Effizienzsteigerungen bei der Transaktionsdatenanalyse für Verrechnungspreisdokumentationen

Für viele Unternehmen ist die Ermittlung und Dokumentation von konzerninternen Verrechnungspreisen aufgrund der Menge an unternehmensspezifischen Informationen und Datenpunkten eine große Herausforderung. Sie bindet viel Zeit und kostet unternehmensinterne Ressourcen. Ein dabei oftmals unterschätzter Zeitfresser: die Aufbereitung der Transaktionsdaten als Grundlage der Verrechnungspreisdokumentation.

Vor allem dort, wo Unternehmen nur über begrenzte Mittel und Personalressourcen verfügen, ist es ärgerlich, wenn Mitarbeiter in Steuerabteilungen ihre knappe Zeit mit der Aufbereitung von Kalkulationstabellen und der Auswertung von Buchungsbelegen verbringen müssen. In der nachfolgenden Übersicht haben wir die wesentlichen Effizienzfaktoren und -hindernisse bei der Transaktionsdatenanalyse aufgelistet.

Einheitliche Datengrundlagen

Datengrundlage sind typischerweise die Buchungsdaten aus den ERP-Systemen der Gesellschaften. Das Vorliegen eines homogenen ERP-Systems mit harmonisierter Buchungslogik ermöglicht einen standardisierten Ansatz. Alternativ ist die Nutzung der Daten aus dem Konsolidierungssystem denkbar, sofern von einem vollständigen und partnerspezifischen Ausweis der Transaktionen in den Daten für die Umsatz-, Aufwands- und Ertragseliminierung und ausreichendem Detaillierungsgrad ausgegangen werden kann.

Das Vorliegen einer heterogenen ERP-Landschaft mit abweichenden Ansätzen bei verschiedenen Gesellschaften im In- und Ausland erschweren die Harmonisierung und Skalierung eines standardisierten Vorgehens, sofern Konsolidierungsdaten auch nicht als Grundlage genutzt werden können. Es kann nötig sein, Kalkulationsdateien für Verrechnungspreise von anderen Fachabteilungen wie Controlling, Treasury oder bei ausländischen Gesellschaften als Datengrundlage zu verwenden.

Eindeutige Kennzeichen

Es gibt eindeutige Kennzeichen, die eine Identifikation ermöglichen, ob (1) relevante Transaktionen mit verbundenen Gesellschaften vorliegen und (2) um welche Transaktionsart es sich dabei handelt. Denkbar sind spezielle Verrechnungspreiskennzeichen in der Buchung oder andere Kriterien wie z.B. Sachkonto, Kostenstelle, Profit Center, Auftrag, Warengruppe, Materialart, etc.

Das Vorliegen einer relevanten konzerninternen Transaktion und die zugehörige Transaktionsart sind nicht mithilfe eindeutiger Kennzeichen in den Buchungsdaten zu erkennen. Oftmals ist eine Interpretation des Buchungstexts und händische Analyse auf Einzelbelegebene mit Rückgriff auf angehängte Rechnungen und Anlagen erforderlich.

Stringente Zuordnungsregeln

Es liegen stringente und nachvollziehbar dokumentierte Regeln für die Zuordnung der Kennzeichen zu relevanten Transaktionsgruppen vor.

Eine Ableitung stringenter Zuordnungsregeln ist aufgrund des Fehlens eindeutiger Kennzeichen nicht möglich. Oftmals unterbleibt eine Definition möglicher Zuordnungsregeln auch aufgrund der Komplexität bzw. Vielzahl an Regeln.

Effiziente Durchführung

Eine automatisierte Umsetzung der Zuordnungsregeln ist möglich, im besten Fall unter gleichzeitiger Verarbeitung der relevanten Daten für alle zu dokumentierenden Gesellschaften.

Es erfolgt eine manuelle Umsetzung in Tabellenkalkulationsprogrammen mit repetitiven Arbeitsschritten, die für die Auswertung der Daten für jede einzelne der zu dokumentierenden Gesellschaften durchzuführen sind.

Sinnvolle Prüfroutinen und Checks

Im Rahmen der Datenauswertung erfolgen sinnvolle Prüfschritte. Beispiele sind Prüfungen der Vollständigkeit (Identifikation neuer Sachverhalte), strukturelle Checks (keine Arbeitsfehler) und inhaltliche Prüfungen (Übereinstimmung gemeldeter Transaktionsdaten der jeweiligen Transaktionspartner, Abweichungen gegenüber Vorjahr).

Es werden keine weiteren Prüfungen der Daten vorgenommen. Oftmals werden Kontrollen auf unsystematische, stichprobenhafte Checks reduziert, deren Umfang von dem jeweiligen Bearbeiter abhängt.

Konsistenter Output

Es gibt standardisierte Templates für die Transaktionsmatrix und Dokumentation der zugrundeliegenden Back-up Daten.

Transaktionsmatrix und zugrundliegende Analysen werden in unterschiedlichen Formaten von Gesellschaft zu Gesellschaft bzw. von Jahr zu Jahr erstellt.

Zeitnahe Abstimmungen

Eine gleichzeitige Durchführung der Analysen für alle Transaktionspartner ermöglicht einen Datenabgleich zur Prüfung, ob gemeldete Beträge auf beiden Seiten der Transaktion übereinstimmen und zielgerichtete inhaltliche Abstimmungen im Fall von Diskrepanzen.

Unter den Transaktionspartnern nicht abgestimmte Analysen bergen das Risiko, dass Angaben in Verrechnungspreisdokumentationen der jeweiligen Transaktionspartner teilweise widersprüchlich sein könnten.

Prozesssicherheit

Systematische Durchführung und nachvollziehbare Dokumentation der Arbeits- und Kontrollschritte.

Die Qualität von Analysen / Back-up Dokumentation ist von dem jeweiligen Bearbeiter abhängig. Oftmals besteht ein Risiko bezüglich der Prozesskontinuität im Fall von Mitarbeiterwechseln.

Unser Ansatz

Im ersten Schritt sollten die aktuellen Prozesse, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale analysiert werden, bevor im zweiten Schritt die empfohlene Optimierungs- und Automatisierungsstrategie für den zukünftigen Sollprozess ausgearbeitet wird. Im Rahmen von SAP S/4HANA Projekten bietet es sich beispielsweise an, ggf. bestehende Defizite in Bezug auf Datengrundlagen und Kennzeichen zur Identifikation von Transaktionen zu beheben. In unserer Case Study mit der HARTMANN GRUPPE zeigen wir darüber hinaus, wie eine Automatisierung manueller Prozesse und standardisierter Prüfroutinen bereits in einem zeitlich überschaubaren Projektrahmen mithilfe von Low-Code-Lösungen gelingen kann.