SAP S/4HANA-Potenzial nutzen: Warum ein Kostenrechnungskreis besser ist als zwei

Frühere SAP-Vorgängersysteme nutzten mehrere Kostenrechnungskreise (englisch: „Controlling Areas“), um unterschiedliche Geschäftsbereiche mit eigenen Buchungslogiken, Währungen und Berichtserfordernissen abzubilden. Zudem entstanden mehrere Controlling Areas häufig durch Unternehmenszukäufe oder Fusionen, bei denen nicht die notwendige Harmonisierung vorgenommen wurde. Dies führte zu redundanten Stammdaten, erhöhtem Abstimmungsaufwand und erschwerte die Datenkonsolidierung.

Mehrere Kostenrechnungskreise erhöhen die Prozesskomplexität und den Wartungsaufwand. Stammdaten wie Kostenstellen oder Profit Center müssen separat gepflegt werden, was die Vergleichbarkeit und die Konsolidierung erschwert.

SAP S/4HANA ersetzt separate Kostenrechnungskreise durch eine einheitliche Buchungslogik. Parallele Ledger und Buchungskreise sorgen dennoch für Flexibilität bei unterschiedlichen Buchungsmethoden. Voraussetzung dafür ist eine harmonisierte Kostenrechnung (Kostenstellen, Profit Center, Funktionsbereiche) sowie ein global gültiger Kontenplan, der die Grundlage für die Struktur des sog. Universal Journal bildet.

Das Universal Journal sorgt für eine zentrale, harmonisierte Datenbasis und vereinfacht die Buchungslogik erheblich. Die Integration mit anderen Modulen wie Material Management (MM) und Sales and Distribution (SD) verbessert Analysen und Reportings. Für eine vollständige Integration ist es wichtig, dass die Daten innerhalb eines Kostenrechnungskreises gesammelt werden.

Abbildung 1: Empfehlung von SAP für die Zuordnung sämtlicher Buchungskreise zu einem Kostenrechnungskreis (Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an SAP Help Portal)

Obwohl ein einziger Kostenrechnungskreis viele Vorteile bietet, gibt es auch Herausforderungen bei der Umsetzung:

• Regulatorische Anforderungen: Die parallele Abbildung verschiedener Rechnungslegungsstandards (HGB, IFRS, US-GAAP) kann ohne getrennte Strukturen komplex sein und erfordert eine präzise Definition des Parallel-Ledger-Konzepts.
• Hoher Einmalaufwand: Damit eine globale Steuerung erfolgen kann, ist eine Vereinheitlichung von Kontenplänen, Kostenstellen und Profit-Center-Strukturen erforderlich, was zeit- und ressourcenintensiv sein kann.
• Operative Herausforderungen: Die Anpassung von Schnittstellen und Berichtslogiken kann zusätzlichen Aufwand verursachen, insbesondere für ein zentrales Reporting, solange nicht alle Geschäftsbereiche oder Landesgesellschaften bereits auf S/4HANA migriert sind. Zudem sind ggf. spezifische Anforderungen einzelner Landesgesellschaften zu berücksichtigen.

S/4HANA reduziert den Bedarf an mehreren Kostenrechnungskreisen für unterschiedliche Währungs- und Berichtserfordernisse. Die Möglichkeit, bis zu zehn parallele Währungen in der Buchhaltung und bis zu 15 parallele Währungen im Controlling zu nutzen, verringert Abstimmungsaufwand und Wechselkursdifferenzen. Eine fundierte Konzeption und eine einheitliche Währungsstrategie sind jedoch notwendig, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und das Potenzial der Standardberichte zu nutzen. Unternehmen müssen vor der Umstellung durch eine gründliche Analyse sicherstellen, dass individuelle Berichtsanforderungen weiterhin erfüllt werden.

S/4HANA ermöglicht eine direkte Verrechnung von Leistungen innerhalb eines Kostenrechnungskreises, was die Leistungsverrechnung effizienter und transparenter macht. Im Gegensatz dazu waren die „klassischen“ Systeme durch begrenzte Integration und unflexible Verrechnungsmethoden gekennzeichnet.

Ein einheitlicher Kostenrechnungskreis in S/4HANA bietet erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Datenharmonisierung. Dennoch müssen regulatorische Anforderungen, der notwendige Migrationsaufwand und individuelle Berichtsbedarfe sorgfältig geprüft bzw. abgewogen werden. Unternehmen sollten eine strategische Planung mit einer klaren Zielsetzung verfolgen, um die Potenziale eines zentralen Kostenrechnungskreises optimal zu nutzen. Wir unterstützen Sie bei der Implementierung und der Vereinheitlichung von Kontenplänen und der Kostenrechnung für eine effiziente globale Steuerung.

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