WTS QuickCheck – Das Kontrollsystem zur Minimierung umsatzsteuerlicher Risiken

Hintergrund

In den vergangenen Jahren ist seitens der Finanzverwaltung ein stetiger Anstieg der Anforderungen an die Meldepflichten und Aufzeichnungen im Rahmen der Umsatzsteuer zu beobachten. Dieser steigende Anspruch resultiert unter anderem aus dem technischen Fortschritt bei der Abwicklung und Kontrolle von hohen Transaktionsvolumina.

Hohes Fehler- und Risikopotenzial bei der Umsatzsteuer

Insbesondere aufgrund von komplexen Geschäftsvorfällen, Massengeschäften und global agierenden Unternehmen birgt die Umsatzsteuer ein hohes Fehler- und Risikopotenzial. Die Praxis zeigt dabei, dass die technische Abbildung in den ERP-Systemen der Unternehmen oft noch fehlerbehaftet ist.

Schwerpunktthema der Betriebsprüfung

Gleichzeitig wurde die Umsatzsteuer ein immer größeres Schwerpunktthema der Betriebsprüfer. Mittelständische Unternehmen sehen sich außerdem immer häufiger mit Umsatzsteuer-Sonderprüfungen konfrontiert. Nicht zuletzt hierdurch zeigt sich die Wichtigkeit, u.a. eine zutreffende Steuerfindung für die Geschäftsvorfälle zu etablieren, um die Risiken wie Nachzahlungen, Verzugszinsen oder Bußgelder erfolgreich zu vermeiden.

Analysetool "WTS Quick Check"

Die Einführung eines Analysetools als Teil von internen Kontrollprozessen bietet die Möglichkeit der Überwachung umsatzsteuerrelevanter Transaktionen und ist damit ein nützlicher Gradmesser für die Effizienz solcher internen Prozesse. Zum Zwecke der kurzfristigen Qualitätssicherung des Buchungsstoffes, bspw. auch im Vorgriff auf Umsatzsteuerprüfungen, und dementsprechend zur Vermeidung der genannten Konsequenzen entwickelte die WTS ITAX das Analysetool "WTS QuickCheck".

Das auf Excel basierende Kontrollsystem dient der Prüfung von Buchungsdaten hinsichtlich potenzieller Fehler. Hierfür steht ein vordefiniertes Set an Prüfroutinen zur Verfügung, welches auf die risikobehafteten Bereiche des Umsatzsteuerrechts ausgerichtet worden ist. Unter anderem prüft der "WTS QuickCheck" den korrekten Einsatz von länderspezifischen Steuerkennzeichen, Buchungen von organschaftlichen Innenumsätzen, mögliche Doppelerfassungen sowie die zutreffende Verwendung von Steuerkennzeichen für steuerfreie Umsätze. Im Falle einer Abweichung zwischen einer definierten Regel und einer Buchung wird diese vom System aufgegriffen und dem Nutzer angezeigt. Bei geringem manuellen Aufwand bietet sich die Möglichkeit, potenziell fehlerhafte Buchungen schnell entdecken und korrigieren zu können.

Einsatzbereiche

Der "WTS QuickCheck" kann sowohl in die monatlichen Prozessroutinen eingebunden als auch einmalig für einen sog. "Health Check" verwendet werden. Während mit dem "Health Check" ein Aufdecken umsatzsteuerlicher Risiken nachgelagert vorgenommen wird (z.B. im Rahmen der Vorbereitung von Betriebsprüfungen), ermöglicht die monatlich stattfindende Analyse ein frühzeitiges Erkennen von Buchungsrisiken und kann damit auch die Optimierung der Buchungsprozesse im Unternehmen unterstützen. Durch den excelbasierten Aufbau ist es zudem äußerst flexibel und kostengünstig im Einsatz.