Im Hinblick auf die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zum 01.01.2025 plant die Finanzverwaltung die Veröffentlichung eines begleitenden BMF-Schreibens. Ein diesbezüglicher BMF-Entwurf vom 13.06.2024 wurde nun bereits veröffentlicht und zur Stellungnahme an die Verbände versendet. Die Veröffentlichung der finalisierten Fassung plant die Finanzverwaltung für das 4. Quartal 2024, damit die neuen Grundsätze ab dem 01.01.2025 Anwendung finden können.
Der BMF-Entwurf erläutert u.a. die Anwendungsvoraussetzungen der E-Rechnung. Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Hs. 2 UStG ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung auszustellen. Für die Beurteilung, ob der Leistungsempfänger ein inländischer Unternehmer ist oder nicht, soll sich der Rechnungsaussteller, bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns und sofern ihm keine gegenteiligen Informationen vorliegen, auf die Angabe des Leistungsempfängers verlassen dürfen.
Die verpflichtende Verwendung von E-Rechnungen soll z.B. auch für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG), für Rechnungen über Umsätze, die dem Übergang der Steuerschuldnerschaft unterliegen (§ 13b UStG) und für von Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ausgestellte Rechnungen und Reiseleistungen (§ 25 UStG) Anwendung finden. Sie sollen insbesondere auch dann gelten, wenn der Rechnungsempfänger z.B. Kleinunternehmer ist. Der BMF-Entwurf beschreibt zudem die Besonderheiten, welche für die Erteilung von E-Rechnungen an juristische Personen des öffentlichen Rechts gelten.
Die für die Erteilung einer E-Rechnung zulässigen Formate werden im BMF-Entwurf ebenfalls weiter detailliert. Insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 sollen die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine E-Rechnung ab dem 01.01.2025 erfüllen. Ferner soll die Verwendung elektronischer Rechnungsformate nicht auf nationale Formate beschränkt und die Verwendung von weiteren europäischen Rechnungsformaten nach dem vorbezeichneten Standard, z. B. FatturaPA (Italien) oder auch Factur-X (Frankreich), möglich sein. Daneben können gem. § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG auch andere Rechnungsformate genutzt werden. Die umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen aus der Ursprungsdatei (Extraktion der Daten aus dem verwendeten Rechnungsformat) müssen hierfür ohne Informationsverlust in das Zielformat (entsprechend der Norm EN 16931) umgewandelt werden können.
Ein Informationsverlust liegt vor, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist. Welches – zulässige – Format verwendet werden soll, stellt eine zivilrechtliche Frage dar, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.
Insbesondere zur Nutzung des EDI-Verfahrens nimmt die Finanzverwaltung Stellung. Dieses wird prinzipiell als „anderweitiges Rechnungsformat“ i.S.d. § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG angesehen. Die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate (z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT) soll daher zeitlilch auch über die Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 Nr. 1 und 3 UStG hinaus, d.h. auch nach dem 31.12.2027, möglich sein.
Zum Umfang der E-Rechnung, d.h. deren inhaltlichen Angaben führt die Finanzverwaltung aus, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung müssen die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige Identifizierung der abgerechneten Leistung ermöglichen. Jedoch können ergänzende Angaben in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang aufgenommen werden. Wie schon bereits von der Finanzverwaltung angedeutet (vgl. TAX WEEKLY # 35/2023), soll bei hybriden Rechnungsformaten (z.B. einer Rechnung im ZUGFeRD-Format, welche zugleich ein PDF-Dokument und einen Datensatz im XML-Format beinhaltet), anders als momentan nach Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE vorgesehen, der strukturierte Teil maßgeblich sein. Im Fall abweichender Angaben in den zwei Elementen sollen dann die Daten aus dem strukturierten Teil (der XML-Datei) denen aus der Bilddatei (dem PDF-Dokument) vorgehen. Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), kann dies ggf. zu einer Haftung des Rechnungsausstellers nach § 14c UStG führen. Darüber hinaus enthält der BMF-Entwurf Aussagen zum Umgang mit Verträgen, welche als Rechnung genutzt werden, und zur Rechnungsstellung bei Dauerschuldverhältnissen.
Die ab dem 01.01.2025 geltende gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zur Übermittlung einer E-Rechnung. Der BMF-Entwurf sieht vor, dass für deren Übermittlung bspw. der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht kommen können. Die Übergabe der XML-Datei auf einem externen Speichermedium (z.B. USB-Stick) soll hingegen die Voraussetzungen der Übermittlung in elektronischer Form gerade nicht erfüllen. Es soll dem Unternehmer auch freigestellt sein, sich zur Erstellung oder Übermittlung von E-Rechnungen externer Dienstleister zu bedienen. In diesem Fall hat der leistende Unternehmer sicherzustellen, dass der externe Dienstleister die Einhaltung der sich aus den §§ 14, 14a UStG ergebenden formalen Voraussetzungen gewährleistet. Hinsichtlich der ab dem 01.01.2025 geltenden Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen verweist die Finanzverwaltung auf die Möglichkeit des Rechnungsempfängers, hierfür lediglich ein E-Mail-Postfach zur Verfügung zu stellen. Sollte sich der Rechnungsempfänger weigern, eine E-Rechnung anzunehmen bzw. sollte er technisch hierzu nicht in der Lage sein, hat der Rechnungsempfänger kein Recht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung. In diesem Fall sollen die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers dennoch als erfüllt gelten, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.
Auch zu den Auswirkungen der E-Rechnung auf den Vorsteuerabzug nimmt die Finanzverwaltung Stellung. Sofern die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, erfüllt nur eine solche die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG an eine ordnungsmäßige Rechnung. Wird stattdessen eine sonstige Rechnung i. S. v. § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ausgestellt, berechtigt diese nicht zum Vorsteuerabzug. Allerdings soll eine derartig unzutreffende Rechnung durch das Ausstellen einer E-Rechnung berichtigt werden können. Diese Berichtigung kann ggf. auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurückwirken, auch wenn der Vorsteuerabzug aufgrund des unzutreffenden Rechnungsformats zunächst nicht möglich gewesen ist.
Zwar gelten die Vorgaben zur Erteilung einer E-Rechnung grundsätzlich ab dem 01.01.2025. Allerdings soll diese Verpflichtung gerade nicht für sog. Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gelten, wozu sich in dem BMF-Entwurf auch weitergehende Erläuterungen finden. Daneben werden die Voraussetzungen der Übergangsregelungen für die Einführung der E-Rechnung nach § 27 Abs. 38 UStG durch die Finanzverwaltung präzisiert. Explizit wird diesbezüglich festgehalten, dass der Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers nicht alleine wegen der Ausstellung der Rechnung in einem falschen Format beanstandet werden soll, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG in Anspruch nehmen konnte. A
bschließend avisiert die Finanzverwaltung, dass aufgrund der Einführung der obligatorischen E-Rechnung auch noch eine Anpassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgesehen ist.
