten Teilen automatisierbare Erklärungserstellung ist damit nicht gegeben. Stattdessen treten in der Praxis häufig die folgenden Problemstellungen auf:

• Relevante Daten sind über verschiedene Systeme verteilt
• Die Datenhoheit liegt nicht im Bereich der Steuerabteilung
• Daten sind lückenhaft und nicht konsistent, teilweise stellen Fehlwerte ein Problem dar
• Steuerliche Zurechnungseinheiten sind systemisch nicht als wirtschaftliche Einheiten abgegrenzt, sondern aus liegenschaftlicher Perspektive zusammengefasst
• Existierende Einheitswertbescheiden sind nicht oder nur unvollständig zu Systemdaten zugeordnet

WTS bietet mit einem Workshop-basierten Ansatz und einer detaillierten Datenanalyse eine umfassende Validierung der bestehenden Datensituation für Mandanten an. Der Ansatz umfasst drei Schritte:

1. Datenintegration: Zusammenführung und Verknüpfung von Exporten aus relevanten IT-Systemen zur Immobiliendatenverwaltung sowie bestehender Einheitsbewertung
2. Datenprüfung und -verarbeitung: Prüfung der Datenqualität und -plausibilität, Aufzeigen von Fehlwerten und Bewertung der Datenkonsistenz
3. Handlungsempfehlungen: Bewertung der aktuellen Datensituation bzgl. der zukünftigen Anforderungen für die Abgabe von Erklärungen und Aufzeigen von notwendigen zur Datenkorrektur und Schließung von Datenlücken

Durch intelligenten Einsatz von Data Analytics können auch Informationen aus bestehenden Einheitswertbescheiden in die bestehende Datenbasis überführt werden. Zusammenfassend adressiert der beschriebene Ansatz die folgende Zielsetzung:

• Bestimmung des Umfangs vorhandener Immobiliendaten beim Mandanten
• Prüfung von Datenlücken für zukünftige Erklärungsprozesse
• Komplexitätsbewertung des Immobilienbestandes und Potentialabschätzung für eine Teilautomatisierung des Erklärungsprozesses
• Abschätzung notwendiger Vorarbeiten zur Nutzung des WTS GrSt-Service