Effiziente Compliance: Automatisierungsmöglichkeiten für die neue Transaktionsmatrix

Eine Übersicht über die Art und Höhe der Transaktionsbeziehungen mit verbundenen Gesellschaften war bislang bereits das Kernstück einer jeden Verrechnungspreisdokumentation. Seit dem 01.01.2025 ist der Stellenwert der Transaktionsmatrix durch die Änderungen des § 90 Abs. 3 Satz 2 AO im Rahmen des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes weiter gestiegen.

Während noch auf eine Klarstellung des genauen Inhalts der Transaktionsmatrix im Rahmen der aktualisierten GAufzV zu warten ist, besteht für viele Unternehmen dennoch unmittelbarer Handlungsbedarf. Denn neu ist, dass die Transaktionsmatrix jetzt bereits 30 Tage nach Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung ohne gesonderte Aufforderung separat vorzulegen ist. Dies gilt für alle offenen Prüfungsjahre, für die zuvor noch keine Prüfungsanordnung ergangen ist.

Gemäß der Gesetzesbegründung ist davon auszugehen, dass für die neue Transaktionsmatrix höhere Anforderungen an die zu erhebenden Daten bestehen als bislang. Zusätzlich zu den reinen Transaktionsdaten sind z.B. die vertraglichen Grundlagen, die angewandten Verrechnungspreismethoden, die betroffenen Steuerhoheitsgebiete und eine Indikation, inwiefern Geschäftsvorfälle nicht der Regelbesteuerung im betreffenden Steuerhoheitsgebiet unterliegen, zu erfassen.

Automatisierung der Datenverarbeitung

In vielen Unternehmen erfolgt die Analyse der Transaktionsdaten noch immer durch zeitaufwendige und fehleranfällige manuelle Prozesse, oft mithilfe von Tabellenkalkulationen wie MS Excel. Eine Auswertung im Rahmen des ERP-Systems mit einem Klick scheitert häufig daran, dass eindeutige Merkmale zur Identifikation der konzerninternen Transaktion und jeweiligen Transaktionsgruppe fehlen bzw. es einer Kombination verschiedener Analyseschritte auf Basis der zugrunde liegenden Buchungsdaten bedarf.

Wir sehen zwei dominante Strategien für die Sicherstellung der notwendigen Datenqualität für die Erfüllung der neuen Anforderungen:

1. Harmonisierung der vorgelagerten Prozesse für die Verbuchung der konzerninternen Transaktionen unter Berücksichtigung eines eindeutigen, sprechenden Kennzeichens in den Buchungsdaten, das auf die Transaktionsgruppen der Gesellschaften laut Verrechnungspreisrichtlinie abgestimmt ist.
   
   Alternativ oder in Kombination:
2. Strukturierte Dokumentation und systematische Anwendung der abgeleiteten Zuordnungsregeln auf die vorliegenden Buchungsdaten für (a) die Erfassung einer vollständigen Datengrundlage für alle konzerninternen Transaktionen der Gesellschaften mit verbundenen Gesellschaften und (b) die Zuweisung von Transaktionsgruppen entsprechend der Verrechnungspreisrichtlinie. Mithilfe „klickfertiger“ Automatisierungslösungen (Case Study | WTS Deutschland) können die Erstellungsprozesse dann erheblich verkürzt und gleichzeitig die erforderliche Datenqualität sichergestellt werden. Neben den Transaktionsdaten selbst werden weitere Datenpunkte aus anderen Quellen (z.B. Vertragsdaten) flexibel integriert und mit den Angaben zu Art und Höhe der Transaktionen je Transaktionsgruppe verknüpft. Die Erstellungsgeschwindigkeit steigt durch die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Minimierung von Fehlern.

Optimale Vorbereitung

Im Rahmen der Außenprüfung soll die Transaktionsmatrix der Identifizierung von Prüfungsschwerpunkten dienen und damit zu einer effektiven und beschleunigten Außenprüfung beitragen (siehe BT-Drs. 20/13015, 100). Welche Chancen bieten sich daraus für Unternehmen?

Unternehmen können mithilfe einer durchdachten Transaktionsmatrix eine zielgerichtete und qualitativ hochwertige Verrechnungspreisdokumentation sicherstellen. Dazu sollte rechtzeitig analysiert werden, welche Prüfungsschwerpunkte sich bei isolierter Betrachtung der Daten der Transaktionsmatrix ergeben könnten. Im Rahmen der Informationserhebung ist zu empfehlen, direkt zusätzliche Datenpunkte, wie z.B. erzielte Ist-Margen, zu analysieren, die für die Local File-Erstellung später ohnehin benötigt werden.

Für die darauffolgende Erstellung der Local Files können dann die Schwerpunkte entsprechend gesetzt werden. Zum Beispiel könnte auf Basis der Transaktionsmatrix für „unauffällige“ Standardtransaktionen entschieden werden, dass eine Dokumentation entsprechend den Minimalanforderungen ausreicht, während die Argumentation für möglicherweise im Fokus stehende, risikobehaftete Transaktionen durch die Anfertigung weiterer Back-up-Dokumentation gezielt untermauert wird. Mit einer ausgewogenen Dokumentationsstrategie könnte der Compliance-Aufwand so trotz neuer Anforderungen konstant gehalten werden und womöglich sogar eine Verbesserung der Compliance- und Audit-Position erreicht werden.

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