Veröffentlicht in IDW Life (Heft 2/2017)
Das IDW hat im Heft 2/2017 der Zeitschrift IDW Life den IDW-Praxishinweis 1/2017 „Erstellung von (Konzern-)Zahlungsberichten“ veröffentlicht. Dieser erörtert wesentliche Fragen, die für die Erstellung von (Konzern-)Zahlungsberichten relevant sind, wie z. B. Anwendungsbereich, Berichtsinhalt und Vorgaben für die Offenlegung.
(Konzern-)Zahlungsberichte dienen der Korruptionsprävention
Die Grundlage für den IDW-Praxishinweis sind die §§ 341q bis 341y HGB, die im Rahmen des Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetzes (BilRUG) in das HGB aufgenommen wurden, um die Vorgaben des zehnten Kapitels der EU-Bilanzrichtlinie (Richtlinie 2013/34/EU) zur Erstellung sogenannter Zahlungsberichte in nationales Recht umzusetzen. Diese neu geschaffenen Regelungen beziehen sich auf bestimmte Unternehmen des Rohstoffsektors und haben das Ziel, durch diese Berichte Transparenz über Zahlungen an staatliche Stellen zu schaffen und damit Korruptionsprävention zu betreiben.
Anwendungsbereich
Der Praxishinweis führt nach einleitenden Vorbemerkungen zunächst aus, für welche Unternehmen die neuen Regelungen Anwendung finden. So fallen in den nwendungsbereich der §§ 341q ff. HGB grundsätzlich große Kapitalgesellschaften sowie große Personengesellschaften i. S. d. § 264a Abs. 1 HGB, die jeweils ihren Sitz im Inland haben und in der mineralgewinnenden Industrie tätig sind oder Holzeinschlag in Primärwäldern betreiben. Unter Tätigkeiten in der mineralgewinnenden Industrie fallen direkte Tätigkeiten wie z. B. die Exploration oder die Gewinnung von Mineralien, Erdöl- und Gasvorkommen, nicht jedoch indirekte Tätigkeiten wie z. B. die Weiterverarbeitung der Rohstoffe. Primärwälder sind „Urwälder“, die frei von menschlicher Einflussnahme sind, nicht jedoch planmäßig forstwirtschaftlich genutzte Wälder, wie sie oftmals in Europa vorzufinden sind. Der Praxishinweis erläutert in diesem Zusammenhang, wie bei Tätigkeiten in verschiedenen Industriezweigen ermittelt werden kann, ob tatsächlich eine relevante Tätigkeit i. S. d. §§ 341q ff. HGB vorliegt und damit eine Berichtspflicht besteht. Ein (Konzern-)Zahlungsbericht ist jährlich zum Ende eines Geschäftsjahres zu erstellen, wobei die Pflicht zur Erstellung eines Zahlungsberichts zeitpunktbezogen auf den Stichtag des Geschäftsjahresendes zu beurteilen ist. In den Zahlungsbericht sind alle berichtspflichtigen Zahlungen seit Beginn des Geschäftsjahres aufzunehmen.
Weiterhin führt der Praxishinweis aus, dass Mutterunternehmen i.S.d. § 290 HGB verpflichtet sind, jährlich einen Konzernzahlungsbericht zu erstellen, sobald die Voraussetzungen des § 341q HGB entweder für das Mutterunternehmen oder für ein Tochterunternehmen erfüllt sind und welche Besonderheiten dabei z. B. in Bezug auf den Konsolidierungskreis zu beachten sind.
Erstellung von (Konzern-)Zahlungsberichten
Nach den Erläuterungen zum Anwendungsbereich widmet sich der Praxishinweis der Erstellung von (Konzern-) Zahlungsberichten. Grundsätzlich ist ein Zahlungsbericht in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen und hat alle Zahlungen im Berichtszeitraum an staatliche Stellen zu enthalten, die im Zusammenhang mit einer Geschäftstätigkeit in der mineralgewinnenden Industrie oder mit dem Betrieb des Holzeinschlags in Primärwäldern geleistet wurden und die € 100.000 oder mehr betragen haben.
Berichtspflichtige Zahlungen sind nach § 341r Nr. 3 HGB sowohl Geld- als auch Sachleistungen, wenn sie auf einem von sieben definierten Zahlungsgründen beruhen, wie z. B. Produktionszahlungsansprüche, Nutzungsentgelte oder Zahlungen für die Verbesserung der Infrastruktur. Der Praxishinweis führt aus, wie eine Zahlung einem dieser Zahlungsgründe zugeordnet werden kann, wie diese Zahlungsgründe untereinander abzugrenzen sind und dass bestimmte Zahlungen, wie z. B. für Stromrechnungen an Stadtwerke oder zur Erfüllung gesetzlicher Brandschutzauflagen, nicht unter diese Zahlungsgründe zu subsumieren und damit nicht zu berichten sind, auch wenn sie im Zusammenhang mit einer Geschäftstätigkeit in einem relevanten Industriezweig erfolgt sind. Weiterhin erläutert der Praxishinweis, wie Sachleistungen bewertet werden können, was unter einer „staatlichen Stelle“ zu verstehen ist, wie der Forderung in § 341u Abs. 3 Nr. 2 HGB nach einer projektbezogenen Angabe der Zahlungen nachgekommen und wie die Schwelle von € 100.000 angewendet werden kann.
Der Abschnitt zur Erstellung von (Konzern-)Zahlungsberichten endet mit Hinweisen zur Gliederung und zu verpflichtenden, empfohlenen und „best practice“ Erläuterungen in einem Zahlungsbericht.
Offenlegung
Nach § 341w Abs. 1 HGB haben die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften den Zahlungsbericht spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag elektronisch in deutscher Sprache beim Betreiber des Bundesanzeigers einzureichen und unverzüglich nach Einreichung im Bundesanzeiger bekannt machen zu lassen. Zu diesen Offenlegungsvorgaben gibt der Praxishinweis im letzten Abschnitt ergänzende Hinweise.
Die neuen Regelungen führen im Ergebnis zu einem hohen Anpassungsbedarf an die Reportingprozesse der betroffenen Unternehmen, um den Berichts- und Transparenzanforderungen gerecht werden zu können. Hierzu liefert der Praxishinweis erste Antworten auf offene Fragen, die sich u. a. in Bezug auf den Anwendungsbereich ergeben. Unternehmen mit Geschäftstätigkeit in den relevanten Industriezweigen sollten prüfen, inwieweit sie der Berichtspflicht unterliegen und welche systemischen, prozessualen und organisatorischen Anpassungen notwendig sind, um die Berichtspflichten erfüllen zu können.
