Operational Transfer Pricing (OTP)

Wir haben unsere Mandantin bei der Einführung wirksamer Prozesse für ein proaktives operatives Verrechnungspreismanagement unterstützt.

Eine segmentierte GuV mit Sicht auf die für TP definierten Transaktionsgruppen war aus den Controlling-Daten nicht verfügbar. Bislang konnte unsere Mandantin keine unterjährigen TP-Kontrollen und Anpassungen vornehmen, da manuelle Nebenkalkulationen als zu aufwendig und fehleranfällig angesehen wurden.

Wir nahmen die aktuellen Prozesse gemeinsam mit den involvierten Kolleginnen und Kollegen aus Steuer- und Finance-Funktionen auf und entwickelten ein abgestimmtes OTP-Zielbild, das steuerrechtliche Anforderungen an das Verrechnungspreissystem mit den operativen Bedürfnissen aus Controlling und Accounting vereint. Unsere Mandantin definierte das Ziel, ein integriertes, systemseitig verankertes OTP-Setup aufzubauen für eine

• verbesserte Transparenz über Margenentwicklungen,
• frühzeitige Identifikation potenzieller Risikofelder und Abweichungen im Ist von geplanten Verrechnungspreisen,
• proaktive Ermittlung regelmäßiger Anpassungsbedarfe, und
• Reduzierung des administrativen Aufwands mithilfe automatischer Durchführung.

Auf Basis des Zielbilds definieren wir die konzeptionellen, organisatorischen und systemseitigen Anforderungen einschl. notwendiger Datengrundlagen, fachlicher Anforderungen für die TP-Segmentierung und Preisanpassungen sowie den operativen Rahmen in Bezug auf Systeme, Lösungen und Mitarbeiterressourcen.

Für unsere Mandantin wurden daraus folgende Maßnahmen abgeleitet:

• Vereinfachung der OTP-Prozesse und Standardisierung der Abläufe zwischen Transaktionspartnern / ähnlichen Transaktionsarten 
• Automatisierte Durchführung von Kalkulationen und Einführung zusätzlicher Kontrollen
• Definition der Datenbasis und Anreicherung der Datengrundlagen im ERP-System durch zusätzliche Merkmale
• Stärkung von Governance-Strukturen und Abbau unsystematischer Ausnahmen
• Klare Kommunikation der Soll-Abläufe mithilfe operativer Richtlinien und erhöhte Prozessstabilität durch systemgestützte Workflows

Die Ausarbeitung von Umsetzungsoptionen startete bei den Potentialen innerhalb des verwendeten ERP-Systems und möglicher Vorteile, die externe Lösungen wie OTP-Spezialsoftware oder BI- / Low Code Automatisierungs-Tools bieten.

SAP S/4 HANA-Implementierungen bieten eine gute Gelegenheit, die Datengrundlagen im Rahmen der Buchungsprozesse gemäß OTP-Anforderungen zu gestalten und die Buchungsdaten schon bei der Verbuchung gezielt mit TP-spezifischen Merkmalen anzureichern. Alternativ können die TP-Merkmale für die TP-Segmentierung auf Basis des Fachkonzepts in Lösungen außerhalb von SAP nachmodelliert und Kalkulationslogiken im Nachgang automatisiert werden.

Die Entscheidung unserer Mandantin zwischen den möglichen Alternativen für die Umsetzung erfolgte anhand der Geeignetheit in Anbetracht ihrer konkreten Anforderungen, den organisatorischen Rahmenbedingungen und ihren Erfahrungen aus gezielt durchgeführten Proof of Concepts. Die Implementierung der Lösung wurde von einem fokussierten Projektmanagement und durchdachten Change-Management-Konzept begleitet.