Digitale Transformation im Steuerbereich - erfolgreich durch Change- und Lean-Management

Das Thema digitale Transformation im Bereich VAT ist komplex: es gibt regulatorische Herausforderungen, regelmäßige Veränderungen und sehr umfangreiche Prozesse. Dies setzt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in diesem Umfeld arbeiten, hohen Anforderungen aus. Gleichzeitig entwickelt sich der Themenkomplex VAT durch neue Rahmenbedingungen immer weiter. Systemanpassungen und Veränderungen in den Prozessen, sowie ein deutlich erhöhter Kommunikationsaufwand sind die Folge.

Neben diesen regelmäßigen regulatorischen Änderungen, wie der temporären Mehrwertsteuersenkung im Jahr 2020, kann es auch zu technischen oder prozessualen Anpassungen im Unternehmen kommen: Zum Beispiel, wenn in der Steuerabteilung neue Systeme eingeführt oder über viele Jahre gelebte Prozesse optimiert werden sollen.

Die Chancen im Rahmen von Prozessoptimierungen sind vielfältig: ein gezielterer Einsatz von Kompetenzen, eine gesteigerte Effizienz, mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten oder die Entwicklung von Innovationen. Doch so groß die Chancen im Change- und Lean-Management sein können, so hoch ist oftmals das Risiko.

Neue Prozesse müssen gelebt werden, denn es sind die  Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sie zum Leben erwecken. Aus diesem Grund ist es essenziell, sie von Anfang an in die Entwicklung neuer Prozesse einzubinden und diese gemeinsam mit ihnen zu entwickeln. So fließt Expertise aus erster Hand ein und gleichzeitig können mögliche Bedenken und Sorgen frühzeitig berücksichtigt und abgefangen werden: sei es die Angst vor Veränderungen der täglichen Arbeit, die Sorge durch Automatisierung und Digitalisierung abgelöst zu werden oder die Bedenken, mit den neuen Tools nicht zurecht zu kommen. Zudem ist es wichtig, das Denken in Abteilungen durch ein übergreifendes End-to-End-Prozessverständnis abzulösen. So gilt es beispielsweise der Steuerabteilung vor- und nachgelagerte Prozesse und Abteilungen in aktiven Austausch zu bringen, um ein reibungsloses und ineinandergreifendes Arbeiten zu gewährleisten. Diese Abhängigkeiten zwischen Teams und Abteilungen bewusst zu machen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammen zu bringen, ist ein wichtiger Schlüsselfaktor im Change Management.

Vor allem die Einführung neuer steuerlicher Tools oder ganzer Systeme, bei denen steuerliche Anforderungen berücksichtigt werden müssen, kann durch aktives Veränderungsmanagement erleichtert werden. Zentrale Herausforderungen bei systemseitigen Veränderungsvorhaben sind die Akzeptanz, Bedienung und Einbindung der neuen Tools in die Prozesse. Sofern die Mitarbeiter nicht aktiv mit auf die Reise hin zur positiven Veränderung genommen werden, ist mit einer kritischen Haltung und möglicherweise Ablehnung zu rechnen. Schulungen, zielgerichtete Change-Workshops und vor allem eine wertschätzende Kommunikation durch die Führungsebene vermitteln die Gründe für die Veränderung und deren Vorteile. So erhöhen Sie die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter auf wertschätzende Art und Weise. Die WTS setzt daher bei ihren Mandanten stets Kolleginnen und Kollegen aus dem Change & Lean Management Bereich ein, beispielweise bei der Einführung des Tools VAT@GTC von AMANA, das das Unternehmen als Software-as-a-Service anbietet.

Um die Potentiale des Mandanten voll auszuschöpfen, unterstützen wir dabei, die Unternehmensprozesse schlank und wertorientiert aufzusetzen, die passenden und funktionierenden Systeme bereitzustellen und insbesondere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an aktiv einzubinden, da sie die Veränderungen tragen und die gesamten Unternehmensaktivitäten aufrecht erhalten sollen.